Заповнюємо повідомлення, заяву і наказ про щорічну відпустку

Інструкція повідомлення, заяву і наказ про щорічну відпустку

Відповідно до ст. 79 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 та ст.10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі- Закон про відпустки)  роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Ці норми є чинними і під час воєнного стану.

При цьому, якщо у графіку відпусток зазначена конкретна дата початку щорічної відпустки, то роботодавець письмово повідомляє працівника про початок відпустки не пізніше як за два тижні до встановленої графіком дати. В такому випадку працівник може не писати заяву про надання відпустки. Якщо ж у графіку відпусток зазначений тільки місяць надання щорічної відпустки, то роботодавець письмово повідомляє працівника про початок відпустки не пізніше як за два тижні до початку місяця, який зазначено у графіку. Після чого працівнику доцільно написати заяву із зазначенням конкретної дати початку щорічної відпустки.

Звертаємо увагу, що на виконання ст. 10 Закону про відпустки працівнику має бути вручено саме повідомлення про початок щорічної відпустки. Заява і наказ, сформовані навіть за два тижні до дати початку щорічної відпустки, не дають підстави вважати, що працівнику повідомлено про початок щорічної відпустки на виконання ст. 10 Закону про відпустки. 

Форма Повідомлення про початок щорічної відпустки не затверджена на законодавчому рівні, тому складається у довільній формі. Таке Повідомлення доцільно складати на кутовому бланку. В лівому верхньому куті Повідомлення  вказується найменування підприємства – повністю та скорочено, зазначається код ЄДРПОУ. Нижче великими літерами прописується  ПОВІДОМЛЕННЯ, вказується дата складання та реєстраційний індекс. Далі  формується назва  «Про надання щорічної основної відпустки». В правому верхньому куті  зазначається посада працівника та відділ, прописується  ім’я та прізвище великими літерами.

Далі формується текст Повідомлення, в якому працівнику повідомляється про  дату початку щорічної основної відпустки,  її тривалість та зазначається робочий рік, за який надається щорічна основна відпустка. Далі йде реквізит підпис керівника підприємства. З повідомленням потрібно ознайомити працівника під підпис, тому нижче прописуємо «З Повідомленням ознайомлений або ознайомлена», двокрапка, працівник ставить особистий підпис, зазначається власне ім’я та прізвище великими літерами, та вказується дата ознайомлення.

Якщо у графіку відпусток зазначений лише місяць надання щорічної відпустки, або працівник йде у щорічну відпустку поза графіком, то конкретну дату початку відпустки працівник зазначає у заяві про надання відпустки. В шапці заяви у давальному відмінку прописуємо   посаду, ім’я та прізвище великими літерами  керівника підприємства, далі без використання частки «від» одразу у родовому відмінку зазначається посада, відділ, ім’я та  прізвище великими літерами працівника.

Відповідно до вимог ДСТУ 2020 назва документу прописується посередині, великими літерами, допускається напівжирний прямий шрифт.

Відповідно до Правил № 1000/5 у документах, складених посадовою особою і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

Отже, з урахуванням зазначеного,  нижче шапки  посередині бланку прописуємо великими літерами назву документу «ЗАЯВА». Після назви документу розміщується текст заяви, в якому працівник просить надати щорічну основну відпустку із вказанням тривалості відпустки та бажаної дати її початку. Нижче тексту працівник вказує дату складання заяви, ставить особистий підпис та зазначає власне ім’я та прізвище великими літерами. 

Відповідно до поданої заяви та сформованого повідомлення роботодавець видає наказ про надання працівнику щорічної основної відпустки. В наказі зазначається  найменування підприємства – повністю та скорочено, код ЄДРПОУ, прописується великими літерами НАКАЗ, проставляється дата і місце складання, зазначається реєстраційний індекс. Зверніть увагу, що наказ про щорічну основну відпустку у загальному випадку відноситься до наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання. Далі формується назва наказу, у наведеному прикладі  «Про надання щорічної основної відпустки Марині МЕЛЬНИК».

Далі прописується великими літерами НАДАТИ, ставиться двокрапка і формується текст наказу.  В тексті наказу зазначається прізвище працівника великими літерами, ім’я та по батькові, посада, відділ, далі зазначається робочий рік, за який надається щорічна відпустка, її конкретна тривалість та дата початку та закінчення відпустки.

Нижче зазначаються підстави для надання відпустки. У наведеному прикладі підставами є заява працівника про надання щорічної відпустки та графік відпусток підприємства на 2023 рік.  Далі йде реквізит підпис керівника підприємства.

На наказі про надання відпустки може проставлятися реквізит віза, якщо це передбачено Інструкцією з діловодства вашого підприємства. Адже, як визначено у Правилах № 1000/5, конкретні правила і підходи візування наказів із кадрових питань, у тому числі про надання щорічних відпусток, слід прописати в Інструкції з діловодства. У разі необхідності візу проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля. На слайді ви бачите приклад формулювання візи: назва посади, підпис, ім’я і прізвище великими літерами, дата.

Працівника потрібно ознайомити з наказом під підпис, тому нижче реквізиту Віза прописуємо «З наказом ознайомлений або ознайомлена»,  двокрапка, працівник ставить особистий підпис, зазначається власне ім’я та прізвище великими літерами, та вказується дата ознайомлення.