Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок заповнення Розділу І особової картки працівника П-2

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, вітаю вас. Рада бачити вас на другому уроці першого модуля. Сьогодні ми з вами будемо розглядати, як правильно заповнювати перший розділ особової картки П-2, що стосується загальної інформації про працівника. Ми детально з’ясуємо, які відомості потрібно збирати та звідки їх брати, а також, які дані, як то кажуть, вимагати від працівника не можна. Отже, приступаємо до розгляду.

Перший розділ — загальні відомості особової картки П-2. У цьому розділі ми маємо вказати базову інформацію про працівника. Усі ці дані повинні бути внесені на підставі офіційних документів. Знову ж таки, хочу наголосити, що не можна використовувати копії документів, які надає працівник. Ви повинні запросити оригінали документів. Тобто інформація, яку ви вносите в особову картку, повинна відповідати оригінальним документам, поданим працівником при прийнятті на роботу.

Отже, що саме зазначається в першому розділі? Це прізвище, ім’я, по батькові (якщо є), дата народження, громадянство та відомості про здобуту освіту. Що стосується освіти, то потрібно вказати повну назву закладу, спеціальність, кваліфікацію, номер і дату диплома та рік закінчення навчального закладу.

Далі ми вказуємо інформацію про післядипломну професійну підготовку, якщо така є у працівника. Зазначаємо й останнє місце роботи працівника, а також посаду, яку він обіймав. Не менш важливим є вказання загального трудового стажу. Загальний трудовий стаж часто розраховує кадровик, тому що працівник, приходячи на нову роботу, згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю, має подати паспорт або інший документ, що посвідчує його особу, а також трудову книжку або відомості з порталу Пенсійного фонду України.

Рекомендую завжди звертати увагу на відомості з порталу Пенсійного фонду України. Там міститься актуальна інформація щодо місць роботи працівника. Таким чином, ви зможете одразу побачити, чи бажає він працевлаштуватися у вас на основне місце роботи, чи, можливо, він вже має основне місце роботи. Це дозволить уникнути плутанини, коли працівник надає вам дані з Пенсійного фонду України.

Саме кадровик, а не працівник, має заповнювати цю інформацію, тому що кадровик має під контролем всі документи, які потрібні при прийнятті працівника на роботу. Наступним пунктом є зазначення стажу, який дає право на надбавку за вислугу років. Це стосується державних службовців.

Також необхідно вказати дату та причину звільнення з попереднього місця роботи. Цю інформацію ми беремо з трудової книжки або з відомостей з Пенсійного фонду України. Відомості про отримання пенсії, якщо працівник її отримує, також потрібно занести в картку, вказавши вид пенсійних виплат. Місце фактичного проживання працівника, місце проживання за державною реєстрацією і паспортні дані також повинні бути вказані.

Що стосується пунктів 11 та 12, то тут є певні нюанси. Виявляється, в законодавстві є колізія. З одного боку, ми маємо право запитувати адресу фактичного місця проживання та місце державної реєстрації, особливо це стосується працівників, які є призовниками, військовозобов'язаними чи резервістами. Але з іншого боку, ст. 25 Кодексу законів про працю забороняє вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про партійну чи національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування, а також документи, подання яких не передбачено законодавством.

Тому, що ми робимо в цьому випадку? Ми пропонуємо працівнику надати ці відомості, але ми не маємо права їх вимагати. І коли ми дійдемо до модуля про особові справи та про документи, які повинні бути в особовій справі працівника, то там є документ, який працівник заповнює самостійно. У цьому документі він має зазначити місце свого проживання. Таким чином, якщо працівник не проти, ми пропонуємо йому надання цієї інформації. Це може бути його місце фактичного проживання та місце проживання за державною реєстрацією.

У деяких випадках працівники можуть відмовлятися надавати цю інформацію, але якщо це призовник, військовозобов'язаний чи резервіст, вони зобов'язані надати ці відомості. Враховуйте ці моменти, коли працюєте з такою інформацією.

Важливо пам’ятати, що є ст. 25 Кодексу законів про працю, яка пояснює всі ці нюанси. Тому, коли працівник намагається уникнути надання певної інформації, варто посилатися саме на цю статтю.

Отже, давайте зупинимося на загальних відомостях, які ми повинні заповнити в особовій картці П-2. На підставі яких відомостей ми це робимо і звідки ми отримуємо ці дані? Спершу це прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, громадянство. Всі ці дані ми беремо безпосередньо з паспорта працівника. Як ви бачите, у першому розділі, пункти 1, 2, 3, ми однозначно вказуємо інформацію з паспорта.

Разом з тим, у особовій картці П-2 ми маємо вказати такі дані, як назва підприємства, код ЄДРПОУ, дата заповнення. Про дату заповнення я вже згадувала на першому уроці. Що стосується табельного номера, то звертаю вашу увагу, що це унікальний номер, який не має повторюватися. Дуже часто під час перевірок, на жаль, виявляється, що табельні номери повторюються кілька разів, особливо це трапляється, коли на підприємстві приймають працівників в один і той самий день.

Це може бути пов’язано з тим, що система автоматично присвоює табельний номер, а база даних не синхронізується належним чином, внаслідок чого відбувається дублювання номерів. Дублювання табельних номерів неприпустиме, тому що цей номер нам знадобиться й у подальшій роботі з працівником. Далі, ми зазначаємо ідентифікаційний номер працівника. Звісно, ця інформація має бути взята з його ідентифікаційного коду (РНОКПП).

