Посадова інструкція офісного службовця з документознавства

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція  офісного службовця з документознавства

(код КП 4144)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність офісного службовця з документознавства.

1.2. Офісний службовець з документознавства належить до розділу «Технічні службовці» Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК003:2010», код професії – 4144.

1.3. Офісний службовець з документознавства призначається на посаду та звільняється з посади наказом директора підприємства за поданням головного бухгалтера.

1.4. Офісний службовець з документознавства безпосередньо підпорядковується головному бухгалтеру.

1.5. У службовій діяльності офісний службовець з документознавства керується нормативно-правовими актами України, що регулюють бухгалтерську діяльність, трудовим законодавством, локальними актами підприємства (статутом, правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором та ін.), цією посадовою інструкцією, організаційно-розпорядчими документами підприємства з відповідних питань.

1.6. За відсутності офісного службовця з документознавства його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.

 

2. Завдання та обов'язки

Офісний службовець з документознавства:

2.1. Виконує роботу з ведення нескладних операцій щодо обліку майна, коштів, фондів, цінних паперів, результатів господарсько-фінансової діяльності тощо на підприємстві, в установі, організації.

2.2. Одержує за оформленими відповідно до встановленого порядку документами кошти і цінні папери в банківських установах для виплати працівникам заробітної плати, премій, витрат на відрядження тощо.

2.3. Веде на основі прибуткових і видаткових документів касову книгу, звіряє фактичну наявність грошових сум і цінних паперів із книжковим залишком, складає касову звітність.

2.4. За дорученням здійснює роботу з оперативного обліку готової продукції, витрат сировини, матеріалів, палива, електроенергії, виходів працівників на роботу, понаднормових годин роботи тощо, готує відповідну інформацію.

2.5. Виконує реєстрацію бухгалтерських проводок і рознесення їх за рахунками, проводить нескладні розрахунки за окремими дільницями бухгалтерського обліку.

2.6. Приймає і контролює правильність оформлення первинних документів, готує їх до лічильного опрацювання, а також складає не складну бухгалтерську звітність.

2.7. Бере участь у проведенні аналізу виробничої і господарсько-фінансової діяльності підприємства, установи, організації.

2.8. Готує на основі оперативних і статистичних звітів довідку з питань, що належать до його компетенції.

2.9. Бере участь у розробленні заходів, які спрямовано на додержання норм (стандартів) фінансово-господарської діяльності на підприємстві, в установі, організації, сприяє їх здійсненню.

2.10. Виконує поточні завдання в межах своєї компетенції за розпорядженням та дорученням керівництва бухгалтерії.

2.11. Стежить за зберіганням бухгалтерських та нормативно-правових документів, які стосуються його діяльності.

2.12. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.13. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

 

3. Права

Офісний службовець з документознавства має право:

3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.

3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

 

4. Відповідальність

Офісний службовець з документознавства несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7.Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

 

5. Повинен знати

Офісний службовець з документознавства повинен знати :

5.1. Постанови, розпорядження, накази, методичні, нормативні та інші керівні матеріали з організації бухгалтерського обліку і складання звітності безпосереднього напряму його діяльності;

5.2. Практику застосування інструктивних та нормативних документів;

5.3. Організацію документообігу на дільницях бухгалтерського обліку;

5.4. Основи трудового законодавства;

5.5. Основні методи економічного аналізу господарсько-фінансової діяльності підприємства, установи й організації;

5.6. Основи економіки, організації виробництва, праці та управління;

5.7. Основні принципи і практичні навички роботи на комп'ютері.

5.8. Основи економіки, організації виробництва та праці.

5.9. Основи трудового законодавства.

5.10. Правила й норми охорони праці, промислової санітарії та протипожежного захисту.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

6.1. На посаду офісного службовця з документознавства може бути призначена особа, яка має початковий рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (молодший бакалавр), стаж роботи у сфері документознавства - не менше ніж 1 рік.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

7.1. Офісний службовець з документознавства взаємодіє із структурними підрозділами підприємства: виробничими підрозділами, складським господарством, канцелярією, фінансово-економічним відділом, відділом кадрів, відділом перепусток, філіями та відокремленими підрозділами підприємства, відділом транспорту.