Приймаємо/звільняємо працівника: чи створювати е-трудову?

Законодавчі норми щодо переходу до е-трудової книжки

З 10 червня 2021 року в нас з'явилася необхідність переходити на електронні трудові книжки. Поступово паперові трудові книжки втрачають свою актуальність. Хоча на такий перехід нам надано 5 років. Остаточно цей процес має завершитися 10 червня 2026 року. Поки що навіть якщо ви створили вже електронну трудову книжку, якщо ваші працівники або нові працівники створили вже електронну трудову книжку, то повністю про неї (про паперову) ми ще не забуваємо, вона, так би мовити, в нас іде паралельно з електронною трудовою книжкою.

У зв'язку з цим хочу зазначити, що правила введення паперової трудової книжки та електронної трудової книжки, вони різняться, причому різняться дуже. Через це дуже багато запитань виникає на практиці. Чи маємо ми та такий обов'язок, як новий роботодавець, обов'язково створити для працівника електронну трудову книжку, чи подати скан-копії, чи оцифрувати паперову трудову книжку? Дивимося підказки в Кодексі законів про працю. Що ми тут бачимо? Що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі. Ну це вже ясно. Тобто якщо раніше, до 2021 року, ми дійсно завжди орієнтувалися саме на паперову трудову книжку і звідти черпали знання про трудове життя працівника, то тепер облік трудової діяльності, він здійснюється в електронній формі, в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Водночас є наступна норма, що роботодавець на вимогу працівника зобов'язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Що ми бачимо з цієї норми взагалі? Тобто облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, але на вимогу працівника роботодавець може вносити записи до паперової трудової книжки, тобто дублювати відомості про трудове життя. І зверніть увагу, жодного обов'язку для роботодавця, що він зобов'язаний проконтролювати наявність електронної трудової книжки або що він зобов'язаний створити таку електронну трудову книжку, що він зобов'язаний оцифрувати чи передати скан-копії паперової трудової книжки, жодних зобов'язань для роботодавця немає. Тож основний висновок для нас, як для роботодавців: якщо приймаємо людину на роботу, ми можемо не сканувати, не оцифровувати й взагалі не опікуватися електронною трудовою книжкою нашого нового працівника. Наша задача буде полягати тільки в тому, щоб своєчасно передавати відомості, наприклад, через об'єднаний звіт про прийняття, звільнення, переведення, всі ті відомості, які можливо передати через цей звіт. Або ж передати додаткові відомості за допомогою такого страшного xml-файлу, якщо ви вже стикалися з ним. За допомогою цього файлу можна передати відомості, які не можна передати через об'єднаний звіт. І ну, власне кажучи, це все. Прийняли людину на роботу, якщо вона хоче, внесли записи до її паперової трудової книжки й взагалі про електронну трудову книжку можемо не думати.

Дії роботодавця щодо оформлення звільнення працівника

Так само у нас є запитання: а при звільненні, чи обов'язково ми маємо відсканувати, чи оцифрувати паперову трудову книжку працівника, який звільняється, перед звільненням? Знову ж таки скажу, що такого обов'язку немає. Дивимося на Закон №1217, де сказано, що власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності Закону й у день звільнення. Тобто основний наш обов'язок, це видати паперову трудову книжку, якщо вона в нас ще зберігалася. І це стосується працівників, які були прийняті до 10 червня 2021 року. Якщо ж це працівники, які прийняті після цієї дати звільняються, то ми без вимоги про внесення запису можемо навіть і не вносити такий запис. І жодної згадки про те, що ми обов'язково маємо звільнити людину тільки після того, як відсканували чи оцифрували її дані. До того ж я вам скажу, що дуже добре якщо ви маєте можливість і бажання допомогти своїм працівникам оцифрувати чи відсканувати трудову книжку, але не раджу з практичної точки зору це робити в останній день перед звільненням. Особливо не раджу це робити від імені роботодавця. Тому що зокрема при скануванні, цей процес він дуже такий довгий в часі, він може довго опрацьовуватися працівниками Пенсійного фонду. Може бути така ситуація, що людина у вас вже фактично не працює, от ви відсканували її трудову книжку, звільнили, людина вже не працює, а від Пенсійного фонду прийде якесь зауваження, уточнення і так далі. Де шукати цього працівника? Де його знайти? Тобто ви собі додаєте головного болю. Якщо і сканувати трудові книжки або оцифровувати їх, то краще це робити ще поки тривають трудові відносини.

Обов'язок сканування/оцифрування паперової трудової книжки, загальний висновок такий, що при прийнятті та звільненні працівника у роботодавця немає обов'язку передавати скан-копії паперової трудової книжки чи оцифровувати її. Тобто це головний висновок за цим розділом.