Новий ДСТУ 2732:2023: де застосовується у кадровій роботі
З 1 березня 2024 року застосовується новий ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». Він прийшов на заміну ДСТУ 2732:2004.
Що містить новий ДСТУ? Терміни, які рекомендовано вживати в усіх видах нормативних документів, що стосуються діловодства та архівної справи. Наприклад, наведено такі визначення як діловодство, архівна справа, документообіг тощо.
Новий стандарт застосовують у роботі державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій, будь-яких інших юридичних осіб незалежно від організаційно-правової форми та форми власності.
Разом із тим я хочу звернути вашу увагу на два моменти:
-
У питаннях архівації документів, експертизи цінностей документів слід керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5.
-
При формуванні реквізитів кадрових документів (зокрема, заяв, наказів) слід, як і раніше, перш за все керуватися ДСТУ 4163:2020. Саме у цих ДСТУ визначено, як формувати відмітку про ознайомлення з наказом, візу, підпис, дату, реєстраційний індекс тощо.
До речі, рекомендую до перегляду вебінар від Тимура Алієва «Оформлення заяв і наказів – 2024 & Обмін кадровими документами альтернативними способами».
Повітряна тривога: як документально оформити безпеку працівників
З початку повномасштабного вторгнення Держпраці надає роботодавцям рекомендації щодо забезпечення належних та безпечних умов праці на робочих місцях.
В черговому роз’ясненні Держпраці наголошує: «Керівник має видати Наказ "Про дії працівників та відвідувачів під час сигналу оповіщення повітряної тривоги", в якому затверджує алгоритм дій працівників та відвідувачів». А також вказує на те, що під час сигналу оповіщення повітряної тривоги всім працівникам та відвідувачам необхідно покинути виробничі приміщення та пройти в найближче укриття: «Обов’язково вказати адреси найближчого бомбосховища та розробити схему маршруту».
Звертаю увагу, що повітряна тривога у будь-якому разі – це питання охорони праці. І ст. 13 Закону України «Про охорону праці» (далі – Закон про охорону праці) передбачено, що роботодавець забезпечує усунення причин, що призводять до нещасних випадків. А за порушення законодавства про охорону праці передбачено як адміністративну, так і кримінальну відповідальність.
Тож всі без винятку роботодавці зобов’язані дотримуватися вимог законодавства з охорони праці та цивільного захисту. Так, ст. 130 Кодексу цивільного захисту України від 02.10.2012 № 5403-VI (далі – Кодексу цивільного захисту), передбачено, що роботодавець повинен розробити та впровадити заходи реагування на надзвичайні ситуації, включаючи повітряну тривогу, а також дотримуватися інших законодавчих вимог у сфері цивільного захисту та охорони праці з метою забезпечення безпеки працівників.
До того ж відповідно до ст. 153 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971, роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, що становить явну небезпеку для життя працівника, а також в умовах, що не відповідають законодавству про охорону праці.
Саме тому, Держпраці рекомендує роботодавцям у відповідному наказі закріпити порядок дій на виробництві під час оповіщення повітряної тривоги та вказати схему маршруту до найближчого бомбосховища. При цьому, ознайомити з ним всіх працівників під підпис, а також розмістити розроблені превентивні заходи «на видному місці для відвідувачів, котрі можуть перебувати на той час на підприємстві, в установі, організації».
Приклад наказу про затвердження плану дій під час повітряної тривоги можна завантажити у рубриці «Документи».
Батьки дитини – ФОПи: чи може працююча бабуся оформити відпустку до 3 років
Держпраці надало роз’яснення щодо такого питання: «Чи може бабуся, яка офіційно працює на роботі, взяти відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, якщо мати дитини являється підприємцем III групи і її чоловік також являється підприємцем III групи?». Відповідь Держпраці: «Ні, не може». Розберімося, чому ж так.
Нагадаю, що ст. 18 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) передбачено, що «після закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами за бажанням матері або батька дитини одному з них надається відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку». При цьому «<…> відпустка може бути використана повністю або частинами також бабою, дідом чи іншими родичами, які фактично доглядають за дитиною, або особою, яка усиновила чи взяла під опіку дитину, одним із прийомних батьків чи батьків-вихователів».
