Сканування паперової ТК: накази, згода на обробку, організація у роботодавця

Бажаєте дізнатися, як організувати сканування трудових книжок на підприємстві? Чи потрібно збирати заяви і видавати накази? Як дізнатися чи сканкопії прийняті? І головне, чи треба додатково подавати сканкопії наказів та дипломів? Про все це сьогодні на мінікурсі.

 

На сканування залишилося менше ніж 8 місяців

До 10.06.2026 року триває перехід з паперової на електронну трудову книжку.

Оди з етапів – перенесення даних з паперової трудової книжки до електронної, що може здійснюватися шляхом оцифрування чи сканування записів з трудової книжки.

Нагадаємо різницю:

• при скануванні необхідно тільки відсканувати сторінки трудової книжки в належному форматі і подати на портал ПФУ;
• при оцифруванні – слід всі записи з трудової книжки внести на портал ПФУ, додати сканкопію трудової книжки і завантажити все на портал ПФУ.

Сканування легше, але довше; оцифрування складніше, але дані фахівці ПФУ опрацьовують швидше.

 

Чи зобов’язаний роботодавець сканувати трудові книжки працівників

У ч. 1 п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 вказано:

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України працівником особисто або через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Як бачимо, роботодавець є одним з суб’єктів, хто може відсканувати чи оцифрувати трудову книжку. Прямого обов’язку для роботодавця не встановлено. Водночас роботодавець може це організувати.

Зауважте, при працевлаштуванні у роботодавця немає обов’язку:

• сканувати / оцифровувати трудові книжки;
• з’ясовувати чи відскановано / оцифровано трудову книжку працівника.

 

Як організувати сканування трудових книжок працівників

Якщо роботодавець вирішить відсканувати трудові книжки працівників, то спеціальних організаційних заходів вживати не потрібно.

Чи потрібна згода або заява працівників на сканування трудової книжки?

Ні, не потрібна.

Сканування може відбуватися за усним зверненням працівника, якщо трудова книжка зберігається в нього, або в рамках «роботи з трудовими книжками» інспектора з кадрів, якщо трудова книжка зберігається на підприємстві.

Чи потрібна згода працівників на обробку персональних даних?

Ні, не потрібна.

ПФУ уповноважений на обробку персональних даних, зокрема для ведення обліку трудової діяльності, приймання та обробки сканованих копій трудових книжок. Тож додаткова згода не потрібна. Деталі – тут.

Чи видавати наказ про сканування трудових книжок?

Окремий наказ про сканування трудових книжок не є обов'язковим.

Як правило, якщо є інспектор з кадрів, то це входить до його посадових обов’язків згідно з посадовою інструкцією.

Наказ про сканування трудових книжок видають лише у разі потреби, якщо це не врегульовано посадовими інструкціями. Деталі – тут.

Увага! Якщо скануєте трудові книжки, які зберігаються у працівників, то не приймайте їх на зберігання навіть на один день: відсканували, передали сканкопії до ПФУ, віддали трудову книжку працівнику.

Чи робити відмітку в паперовій трудовій книжці про її сканування?

Ні, це не передбачено.

Чи видавати трудові книжки на руки після сканування?

Формально оцифрування / сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику. Аргументи – тут. Ви можете і надалі продовжувати зберігати такі трудові книжки на підприємстві (щодо прийнятих на роботу до 10.06.2021).

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

Але допустимо видати паперову трудову книжку на зберігання працівнику навіть при триваючих трудових відносинах за заявою працівника. На це неодноразово звертали увагу фахівці Держпраці.

 

Чи додавати скан-копії наказів та дипломів при скануванні трудової книжки

В п. 5 Порядку № 11-1 дійсно згадується, що скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж.

Але! За загальним правилом достатньо відсканувати та передати на портал ПФУ тільки трудову книжку. Це підтверджує і практика: у багатьох ПФУ прийняв тільки відскановані трудові книжки й не вимагав жодних додаткових документів.

Водночас документи про стаж може відсканувати та подати на портал ПФУ сам працівник. До того ж можлива ситуація, коли ПФУ потребуватиме додаткових відомостей про стаж працівника. Наприклад, копію наказу про відпустку для догляду за дитиною до 3 років до 2004 року тощо. Про це буде зазначено в повідомленні. Про можливі статуси читайте тут.

 

Чи вести трудові книжки після сканування

Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві:

• продовжуємо її зберігати (або видаємо за заявою);
• вносимо записи до трудової книжки за замовчуванням відповідно до норм Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58);
• нові записи до трудової книжки (внесені після оцифрування / сканування) не скануємо / не оцифровуємо.

Якщо трудова книжка зберігається у працівника, то:

• віддаємо працівнику (не приймаємо на зберігання навіть на 1 день!);
• вносимо записи до трудової книжки на вимогу працівника;
• нові записи до трудової книжки (внесені після оцифрування / сканування) не скануємо / не оцифровуємо.

За загальним правилом далі трудова книжка заповнюється автоматично завдяки Податковому розрахунку.

Однак останнім часом ми отримуємо чимало повідомлень від вас, що ПФУ вимагає сканувати і завантажувати на портал накази навіть, якщо трудова книжка відсканована. Цікаво, що на конкретні норми у «вимогах» не посилаються, а скоріш, такі звернення мають рекомендаційний характер. Проте ми направили запити щодо роз’яснення цього питання. Щойно отримаємо відповіді, повідомимо вас окремо.

 

Висновки

1. Роботодавець не зобов’язаний, але може організувати сканування трудових книжок працівників.
2. Збирати заяви та видавати наказ не потрібно. Зокрема, за наявності на підприємстві інспектора з кадрів це входить в його посадові обов’язки як робота з трудовими книжками.
3. У загальному випадку подавати сканкопії наказів чи дипломів не потрібно.
4. Щодо трудових книжок, які зберігаються у роботодавця, то успішна передача сканкопій не створює обов’язку видати трудову книжку на руки працівнику.
5. Нові записи, внесені після сканування, окремо не скануємо.

 

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

 

Мінікурси на тему:

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

 

Статті та консультації на тему:

Трудові книжки: бліц відповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Наказ про сканування трудових книжок до ПФУ

Чи потрібно підписувати скан-копії трудової книжки для ПФУ

Згода від працівника на сканування трудової книжки та обробку персональних даних