Сьогодні ми поговоримо про дистанційну роботу в умовах воєнного стану:
- для кого підходить,
- чи може працівник, знаходячись за кордоном, працювати дистанційно,
- як швидко запровадити дистанційну роботу в умовах воєнного стану.
У зв’язку з подіями, які зараз відбуваються в Україні, досить поширеною стає практика застосування віддаленої роботи. Тобто роботи, яка виконується поза робочим приміщенням, поза територією роботодавця, не в офісі. Плюси такої роботи – працівнику не потрібно добиратися до свого місця роботи й при цьому у нього є можливість забезпечувати виконання своїх посадових обов’язків, свого функціоналу.
Зараз у трудовому законодавстві віддалена робота представлена у двох формах:
- надомна робота, про неї йдеться у ст. 60-1 Кодексу законів про працю,
- дистанційна робота, яка урегульована ст. 60-2 Кодексу законів про працю.
Проте у межах цього вебінару я пропоную розглянути саме дистанційну роботу. Річ у тому, що надомна робота передбачає фізичну працю. Наприклад, швачка працює вдома з усім необхідним устаткуванням (швейною машинкою, голками, тканинами). На цей час організація надомної роботи кропіткий і достатньо важкий процес. Тому в умовах, що склалися, на перший план виходить запровадження дистанційної роботи.
Головне, що ми бачимо із визначення дистанційної роботи:
-
По-перше, така робота передбачає виконання працівником своїх посадових обов’язків поза робочим приміщенням роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника. З цього ми уже розуміємо, що працівник має право самостійно визначити адресу або місце знаходження, де він власне і буде виконувати свій функціонал на умовах дистанційної роботи. Занотуйте для себе цей момент, нам він ще стане у пригоді.
-
По-друге, із визначення ми бачимо, що дистанційна робота передбачає виконання обов’язків працівником із використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Дистанційна робота передбачає, що працівнику для виконання своїх посадових обов’язків необхідний інтернет, а також зв'язок зі своїм роботодавцем за допомогою сучасних комунікацій – це мобільний зв'язок і месенджери: вайбер, телеграм, взаємодія через електронну пошту тощо. Саме використання інформаційно-комунікаційних технологій якраз і підштовхує до висновку, що дистанційна робота підходить працівникам інтелектуальної праці.
Під це визначення потрапляють: бухгалтери, кадровики (при певній організації праці можуть виконувати свої обов’язки поза офісом), економісти усіх спрямувань, дизайнери, працівники it-сфери. І навіть до цього списку ще можна додати учителів. Вони працювали в умовах дистанційної роботи під час карантину та, судячи з дописів МОН, можуть продовжувати дистанційну роботу й при воєнному стані.
Тобто для усіх професій і посад, за якими може бути застосований комп’ютер із доступом до інтернету, можна запроваджувати дистанційну роботу. Як бачите, організувати дистанційну роботу легше і швидше, ніж надомну роботу.
І тут виникає запитання, яке власне від вас, шановні кадровики, і лунає. Чи може працівник, який виїхав за кордон, працювати на умовах дистанційної роботи? Питання поширене, адже зараз багато працівників від’їжджають за межі України, але за кордоном вони готові й бажають прожовувати роботу плюс мають змогу продовжувати роботу. З цими працівниками укладені трудові відносини на території України, згідно з чинним українським законодавством, але через обставини вони зараз перебувають за кордоном. Отже, головна теза: на мою думку, і на думку нашої редакції, працівник, який перебуває за кордоном, може виконувати свої посадові обов’язки на умовах дистанційної роботи. Обґрунтування як раз можна знайти у самому визначенні дистанційної роботи й підтверджується іншою нормою ст. 602 Кодексу законів про працю.
У разі запровадження дистанційної роботи працівник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому.