Однак, необхідно розуміти, що в загальному, право на відпустки, відповідно до трудового законодавства, мають громадяни України, які офіційно працевлаштовані, тобто перебувають у трудових відносинах з підприємствами незалежно від форм власності або фізичними особами-підприємцями. І відповідно, коли жінка або батько дитини бажає оформити відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, то вони звертаються до роботодавця з відповідною заявою, про що роботодавець видає наказ. Це прямо визначено ст. 20 Закону про відпустки й про це наголошує Держпраці: «відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку надається за заявою матері, батька дитини або осіб, які фактично доглядають за дитиною».
В нашому ж випадку батьки дитини – фізичні особи підприємці, тобто вони займаються самостійною господарською діяльністю, відповідно у трудових відносинах з роботодавцями вони не перебувають. Таким чином, на них не поширюються норми Закону про відпустки, а отже право на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку батьки дитини, які є підприємцями, також не мають. Відповідно й інші родичі, в тому числі баба та дід, які фактично доглядають за дитиною, також не будуть мати права на цю відпустку, оскільки таке право прямо залежить від права батьків на відпустку.
Якщо залишились запитання на тему, ставте їх у рубриці «Особистий консультант», який доступний передплатникам Кадрової Платформи №1.
Оголошення про вакансію: які вимоги штрафонебезпечні
Як правильно оформити оголошення про вакансії для прийняття на роботу, не порушуючи при цьому трудове законодавство? Держпраці роз’яснює: «Забороняється в рекламі про вакансії (прийом на роботу) висувати вимоги за ознаками раси, кольору шкіри, віку, статі, стану здоров’я, інвалідності, підозри чи наявності захворювання на ВІЛ/СНІД, сексуальної орієнтації, політичних, релігійних та інших переконань, членства у професійних спілках або інших громадських об’єднаннях, етнічного та соціального походження, сімейного та майнового стану, місця проживання, за мовними або іншими ознаками, не пов’язаними з характером роботи або умовами її виконання».
Такі вимоги до оголошень про вакансію передбачені Законом України від 05.07.2012 «Про зайнятість населення» № 5067-VI (далі Закон – про зайнятість населення) та Законом України від 03.07.1996 № 270/96-ВР «Про рекламу» (далі – Закон про рекламу). Саме так, оголошення про вакансію це свого роду реклама послуг із працевлаштування, тому вимоги до оголошень регулюються спеціальними Законами. Закон про рекламу не лише встановлює вимоги до реклами із працевлаштування, про які зазначило Держпраці, а й передбачає «відповідальність за порушення встановленого порядку їх розповсюдження».
Тож, якщо в оголошенні про вакансію, до прикладу, роботодавець зазначить, що на посаду начальника відділу кадрів шукають жінку віком від 30 до 40 років, з вказівкою на те, щоб кандидати, які проживають за межами регіону, не турбували – це буде прямим порушенням законодавства про працю.
У разі наявності ознак порушень в оголошенні про вакансії роботодавець-рекламодавець може сплатити до державного бюджету штраф у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент вчинення порушення. Зараз цей штраф сягає 71 000 грн, а з 1 квітня становитиме 80 000 грн.
Підсумую: питання дискримінації проходить червоною ниткою через низку нормативно правових актів, оскільки ні в оголошеннях про вакансію, ні при співбесіді не можна порушувати принципу рівності прав і можливостей у сфері праці (ст. 2-1 КЗпП). Тож, підбираючи кадри для заповнення вакансій, та надалі при проведенні співбесід, будьте ґрунтовними та не виходьте за межі законодавства.
Щоб бути обізнаними у кадрових питаннях, передплачуйте доступ до Кадрової Платформи №1 й отримуйте відповіді наших досвідчених консультантів на всі питання, що вас цікавлять, у сервісі «Особистий консультант».
Повідомлення про прийняття на роботу: чи подавати до ДПС в умовах воєнного стану
Оформлення трудових відносин – під пильним оком Держпраці (нехай і в умовах позапланових перевірок) і податківців. Й останні як раз навели свої роз’яснення стосовно працевлаштування та подачі повідомлення про прийняття на роботу.
Отже, як пояснює ДПС, порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців. Він включає три основні кроки:
-
укладення трудового договору;
-
оформлення наказу про прийняття на роботу;
-
повідомлення Державної податкової служби.
