Графік відпусток: універсальна шпаргалка

ТОП-10 правил складання графіка відпусток

1. Графік відпусток зобов’язані складати всі роботодавці, які мають найманих працівників, незалежно від форми власності та сфери діяльності. Відсутність графіка може бути кваліфікована як інші порушення трудового законодавства.

   Нюанс на період дії воєнного стану

   «…Згідно статті 7 Закону № 2136 у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

   Таким чином, якщо роботодавцем провадиться діяльність у районах активних бойових дій, питання складання графіків або встановлення іншого порядку черговості надання відпусток вирішується роботодавцем самостійно».

   Роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 28.09.2023
   

2. Термін складання графіку відпусток на кожний календарний рік – не пізніше 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил № 213).

   Увага! Якщо працівник іде у відпустку з 1 січня, то графік має бути затверджений раніше, щоб роботодавець зміг виконати законодавчу умову про повідомлення працівника про дату початку відпустки за 2 тижні.

3. Графік відпусток складається у довільній формі.

4. У графіку прописують місяць надання щорічних відпусток (рідше зазначають конкретну дату початку відпустки чи період).

5. У графік відпусток обов’язково включають:

   • щорічну основну;

   • щорічну додаткову за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;

   • щорічну додаткову за особливий характер праці;

   • інші додаткові, передбачені законодавством (за стаж держслужби тощо).

   Увага! У графіку відпусток допустимо (але не обов’язково) відображати:

   • бойову відпустку;

   • чорнобильську відпустку;

   • соцвідпустку на дітей.

6. Зазвичай планують відпустку повної тривалості, але на прохання працівника відпустка може бути одразу поділена на частини (головне, щоб неділима частина була не менше ніж 14 к. дн. – відповідно до ч. 6 ст. 79 КЗпП, ст. 12 Закону про відпустки).

7. До графіку відпусток включають всіх працівників, прийнятих за трудовим договором, у  тому числі сумісників (внутрішніх та зовнішніх), працівників, з якими укладено строкові трудові договори тощо.

8. Першочергово у графіку планують відпустки працівників, які мають право на використання щорічних відпусток у зручний для них час (ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки).

9. У графіку планують відпустки працівників-новачків, але з урахуванням того, що право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки).

10. У графік відпусток, як правило, закладають щорічні відпустки за поточний робочий рік, а також невикористані дні за минулі робочі роки.

Графік відпусток: затвердження, зміни, погодження, ознайомлення

• Затвердження графіка відпусток:

  • шляхом видання окремого наказу керівника підприємства про його затвердження (роз’яснення Держпраці від 03.02.2022);

  • шляхом затвердження виключно директором (у довільній формі із дотриманням правил ДСТУ 4163:2020).

  Увага! Обидва варіанти правильні, можуть відображатися у правилах внутрішнього трудового розпорядку та обираються за рішенням керівника.

• Внесення змін до графіка відпусток:

  • шляхом видання наказу про внесення змін до графіка відпусток (якщо змін мало);

  • шляхом видання нової редакції графіка відпусток на відповідний рік зі змінами (якщо змін багато).

• Погодження графіка відпусток:

  • Графік відпусток обов’язково має бути погоджено з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

• Ознайомлення з графіком відпусток:

  • Графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Зазвичай з графіком ознайомлюють працівників під підпис (окрема графа у графіку, аркуш ознайомлення тощо).

  Нюанс на період дії воєнного стану

  Якщо є необхідність ознайомити працівників дистанційно, з використанням кваліфікованого електронного підпису (ст. 29 КЗпП), або в інший альтернативний спосіб, то така можливість має бути передбачена окремим наказом на підприємстві.

Нормативно-правове забезпечення

1. КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

2. Закон про відпустки – Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».

3. Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

4. Типові правила № 213 – Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213.

5. ДСТУ 4163:2020 – Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163:2020», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144.