При дистанційній роботі працівник навіть може не повідомляти роботодавцю точну адресу, за якою він працює на умовах дистанційної роботи. Адреса може закріплюватися, якщо цього бажають сторони – працівник і роботодавець. Але законодавство допускає, ще раз повторюю, що працівник з дистанційною формою роботи самостійно визначає місце виконання ним своїх посадових обов’язків. І така умова дуже важлива у сьогоднішніх обставинах. Тож роботодавцю при дистанційній роботі неважливо, де працівник виконує свої посадові обов’язки – вдома, на дачі, в батьків або… за кордоном. Головне для роботодавця, як на мене, це вчасно виконаний об’єм завдань.
Окремо зауважу, що дистанційна робота також може передбачати поєднання роботи поза офісом, дистанційно, з роботою в офісі. Такий симбіоз, дійсно, можливий. Проте, на мою думку, враховуючи, м'яко кажучи, неспокійну ситуацію в України, краще розглядати чисто дистанційну роботу без її поєднання із роботою в офісі.
Отже, два ключові питання нашої зустрічі ми розглянули. Ми з’ясували, що дистанційна робота підходить бухгалтерам, кадровикам, працівникам it-сфери й навіть учителям і викладачам, тобто працівникам усіх професій і посад, обов’язки яких можуть виконуватися за допомогою комп’ютера з доступом до інтернету. І головне: ми зрозуміли, що працівник, який перебуває за кордоном, може працювати на умовах дистанційної роботи.
Тепер ми підійшли власне до запровадження дистанційної роботи.
Стаття 602 Кодексу законів про працю передбачає запровадження дистанційної роботи одразу при прийнятті працівника на роботу. В такому разі в заяві про працевлаштування і наказі про прийняття на роботу одразу йде мова про дистанційну роботу. І також саме при оформленні трудових відносин укладається письмовий трудовий договір про дистанційну роботу за формою, затвердженою наказом Мінекономіки № 913-21. Також подається Повідомлення про прийняття на роботу до податкової.
Інший варіант запровадження дистанційної роботи – це установлення дистанційної роботи уже в процесі трудових відносин із працівником, тобто із чинним працівником.
У вас уже є укладені трудові відносини із працівником, але ви змінюєте форму взаємодії із ним – з очної на дистанційну. Якщо ініціатива виходить від працівника, то він пише заяву, роботодавець видає наказ. Якщо ініціює запровадження дистанційної роботи роботодавець, то тут уже йдеться про зміну істотних умов праці, як це приписує ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю. Тому роботодавець має письмово повідомити кожного працівника не пізніше ніж за два місяці про запровадження дистанційної роботи. Якщо працівник згоден – по закінченню двох місяців він починає працювати дистанційно, а якщо не згоден, то по закінченню двох місяців або раніше із власної ініціативи звільняється за п. 6 ст. 36 Кодексу законів про працю. При запровадженні дистанційної роботи для чинного працівника, незалежно від ініціатора дистанційки, із таким працівником має бути переукладений трудовий договір за типовою формою, затвердженою наказом Мінекономіки № 913-21.
Важливим моментом є те, що оговорені варіанти запровадження дистанційної роботи при прийнятті на роботу й у процесі трудових відносин із працівником, передбачають постійну основу. Тобто по суті далі працівник має працювати дистанційно. Повернення на очну форму роботи можливо через додаткові процедури. Плюс у цих двох випадках обов’язково має укладатися письмовий трудовий договір про дистанційну роботу виключно у письмовій формі. Тож вважаєте такі форми установлення дистанційної роботи, одразу при прийнятті на роботу або уже в процесі трудових відносин із працівником, прийнятними, то застосовуйте їх.
Проте у ст. 602 Кодексу законів про працю передбачена спрощена процедура запровадження дистанційної роботи для працівників, з якими уже укладені трудові відносини, при виникненні екстрених обставин. І запроваджується дистанційна робота у такому випадку на період дії таких екстрених обставин.
Норму про спрощену процедуру запровадження дистанційної роботи багато підприємств застосовували під час карантину. Зараз карантин продовжено до 31 травня 2022 року. Тож по суті вказану норму можна застосовувати й через карантин. Проте подивіться уважно на наведену норму – спрощену процедуру запровадження дистанційної роботи можна запровадити й «у разі виникнення загрози збройної агресії».
