Кадрові документи online: як працівнику підписати, а роботодавцю перевірити підпис

Функціонал порталу Дія надає можливість підписати документ online

Я думаю неодноразово вже кадровики стикалися з цим питанням, що потрібно надіслати співробітнику документ для підписання в електронному форматі й щоб він мав юридичну силу. Сьогодні, у цьому випуску, розглянемо, як за допомогою порталу «Дія» накласти електронний цифровий підпис або «Дія.Підпис» на документ, який прислав вам роботодавець. Тобто це відео корисне, як і для співробітників, так і для роботодавців, адже в кінцевому варіанті ми розглянемо як перевірити накладений електронний цифровий підпис, а головне як правильно накласти цей підпис та сформувати архів документів, які потрібно у відповідь надіслати роботодавцеві. Отже, про все по порядку.

Найперше, перейдемо з вами на портал «Дія». В пошуковику я вводжу «підписання Дія» і зразу в нас вибиває у першому списку послуга «Підписання документів» через портал «Дія». Займає ця функція до 3 хвилин, не потребує авторизації на порталі «Дія» і ця послуга є безкоштовною. Для того, щоб підписати документи натискаємо «Підписати документ». Однак спершу нам потрібно цей документ отримати. Ну найчастіше, що ми використовуємо? Або певний месенджер, або електронну пошту. Уявімо, що мені на електронну пошту прийшов наказ на звільнення в JPG форматі. Я завантажую його. Або, ось для прикладу, у Viber теж мені цей документ надіслали, теж натискаю «Завантажити». Давайте завантажу його на «Робочий стіл». Відповідно маю два завантажених документи, ідентичних документа. Показала вам з яких ресурсів можна використати документи, як базу для підписання. Отже, роботодавець надіслав мені документ, підписаний керівником, про звільнення за підписом директора. Відповідно мені треба ознайомитися з цим документом. Ми розуміємо, що під наказом на звільнення співробітник має бути ознайомлений. В цьому зацікавлений відділ кадрів мого роботодавця, відповідно для того, щоб дотриматись усіх норм законодавства.

Ідентифікація на порталі Дія з метою переходу до послуги підписання документів

Тому по цій послузі, яку я вам вже показала, ми маємо можливість підписати файл двома способами: через електронний підпис та «Дія.Підпис». Ну зрозуміло, що не усі співробітники (співробітники фізичної особи, колишні співробітники, потенційні співробітники) мають електронний підпис. Однак на сьогодні «Дія.Підпис» це вже не новина і використовуючи мобільний застосунок «Дія» ми можемо його використати. Тому давайте саме за допомогою «Дія.Підпис» покажу як це робити. Отже, нам вибило QR-код, ми заходимо з вами у «Дію», вводимо пароль захисту та зверху, у правому вікні, маємо позначку QR. Наводимо на QR-код, зчитуємо його та натискаємо «Підписати». Відбувається зчитування особистого ключа. Однак щоб використовувати… Ви бачите, «Успішно підтверджена особа». Зверніть увагу, що рамка для ідентифікації особи має бути зелених відтінків по боках, ніяк не червоним, тоді ідентифікація проходить досить швидко. Вводите пароль захисту до «Дія.Підпис», код до «Дія.Підпис», і відбувається підписання. На порталі «Дія» ви бачите, що такий ключ діє 3 хвилини. Ось ми бачимо на телефоні, що підпис успішно накладений, на зеленому відтінку такий підпис.

Перевірка та активація функції та підписання документу за допомогою 

Одразу паралельно вам покажу де перевірити чи у вас є активний «Дія.Підпис», чи ви можете його використовувати. Ідемо у меню, друге поле «Дія.Підпис». Якщо він у вас активний, ось ви бачите він зеленим підсвічений і відсунуто вправо, що він використовується. Одночасно є перелік усіх операцій, які підписані за допомогою «Дія.Підпис». Ось остання операція, «Запит на підписання цифрових документів» і так далі. Тобто ви ідентифікуєте собі ті операції, які підписали.