Почнемо з першого кроку, а саме укладення трудового договору. У своєму роз’ясненні ДПС відзначає: «трудовий договір може бути укладений у письмовій формі і підписаний обома сторонами або оформлений шляхом видання наказу про прийняття працівника на роботу».
І тут слід зробити кілька уточнень. У ст. 24 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 (далі – КЗпП) визначено випадки, коли трудовий договір має бути укладений письмово. Наприклад, у разі виникнення трудових відносин між ФОП-роботодавцем та працівником, при дистанційній, надомній роботі тощо. В усіх інших випадках допустимо укладати трудовий договір в усній формі. Але це за мирних часів.
Під час дії воєнного стану застосовується норма ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», у якій вказано, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.
Тобто під час дії воєнного стану трудовий договір може бути укладений усно навіть у тих випадках, коли ст. 24 КЗпП говорить про його укладення у письмовій формі. Наприклад, під час дії воєнного стану за згодою між працівником та ФОП-роботодавцем може бути укладено усний трудовий договір.
Проте не раджу так робити й навіть під час дії воєнного стану укладати письмові трудові договори, особливо у тих випадках, коли це прямо передбачено ст. 24 КЗпП.
Другий етап працевлаштування – оформлення наказу про прийняття на роботу. Запам’ятайте: цей наказ видаємо обов’язково як при письмовому, так і усному трудовому договорі. Не подається Повідомлення при укладенні трудового договору з директором підприємства.
І третій етап – подання Повідомлення про прийняття на роботу до ДПС. Це Повідомлення подається в електронному вигляді за формою, наведеною у додатку до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» (далі – постанова № 413), навіть під час дії воєнного стану, послаблень й додаткових умов з цього приводу немає.
Єдине пом’якшення, на якому акценту увагу податківці і яке прямо прописано у постанові № 413: «За відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника на роботу <…> засобами електронного зв’язку в електронній формі таке повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатком разом з копією в електронній формі».
Також ДПС додає: «У разі подання повідомлення засобами електронного зв’язку із використанням електронного цифрового підпису працівник може бути допущений до роботи одразу після відправлення такого повідомлення».
Зразок заповнення Повідомлення про прийняття на роботу з відеорекомендаціями є у нашій рубриці «Документи».
Відпустка без збереження зарплати: коли роботодавець не може відмовити
Під час воєнного стану увага прикута до відпусток без збереження зарплати, які надаються відповідно до Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).
Проте слід розуміти, що неоплачувані відпустки й зараз можуть надаватися згідно із загальним законодавством. Причому, як справедливо відзначає Держпраці, у ст. 25 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) визначено категорії працівників або обставини, за яким відпустка без збереження зарплати надається в обов’язковому порядку.
Наприклад, в обов’язковому порядку відпустка без збереження зарплати надається:
-
працівниці для догляду за дитиною до досягнення нею 6 років;
-
пенсіонерам за віком та особам з інвалідністю III групи – тривалістю до 30 календарних днів щорічно;
-
працівникам з інвалідністю I та II груп – тривалістю до 60 календарних днів щорічно;
-
працівникам, які одружуються, – тривалістю до 10 календарних днів.
Отже, якщо такі категорії працівників звернуться із заявою з проханням надати їм відпустку без збереження зарплати відповідно до ст. 25 Закону про відпустки, то за умови наявності підтвердних документів про статус працівника або обставини, роботодавець має задовольнити вимогу працівника.
Додам, що обов’язково надаються відпустки без збереження зарплати внутрішньо переміщеним особам та працівникам, які перебувають за кодоном, за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136. Тривалість такої відпустки – не більше 90 календарних днів за увесь період дії воєнного стану з урахуванням усіх продовжень.
Проте під час дії воєнного стану роботодавець може відмовити у наданні обов’язкових відпусток без збереження зарплати, якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).
Що стосується інших підстав для надання відпусток без збереження зарплати, зокрема, за сімейними обставинами, у разі загрози збройної агресії проти України, через воєнний стан за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, то вони надаються за згодою сторін. Тому, якщо працівник звернеться із заявою з проханням надати відпустку без збереження зарплати відповідно до ст. 26 Закону про відпустки або ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, то роботодавець може відмовити у її наданні. Й причину він не повинен пояснювати.
Як відпустки без збереження зарплати впливають на відпускний стаж, розповідає Людмила Смердова у курсі «(Не)оплачувані відпустки та компенсації по-новому: реалізація змін на практиці».