Зараз у нас не те що загроза збройної агресії, у нас воєнний стан. Тому, на мою думку, зараз ми можемо використовувати норму про спрощену процедуру запровадження дистанційної роботи саме у зв’язку з введенням воєнного стану. Що передбачає спрощена процедура запровадження дистанційної роботи, й у чому власне полягає це спрощення?
Рішення про запровадження дистанційної роботи приймає роботодавець із власної ініціативи й одноосібно. Додаткові погоджувальні процедури з профспілкою або трудовим колективом проводити не потрібно. Дистанційна робота за спрощеною процедурою запроваджується виключно на підставі наказу або розпорядження. Інших додаткових документів не потрібно. Більш того, з працівниками не укладається письмовий трудовий договір про дистанційну роботу за типовою формою, затвердженою наказом Мінекономіки № 913-21. Також при спрощеній процедурі запровадження дистанційної роботи не застосовується процедура зі зміни істотних умов праці, передбачена ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю.
Тобто про запровадження дистанційної роботи за спрощеною процедурою повідомляти працівників про дистанційну роботу не потрібно за два місяці. А це означає, що дистанційну роботу можна ввести у мінімально короткі строки. Проте про строки потрібно подбати. Дивіться, у ст. 602 Кодексу законів про працю вказано: з таким наказом (розпорядженням), мається на увазі про запровадження дистанційної роботи, працівник ознайомлюється протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.
Тобто, видали наказ про запровадження дистанційної роботи й у вас має бути ще два дні для ознайомлення із ним усіх працівників, яких стосується цей наказ. І тільки потім може вводитися дистанційна робота. Як ознайомити працівників із наказом про запровадження дистанційної роботи? В ідеалі отримати від них підпис із реквізитом про ознайомлення на самому наказі або додатку до такого наказу. Проте ми розуміємо, що зробити це в умовах воєнного стану, коли працівник не може дістатися до роботи або взагалі перебуває за кордоном, майже не можливо. А працювати, якщо сторони на це настроєні, необхідно. Що можна порадити?
Згадаймо ч. 3 ст. 29 Кодексу законів про працю: ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами власника або уповноваженого ним органу щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між власником або уповноваженим ним органом і працівником.
Застосовуємо цю норму стосовно нашої ситуації. Роботодавець пересилає працівнику електронною поштою або іншим способом зв’язку наказ про запровадження дистанційної роботи. Працівник своєю чергою тим же засобом комунікації висилає лист про факт ознайомлення з таким наказом і згоду на роботу в умовах дистанційної роботи.
Отже, в умовах воєнного стану допустимо запровадити дистанційну роботу за спрощеною процедурою. Для цього роботодавець видає наказ про запровадження дистанційної роботи та протягом двох днів ознайомлює із ним працівників. Тому запровадження дистанційної роботи за спрощеною процедурою – це оптимальний варіант установлення дистанційної роботи при воєнному стані.
Тепер черга за виданням самого наказу про запровадження дистанційної роботи. Що він має містити?
Починаємо формувати наказ із уже звичних реквізитів, враховуючи їх формування та розташування відповідно до вимог ДСТУ 2020 року. Спочатку вказуєте найменування підприємства повністю й скорочено, далі – код ЄДРПОУ підприємства. Потім зазначається назва документа – це наказ, його дата, місце видання та реєстраційний індекс наказу. Потім уже вказуємо назву документа – про запровадження дистанційної роботи.
Стосовно назви документа зауважу таке: якщо наказ стосується усіх працівників підприємства, то вказуєте загальну назву наказу. Якщо ж наказ стосується одного працівника, то у назві наказу ви можете вказати ім’я і прізвище працівника, для якого запроваджується дистанційна робота.
Далі у наказі необхідно навести преамбулу, де і вказати причину запровадження дистанційної роботи.
