Починаєте вести військовий облік? Перш за все, призначте особу, відповідальну за його ведення. Хто це може бути? Чи може цю функцію виконувати керівник? Як все оформити? Відповіді вже готові.

Інспектор чи відповідальний?

Вести військовий облік на підприємстві може інспектор (старший інспектор) з військового обліку або особа, відповідальна за ведення військового обліку. Правила введення окремої посади інспектора з військового обліку визначені в п. 9 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487). Однак на цьому мінікурсі зосередимося на призначенні «відповідального». Нагадаємо, що за наявності на військовому обліку менш як 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата (п. 10 Порядку № 1487).

Хто може бути відповідальним за ВО?

Обов’язки з ведення військового обліку, зокрема, на підприємствах, в установах та організаціях покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (ч. 2 п. 8 Порядку №1487).

Тобто, якщо у вас є відділ кадрів (служба персоналу), то обов’язки із ведення військового обліку слід покласти на працівника цього відділу. Зауважте, якщо відділ кадрів очолює начальник (керівник), то вести військовий облік не обов’язково повинен саме він – це може бути будь-який працівник відділу кадрів.

За відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві, в установі, організації (ч. 3 п. 8 Порядку №1487). З огляду на аналіз законодавства і на позицію, яку озвучують під час перевірки фахівці ТЦК, можна зробити висновок, що йдеться саме про кадровий облік.

Отже, якщо відділу кадрів немає, а є один спеціаліст – кадровик, то такі обов’язки потрібно покласти на нього.

Чи може кадровик відмовитися вести військовий облік?

Реальний кейс: на підприємстві є кадровик, але він відмовляється вести військовий облік.

Зазначимо, що покладання додаткових обов’язків, які не передбачені трудовим договором (не визначені в посадовій інструкції), можливе за згоди працівника. Держпраці також зазначає:

⇒ Роботодавець (його посадові особи) не мають права примушувати працівника/цю до укладення трудового договору, який містить умови, щодо яких між працівником/цею та роботодавцем не досягнуто взаємної згоди (стаття 9 КЗпП).

Отже, кадровик може відмовитися від ведення військового обліку. В такій ситуації радимо вчиняти так:

роботодавець надає пропозицію вести військовий облік;
працівник пише відмову. Це може бути окремий документ або ж відповідна позначка в пропозиції роботодавця.

Якщо не кадровик, то хто?

Вести військовий облік за відсутності відділу кадрів та кадровика (або в разі відмови такого працівника) може і бухгалтер, юрист чи інший працівник, якщо саме він здійснює кадровий облік працівників або хоча б якусь функцію. І тут можливі такі варіанти:

Ведення функцій кадрового обліку передбачаємо в посадовій інструкції такого працівника. Зауважте: саме кадрового, а не військового.
Оформляємо внутрішнє сумісництво за посадою інспектора з кадрів (наприклад, на неповний робочий час).

⇒ А чи може директор вести військовий облік?

Так, може, але за певних умов:

на підприємстві відсутня служба персоналу (відділ кадрів) або спеціаліст, який веде кадровий облік;
спеціалісти, які ведуть кадровий облік, відмовилися від ведення військового обліку;
директор поклав на себе обов’язки з ведення кадрового обліку чи якісь окремі функції (наприклад, окремим наказом).

Увага! Особи, відповідальні за ведення військового обліку (крім державних службовців), повинні відповідати кваліфікаційним вимогам, визначеним для інспектора з військового (п. 11 Порядку № 1487).

Як покласти на працівника обов’язки з ведення військового обліку?

Покласти обов’язки з ведення військового обліку можна одразу при прийнятті на роботу або ж згодом. Можливі два шляхи:

Ініціатором є роботодавець. В цьому випадку роботодавець надсилає працівнику письмову пропозицію вести військовий облік. Працівник на документі проставляє відмітку про згоду або пише відповідну письмову згоду.
Ініціатором є працівник. Він пише заяву з проханням доручити йому ведення військового обліку.

Далі керівник видає наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку.

Не забувайте, що за виконання обов’язків з ведення військового обліку передбачена доплата. Але ця тема заслуговує на окремий мінікурс. Тож слідкуйте за нашими публікаціями.

Також пам’ятайте, що про покладання обов’язків відповідального за ведення військового обліку слід подати додаток 1 до ТЦК за місцем реєстрації роботодавця. Деталі – тут.

Шаблони та зразки документів:

Пропозиція працівнику про ведення військового обліку

Заява-згода на виконання обов'язків тимчасово відсутньої особи відповідальної за ведення військового обліку

Заява-відмова від виконання обов'язків за ведення військового обліку

Заява про покладання обов'язків з ведення військового обліку

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

Статті та консультації на тему:

Відповідальний за військовий облік звільнився: кого оштрафують за неякісне ведення ВО

Чи подавати додаток 1 про керівника і відповідального щорічно

Відповідальний за військовий облік на підприємстві

Відповідальний за військовий облік: кого та як призначити, якщо ніхто не згоден

Відповідальний за військовий облік: кого та як призначити, якщо ніхто не згоден