Відповідно до цього, ми також визначаємо стать працівника — чоловіча чи жіноча. Окрім того, вказуємо, чи працівник працює на основному місці роботи, чи на місці роботи за сумісництвом. Важливо, щоб цю всю інформацію ми заповнювали дуже уважно, оскільки це безпосередньо стосується і обліку, і подальшої роботи з працівником. І ще одне важливе зауваження: заповнення цієї інформації має здійснювати кадровик, а не сам працівник.

Також, важливим моментом є надання фотографії працівником для особової картки. Це питання, як показує практика, часто викликає труднощі, адже працівники інколи забувають надати фотокартки або ж не бажають їх надавати. Щоб уникнути непорозумінь, рекомендую внести вимогу щодо надання фотографії в правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Таким чином, ви зможете чітко й однозначно пояснити працівникам, що фотографія є необхідною частиною пакету документів для працевлаштування.

Під час попереднього етапу працевлаштування, коли ми вже домовилися з кандидатом на роботу і він погоджується працювати у вас, я рекомендую скласти перелік документів, які він має надати для оформлення на роботу. До цього списку обов'язково включайте пункт про наявність фотографії, оскільки це допоможе уникнути ситуацій, коли працівники забувають її надати, і у вас не виникне проблем із заповненням особової картки П-2.

Далі, що стосується відомостей про освіту, ми отримуємо цю інформацію з документів, які працівник має надати — дипломів про освіту, сертифікатів, атестатів тощо. 

Що стосується пунктів щодо останнього місця роботи, стажу роботи та дати і причини звільнення, то ми зазначаємо ці дані в залежності від того, де працівник працював до цього. Цю інформацію можна отримати із трудової книжки або через відомості з порталу Пенсійного фонду України.

Якщо працівник є пенсіонером, то обов’язково отримуємо від нього пенсійне посвідчення, а в дев’ятому пункті вказуємо відомості про пенсію та вид пенсійних виплат. Тут важливо вказати саме тип пенсії, оскільки пенсія може бути призначена не тільки за віком, але й за іншими підставами, що теж має бути зафіксовано.

Відомості про родинний стан і склад родини ми беремо з паспорта або зі слів самого працівника. Визначаємо, чи він одружений, чи має дітей. Якщо сімейний стан змінюється (наприклад, з’являється новий член родини), ми актуалізуємо цю інформацію. Якщо працівник претендує на пільги, пов’язані із сімейним станом чи наявністю дітей, ми обов’язково зазначаємо його статус: одружений, неодружений, розлучений, вдовець чи вдова.

Якщо працівник має дітей, це також важливо зазначити в особовій картці. Наприклад, жінка, яка є вдовою і має дітей, може претендувати на дитячу соціальну відпустку, а якщо у працівника двоє або більше дітей до 15 років, він може скористатися соціальною відпусткою.

Якщо, наприклад, працівник розлучений, то важливо також це відмітити в особовій картці. Для цього ставимо відповідну помітку, що можуть бути пільги, які надаються на підприємстві. Наприклад, розлучена жінка з дітьми може претендувати на підвищений розмір податкової соціальної пільги на дітей. Тому ці моменти одразу відзначаємо.

Інформація про сімейний стан, здається, є не такою важливою для багатьох, однак насправді це важлива частина особової картки П-2. Коли ми правильно заповнюємо цю інформацію, ми фактично створюємо своєрідне "досьє" на працівника, що дозволяє нам зрозуміти, на які пільги він може претендувати в майбутньому. Наприклад, ми можемо з’ясувати, чи має він право на дитячі соціальні відпустки, чи є підстави для надання інших пільг.

Зараз перейдемо до пунктів 11 та 12, про які я вже говорила. Стаття 25 Кодексу законів про працю вказує, що при укладанні трудового договору ми не можемо вимагати від працівника відомості про місце фактичного проживання або місце реєстрації. Однак при працевлаштуванні працівник має подати паспорт, у якому зазначено місце реєстрації. Тому в нас виникає певна колізія, оскільки в паспорті зазначено місце реєстрації, але згідно з статтею, ми не маємо права вимагати ці відомості.

З цієї причини, коли ми запитуємо місце фактичного проживання або місце реєстрації, важливо пам’ятати, що ми пропонуємо працівнику надати ці відомості, а не вимагати. Інформація про фактичне місце проживання надається усно і може бути включена до документації, якщо працівник не проти. Як ми бачимо, це відображається в зразку, який ми використовуємо (див. презентацію).

Всі ці дані, як я вже сказала, повинні бути заповнені на підставі офіційних документів: паспорта, трудової книжки, диплома. Якщо у вас змінюються дані з розділу про склад сім'ї чи інші дані, ми однією рискою закреслюємо стару інформацію, а поруч вписуємо нову. Важливо зазначити, що ми не використовуємо коректор або інші засоби для виправлення — все має бути чітким і читаємим.

Це важливо, тому що в разі перевірок або будь-яких запитів така інформація має бути зрозумілою та доступною для перевірки. У наступних уроках я детальніше зупинюсь на тому, як правильно здійснювати виправлення в особовій картці.

До наступної зустрічі!