Як працювати з е-трудовою

У цьому випуску ми поговоримо стосовно відомостей про трудову діяльність або електронну трудову. Таке поняття в трудовому законодавстві виникло після пакету змін ще у червні 2021 року, і за задумом законотворців електронна трудова поступово має витіснити паперову трудову книжку. Проте сформувати та відповідно використовувати на практиці електронну трудову стало можливим нещодавно, після того, як Пенсійний Фонд налаштував своє програмне забезпечення під формування запитів для отримання електронної трудової. Адже саме на порталі Пенсійного Фонду й акумулюються електронні трудові та можливий доступ до них.

Для яких цілей потрібні відомості про трудову діяльність?

У статті 24 КЗпП вказано, при укладанні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тобто з 10 червня 2021 року особа при працевлаштуванні повинна подати або трудову паперову, або трудову електронну. Тож насамперед електронна трудова знадобиться особі для прийняття на роботу до нового роботодавця. Для роботодавця електронна трудова необхідна для того, щоб дізнатися про трудовий стаж працівника і визначитися як приймати працівника: за основним місцем роботи або сумісництвом.

Що собою представляє електронна трудова? 

Спочатку розміщується офіційна назва електронної трудової «Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб» і попередження, що сформовані відомості є актуальними на момент їх формування. Адже система може оновитися автоматично на підставі звітних даних, і, якщо оновлення такі здійснено, то уже сформована електронна трудова втрачає свою актуальність.

Далі наводяться відомості про саму застраховану особу, а саме: прізвище, ім’я, по батькові, номер облікової картки застрахованої особи, індивідуальний податковий номер та номер паспорта. Як бачите, відомостей про застраховану особу в електронній трудовій навіть більше ніж на титульному аркуші паперової трудової книжки.

А потім починається найцікавіше, власне заради чого і була розроблена електронна трудова. Далі в електронній трудовій розміщена таблиця із записами про трудову діяльність застрахованої особи. Що ми бачимо у таблиці?

• У графі 1 розміщений номер за порядком, як і у звичайній паперовій книжці.
• У графі 2 уже наводиться код ЄДРПОУ підприємства у якому працювала або ще працює застрахована особа. Якщо ж працівник здійснював трудову діяльність у ФОП, то тут буде наведений індивідуальний податковий номер ФОП або паспортні дані такого ФОПа, якщо він через релігійні переконання відмовився від отримання індивідуального податкового номера.
• У графі 3 уже розміщується найменування підприємства або дані ФОП, де працював працівник.
• У графі 4 вказується працівник працював за основним місцем роботи або сумісництвом. І тут же розміщується про що здійснено запис. У наведеному зразку – про прийняття та звільнення .
• У графі 5 вказано дату, коли запис був здійснений.
• У графі 6 представлено вже більш-менш звичний для нас із паперової трудової книжки запис про трудову діяльність. Тут вказується інформація про прийняття працівника на роботу на посаду. Використовуються формулювання «початок роботи», «призначення на посаду», а також може відображатися інформація про звільнення працівника з посади. Тут використовується формулювання «завершення роботи на посаді».
• У графі 7 наводиться назва посади, яку обіймав працівник.
• У графі 8 зазначається підстава для звільнення з посиланням на норму Кодексу законів про працю. Звісно ця графа буде заповнена тоді, коли запис свідчить про звільнення.
• У графах 9, 10 і 11 відображаються відомості про документ, на підставі якого здійснено запис в електронній трудовій. У цих графах вказують вид документу (наказ або розпорядження), його номер і дату.
• В останній графі 12 можна побачити джерело, на підставі якого сформована електронна трудова. Це можуть бути звітні відомості або скан-копія трудової книжки.

Хто може сформувати електронну трудову?

Особисто застрахована особа.

А чи може отримати доступ до електронної трудової роботодавець?

Так, може. Але після того, як особа буде прийнята на роботу за усією процедурою працевлаштування та подання об’єднаного звіту. Тобто роботодавець отримає доступ до електронної трудової вже тоді, коли особа офіційно набуде статусу його працівника, як формально, так і за поданою звітністю.

А чи можна сформувати електронну трудову, якщо паперова книжка ще не відсканована або не оцифрована і відповідно відомості із неї не передані до Пенсійного Фонду?

Так, електронна трудова сформується на підставі звітних відомостей, які потрапляли до Пенсійного Фонду. Тоді у графі 12 електронної трудової, як джерело для її формування, будуть вказані звітні відомості. При цьому роботодавці звітують до Пенсійного Фонду з 1998 року, тож і електронна трудова, сформована на підставі звітних відомостей, відобразить інформацію починаючи з 1998 року. Тому більш інформативною і надійною буде та електронна трудова, яка сформована на підставі відсканованих або оцифрованих паперових трудових книжок, які уже оброблені Пенсійним Фондом, та додатково підтягнеться інформація зі звітних відомостей. З призначенням електронної трудової та її формою визначилися.

Як застрахованій особі сформувати електронну трудову, щоб пред’явити при працевлаштуванні своєму потенційному роботодавцю?

• Для початку треба відкрити сайт Пенсійного Фонду або встановити додаток Пенсійного Фонду на свій мобільний телефон (з Google Play або App Store).
• Тепер вам потрібно увійти до Пенсійного Фонду (сайту або додатку) так щоб система вам ідентифікувала. Якщо у вас є КЕП (кваліфікований електронний підпис), то ви можете увійти за допомогою нього. А якщо КЕП немає, не біда. Увійти до системи Пенсійного Фонду можна за допомогою govID або id.gov.ua чи bankID. Обрали цю функцію, а потім обираєте банк, яким ви користуєтесь (ПриватБанк, Ощадбанк або інші), перелік доволі широкий. І далі проходите звичайну процедуру авторизації, як ви це робите при використанні свого банківського застосунку.

І ось, ви у системі Пенсійного Фонду. Що далі? Наступний шлях різниться залежно від того, зайшли ви під КЕП або GovID, на порталі або у додатку. 

• Далі вам потрібно направити запит до Пенсійного Фонду, обрати тип звернення (це витяг з ЕТК), дати згоду на обробку персональних даних і натиснути «Відправити до Пенсійного Фонду».
• Потім повертаєтеся на головну сторінку, натискаємо «Звернення» та шукаємо у виконаних документ відомості про трудову діяльність з РЗО. Натискаємо на нього та обираємо вкладку «Електронні документи». Там у форматі файлу відобразиться електронна трудова. Файл можна завантажити собі на комп’ютер або телефон.
  
  

Підсумки. Для працевлаштування особа має надати роботодавцю паперову трудову книжку або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб, тобто електронну трудову. Електронну трудову може сформувати застрахована особа на порталі Пенсійного Фонду або за допомогою мобільного додатку Пенсійного Фонду.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».