Оформлення лікарняних: строки & рішення про (не)оплату

Підстава для виплати лікарняних

З 1 січня 2023 року були внесені зміни до Закону №1105. Змінились правила призначення страхових виплат. І ми підготували поради, для швидкого оформлення лікарняних, покроково. Лікарняний або допомогу по вагітності та пологах оплачують на підставі листка непрацездатності, паперового або електронного. Якщо це паперовий листок непрацездатності, то його повинен працівник надати роботодавцю. Електронний листок непрацездатності з'являється в кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду України. Зверніть увагу, звернутися за призначенням матеріального забезпечення для страхових випадків, які почались з 1 січня 2023 року за новими правилами, потрібно не пізніше шести календарних місяців, з дня відновлення працездатності або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Коли можна працювати з листком непрацездатності, який з'явився в кабінеті страхувальника? Тоді, коли статус листка непрацездатності зміниться на «готовий до сплати».

Статуси листка непрацездатності в кабінеті страхувальника

Електронні лікарняні мають декілька статусів, наприклад, статус «закритий» електронний лікарняний набуває з дня свого формування, тобто відкриття в електронному реєстрі листків непрацездатності. По електронних лікарняних з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готовий до сплати» через 7 днів після дати закриття, для лікарняних по тимчасовій непрацездатності або з дня відкриття, для лікарняних по вагітності та пологах. Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вносити зміни. Тільки як статус листка непрацездатності зміниться на «готовий до сплати», страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти.

Зверніть увагу, з 1 січня 2023 року відповідальним за призначення страхових виплат є страхувальник або уповноважені ним особи. В Законі №1105 згадки про комісію вже немає. Нагадаю, що раніше на кожному підприємстві створювалась комісія або уповноважений із соціального страхування. Саме комісія була уповноважена призначати або відмовляти в призначенні допомоги за кожним листком непрацездатності. З 1 січня 2023 року створення і діяльність таких комісій вже не передбачені. Відтепер рішення про призначення або відмову в призначенні допомоги за листками працездатності має приймати сам роботодавець або уповноважена ним особа чи особи. Законодавство не визначає, хто саме буде приймати таке рішення. Якщо це невелике підприємство або це ФОП – роботодавець, то керівник або ФОП можуть приймати рішення про оплату або не оплату лікарняних. Також роботодавець на свій розсуд може призначити уповноважену особу, видавши відповідний наказ. У наказі доцільно визначити не лише коло уповноважених осіб, а їхні функції та організаційні моменти діяльності. Хто може бути такою уповноваженою особою? Будь хто із працівників. Причому роботодавець може призначити не одну уповноважену особу, а декілька. До речі, зараз законом не встановлено, яка кількість таких уповноважених може бути, немає обов'язку делегувати рівну кількість осіб від роботодавця та від трудового колективу, як це було раніше. Отже, це може бути одна особа, дві, три, десять. Рішення за роботодавцем.

Прийняття та оформлення рішення стосовно оплати/відмови в оплаті лікарняного

Після того як листок непрацездатності отримав статус «готовий до сплати», страхувальник або уповноважені ним особи мають взяти в роботу такий листок непрацездатності та прийняти рішення стосовно його оплати або відмови в оплаті. Які строки? Документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності розглядаються не пізніше 10 робочих днів, з дня їх надходження, а для призначення допомоги по вагітності та пологах не пізніше трьох робочих днів, з дня їх надходження. Як оформити рішення? Рішення про призначення допомоги по тимчасовій втраті працездатності, допомоги по вагітності та пологах необхідно оформлювати відповідним розпорядчим документом. Це може бути наказ, постанова, розпорядження, рішення тощо. Документальне оформлення ухваленого рішення залежить від того, хто це рішення приймав. Якщо керівник підприємства, то буде виданий наказ або розпорядження. Якщо уповноважений – рішення. Якщо декілька уповноважених, то таке рішення можна оформити у вигляді протоколу. Як часто потрібно приймати рішення про призначення виплат? Законодавчо це не визначено, але раджу це робити дотримуючись строків розгляду документів. Якщо буде прийняте рішення про відмову в оплаті лікарняного, то потрібно повідомлення про відмову і за значенням його причини та порядку оскарження видати чи надіслати такій застрахованій особі не пізніше 5 днів після ухвалення відповідного рішення. Нагадаю, що підстави відмови в оплаті лікарняного наведено у ст. 16 Закону №1105.

Після того, як рішення про оплату лікарняного прийнято, сума визначена, потрібно отримати кошти від Фонду. Нагадаю, що для листків непрацездатності за загальним захворюванням перші 5 днів оплачує роботодавець, а починаючи з шостого допомогу виплачують за рахунок коштів Пенсійного фонду. Якщо це допомога по догляду за хворою дитиною або допомога по вагітності та пологах, то оплачують ці лікарняні з першого дня за рахунок Фонду. Для отримання фінансування по лікарняних від Фонду, роботодавцю, як і раніше, необхідно подати заяву-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам кошти. Форма заяви-розрахунку поки що залишилась незмінною. Формувати її слід через відповідний інтерфейс в особистому електронному кабінеті страхувальника на веб-порталі Пенсійного фонду.

Під час формування заяви-розрахунку використовується інформація з електронного листка непрацездатності та реєстру застрахованих осіб. В той же час до заяви-розрахунку можна додавати коментарі, пояснення та, за необхідності, скановані копії документів, які можуть бути використані при прийнятті рішення щодо фінансування. В одній заяві максимальна кількість лікарняних листків становить 200 штук. Крім того, за електронними та паперовими листками непрацездатності потрібно складати окремі заяви-розрахунки. Заяву-розрахунок потрібно подати до Фонду протягом 5 робочих днів, з дня прийняття рішення про оплату лікарняного. А кошти повинні надійти на спец рахунок протягом трьох робочих днів після надходження такої заяви. При цьому статус лікарняного в кабінеті страхувальника зміниться на «оплачений». Виплатити лікарняні чи декретні працівникам слід у найближчий після дня призначення допомоги строк, встановлений роботодавцем для виплати заробітної плати. І останнє, що повинен зробити страхувальник, протягом місяця після виплати допомоги працівнику, слід надіслати до Фонду повідомлення про проведенні виплати.

Підсумки. З 1 січня 2023 року повноваження щодо оплати лікарняних та декретних перейшли до Пенсійного фонду. Рішення про оплату лікарняних приймає страхувальник або повноваженні ним особи. Таке рішення слід оформити будь-яким розпорядчим документом: наказом, постановою, рішенням, протоколом. Прийняти рішення про оплату лікарняних потрібно протягом 10 робочих днів, з дня отримання листка непрацездатності. А декретні, протягом трьох робочих днів. Щоб отримати фінансування, як і раніше, подаємо заяву-розрахунок.