На порталі ви бачите вже, що прочитався сертифікат. Якщо все вірно натискаємо «Далі». Нам система пропонує підписати та зберегти документи у декількох форматах. Для того, щоб обрати інший формат, у нас є в списку доступні формати. Можемо обрати ось цей, додається час підписання файлу. Далі переходимо з вами до підписання самого документу, а саме до його завантаження. Натискаємо на посилання для того, щоб відкрити такий документ. Ось у мене з Viber завантажений документ, а можна з теки «Завантаження», той, що завантажили з електронної пошти. Так, файл для підпису наявний на порталі. Натискаємо «Підписати». Так, накладення цифрового підпису, знову ж таки через «Дія.Підпис» скануємо QR-код. Переходимо в меню «Документи», зчитуємо QR-код, наводимо на нього, тиснемо «Підписати». Все відбувається через фото для перевірки, через ідентифікацію такого роду. Крім того, зверніть увагу, що ми двічі накладаємо. Перший раз ми використовуємо «Дія.Підпис» для ідентифікації на порталі «Дія», для того, щоб перейти до послуги підписання документів. Другий раз безпосередньо для підписання такого документа. Бачите, другий раз фотофіксація, фото перевірка проходить довше і QR-код діє лише 3 хвилини, після того він буде оновлюватися і потрібно по новій сканувати його.

Якби ми використовували для входу файловий ключ, відповідно підписання документа відбувалося б за допомогою файлового ключа.

Бачите повідомлення про те, що особу підтверджено. Натискаємо «Далі». Маємо обов'язково перейти до моменту введення коду до «Дія.Підпис», лише після того документ буде підписаний і ми матимемо інформаційне повідомлення зеленого кольору. Тобто в межах 3 хвилин це десь так і відбувається. Ви бачите, ось підписаний документ. Зараз побачимо оновлення на порталі «Дія».

Отже, в нас є можливість завантажити такі три блоки документів: файл з підписом, файл(и) без підпису. Це все JPG. Далі «Протокол створення та протокол перевірки». Я одразу раджу завантажити все архівом. Натискаємо «Завантажити». І саме цей документ можна у відповідь на той лист, який вам пройшов, відповідаємо, прикріплюємо архів, він у теці «Завантаження», прикріпити й надіслати. Або у Viber, у відповідь надсилаємо нашому роботодавцеві.

Отримання та перевірка підписаного документа

Як же ж зі сторони роботодавця швидко перевірити ці документи? Натискаємо «Перевірка підпису Дія» і переходимо, знову ж таки. Для того, щоб перевірити підпис, той архів, який ми завантажили, потрібно розрахувати. Нас найбільше цікавить саме перший документ, «Файл з підписом». Однак якщо ми завантажимо лише цей документ, в нас не буде самого PDF документу, візуального документа, для того, щоб розуміти, з яким документом ми мали справу. Тобто я відкриваю архів, розархівовую і мені буде потрібен ось цей документ з розширенням ASICE. Так, натискаю завантажити файл, тобто вже ми працюємо зі сторони роботодавця. «Відкрити» і «Перевірити». Маємо знову ж таки отримати документ з трьома блоками інформації розшифровки підпису. І ось ви бачите, файл з самим підписом, файл без підпису та протокол створення. Саме протокол створення нам цікавий, він ідентичний назві документа, який підписували. В протоколі обов'язково зазначається: дата підписання документа (години, хвилини, секунди), хто є підписантом (розшифровка), яким сертифікатом і який документ було підписано. Тобто це важливий документ, який ми роздруковуємо, ну в особову справу співробітника, до наказу про звільнення. І це буде свідчити про те, що людина ознайомилася з відповідним документом. Роздрукований ось цей протокол і можливо навіть саму скан-копію наказу, який був підписаний, можна завірити підписом кадровика, чи іншою відповідальною особою, для того, щоб вони мали паперову силу копії електронного документа, оскільки саме електронний документ в такому випадку вважатиметься оригіналом.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».