На слайді я пропоную вам таке формулювання преамбули: У зв'язку з військовою агресією російської федерації проти України та запровадженням воєнного стану згідно з Указом України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24.02.2022 № 64/2022, затвердженим Законом України 24.02.2022 № 2102-IX, керуючись ст. 602 КЗпП. І потім вказуємо великими літерами НАКАЗУЮ.
Тепер у нас розпочинається текст наказу. У першому пункті необхідно означити працівників, для яких запроваджується дистанційна робота, і строк, протягом якого діятиме режим дистанційної роботи. І тут можливі варіанти:
- Якщо дистанційна робота запроваджується для усіх працівників підприємства, то можна про це вказати у першому пункті наказу загальною фразою з посиланням на додаток до наказу. А у додатку до наказу вказати імена, прізвища й посади працівників, їх структурні підрозділи та способи комунікації – зазначається контактний номер телефону працівника та адреса електронної пошти.
-
Якщо дистанційна робота запроваджується для окремих працівників, то можна в наказі вказати структурний підрозділ та прізвища, імена й посади працівників, для яких установлюється дистанційна робота.
Проте у другому варіанті бажано скласти додаток до наказу, де і прописати способи комунікацій із працівником. Якщо їх два-три працівники, то про це можна вписати в самому наказі, якщо більше – раджу скористатися додатком до наказу.
Ви, мабуть, помітили, що у наведених зразках оговорена конкретна дата запровадження дистанційної роботи, але не вказана конкретна дата закінчення дії режиму дистанційної роботи. У зразках вказано – до закінчення воєнного стану. Поясню причину такого формулювання. Дійсно, зараз воєнний стан запроваджено 24 лютого на строк 30 діб, тобто воєнний стан діє до 25 березня 2022 року. Проте прогнозувати хід подій складно, тому на цей час пропоную дату припинення дії дистанційної роботи поки що залишити відкритою.
Наступним пунктом у наказі необхідно визначити режим роботи працівника. За загальним правилом, установленим ст. 602 Кодексу законів про працю, на працівника з дистанційною формою роботи не поширюються Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Допустимо поширити Правила внутрішнього трудового розпорядку і на працівника-дистанційника, якщо про це окремим пунктом вказано в трудовому договорі. При спрощеній процедурі запровадження дистанційної роботи трудовий договір саме про дистанційну роботу, як ми уже оговорювали, не укладається. На мою думку, зараз вимагати від працівника виконання Правил внутрішнього трудового розпорядку доволі складно. Тому вважаю, що відштовхуватися слід від загальної норми – на працівника з дистанційною формою роботою не поширюються Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Тож пропоную сформулювати пункт про режим робочого часу для працівників-дистанційників наступним чином: прописати п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота і неділя). Тривалість щоденної роботи – 8 годин. Це загальний підхід тривалості робочого часу для 40-годинного робочого тижня. Початок роботи – на розсуд працівника, закінчення роботи – на розсуд працівника. Перерва для відпочинку та харчування – 1 година (в період на розсуд працівника). І також вказати, що працівник може переривати інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем у такий час: з 18:00 по 09:00 наступного дня у робочі дні; з 00:00 по 24:00 у вихідні, святкові/неробочі дні.
Далі третім пунктом я пропоную прописати комунікаційні зв’язки з боку роботодавця – визначити номер телефону, з якого будуть телефонувати працівнику і на який він може також телефонувати, вказати месенджери та програми для спілкування з вказівкою контактів роботодавця.
Наступним пунктом можна прописати про подання працівниками Звітів про виконані роботи. Також можна встановити програміста або айтішника, який допомагатиме працівникам у налагодженні дистанційної роботи – підключенні програм, налагодженні комп’ютера тощо. Контроль за виконанням наказу бере на себе директор підприємства. За текстом наказу розміщується реквізит із підписом директора.
Звертаю вашу увагу, що ми розглянули орієнтовний зразок наказу про запровадження дистанційної роботи. Якщо у вас є інша специфіка або ви хочете внести уточнення – додавайте це у наказі. Бо при екстреному запровадженні дистанційної роботи наказ – це єдиний документ, який регламентує роботу працівників із дистанційною формою роботи.
Отже, підводимо ще один проміжний підсумок: дистанційна робота при воєнному стані може запроваджуватися виключно на підставі наказу. З цим наказом працівники мають бути ознайомлені протягом двох днів із дня його видання, але до запровадження дистанційної роботи. В наказі необхідно визначити працівників, для яких запроваджується дистанційна робота, їхній режим робочого часу, способи комунікацій.
Наступне питання, яке постає при дистанційній роботі: як контролювати працівника, який працює дистанційно, адже роботодавець його не бачить? Перш за все ми розуміємо, що виконані завдання працівником уже свідчитимуть про його успішну роботу. Проте способи комунікації, про які ми говорили при розгляді змісту наказу про запровадження дистанційної роботи, якраз і покликані установити зв'язок між працівником і роботодавцем. Начальник або керівник може в рамках установленого часу для комунікацій телефонувати або писати працівнику й цікавитися ходом його роботи. Можливо, у цих воєнних умовах працівник не зможе відповісти прямо хвилина у хвилину, але ви й самі зрозумієте його готовність або можливості виконувати завдання шляхом спілкування, нехай час від часу й із запізненням.
Ще один спосіб контролю, прямо вписаний у ст. 602 Кодексу законів про працю, передбачає подання працівником, який виконує роботу дистанційно, Звітів про виконану роботу. Щоправда, у ст. 602 Кодексу законів про працю вказано, що умови та строки подання таких Звітів прописують у трудовому договору про дистанційну роботу.
Оскільки у нашому випадку такий трудовий договір не укладається, то строки та порядок подання Звіту про виконану роботу може бути прописаний у наказі про запровадження дистанційної роботи. Формулювання цього пункту ми з вами розглядали при розгляді змісту наказу про запровадження дистанційної роботи. У який строк подаються Звіти про виконану роботу? Тут уже ви вирішуєте самостійно – щодня, щотижня, щомісяця… як вам зручно. Законодавчих обмежень з цього приводу немає. На мою думку, оптимальний строк для подання такого Звіту – це щотижня. Вважаєте зайвим отримання від працівника Звітів про виконану роботу, не прописуєте відповідний пункт у наказі й працюєте без таких Звітів.
Ще одне запитання: як табелювати працівника, який працює дистанційно? І ми відповідаємо – як звичайного працівника.
Дивіться, визначити достовірно тривалість роботи працівника з дистанційною формою роботи важко, адже ви його не бачите. Тому і застосовуємо загальний підхід. Тобто у табелі обліку використання робочого часу відпрацьовані години помічаємо Р і проставляємо вісімки, якщо мова йде про 40-годинний робочий тиждень. А далі також застосовуємо загальноприйняті відмітки.
Ще одне запитання, яке нам надходить: чи потрібно відображати перехід на дистанційну роботу в особовій картці та трудовій книжці? Відповідь – ні, не потрібно.
І в особовій картці, і в трудовій книжці ми відображаємо прийняття/призначення, переведення і звільнення. Дистанційна робота – це виключно форма організації праці, при запровадженні якої посада зберігається. А тому і відповідь – перехід на дистанційну роботу не відображається ані в особовій картці, ані у трудовій книжці.
І останнє запитання, яке ми розглянемо: чи несе роботодавець відповідальність за умови праці працівника-дистанційника? Ні, не несе. У ст. 602 Кодексу законів про працю вказано: У разі запровадження дистанційної роботи працівник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому.
Така норма повністю корелюється із Законом про охорону праці, де вказано, що працівник несе відповідальність за безпечні умови праці, а роботодавець відповідає за належний стан обладнання, якщо таке було передане працівнику для виконання роботи дистанційно.
На цьому ми завершуємо розгляд запровадження дистанційної роботи при воєнному стані. Бережіть себе, бережіть своїх близьких. Мирного усім нам неба! І до нових зустрічей!
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
