Як виправити чи скасувати запис про трудову діяльність на порталі ПФУ

Розглянемо яким чином редагувати або скасовувати невірні дані чи записи щодо е-трудової діяльності співробітників. Такий функціонал доступний як в приватній частині Кабінету фізичної або юридичної особи.

***

Перейдемо до Кабінету фізичної особи, де я покажу під своїми даними оцифровані записи про відпустку по догляду за дитиною до досягнення трирічного віку, які були помилковими й необхідно ці записи скасувати. Тож розглянемо з вами алгоритм дій роботодавця або фізичної особи яким чином це все зробити.

Внесення інформації з метою виправлення помилки

Отже, на вебпортал Пенсійного фонду, у приватній частині Кабінету фізичної особи, переходжу до електронної трудової книжки, а саме «Відцифрована ЕТК». І зараз покажу вам запис. Ось, запис від 14.09.2021 року – Догляд за дитиною до досягнення трирічного віку. Є ось наказ, початок відпустки по догляду за дитиною до досягнення трирічного віку. І цей запис, як помилковий, будемо зараз скасовувати. Для цього заходжу у Кабінет юридичної фірми, тому що більше записів стосується яким чином роботодавцю виправити помилку або скасувати невірний запис. Тому якщо нас дивляться фізичні особи, які повинні, мають на меті зробити такі дії, ви робите все аналогічно як я показую, тільки від імені фізичної особи.

Отже, переходимо до розділу «Комунікації з ПФУ». Відомості про трудові відносини робітника. У цьому розділі пройдемо ідентифікацію під реєстраційними даними фізичної особи, по якій будуть внесені відповідні записи. Одразу ж зверну увагу, що такі записи можна зробити двома методами: або за допомогою XML-файлу, або за допомогою додаткового запису. Ми з вами робимо це за допомогою додаткового запису, те що для вас ближче, як я бачу на форумах, на вебінарах. Отже, пишемо порядковий номер трудових відносин. В такому випадку пишу той номер, під яким було внесено відповідний запис. В даній ситуації це «1». Дані підприємства з яким є трудові відносини на сьогодні, тобто реквізити мого роботодавця. Зверніть увагу, що лише обов’язкове до внесення – назва юридичної фірми. В мене вона попередньо підготовлена, для того, щоб лише скопіювати й внести, що і роблю. Далі, дуже важливий момент, тип події, який необхідно вибрати. Звертаю увагу на те, що ми з вами будемо скасовувати запис відпустки по догляду до трьох років, однак тип події обираємо не відпустка по догляду до трьох років. І це дуже важливо друзі! Тому що якщо це зробити, розірвуться трудові відносини, ось цей зв'язок між роботодавцем і потрібно буде чекати подання квартальної звітності для того, щоб цей зв'язок знову ж таки встановити. Тому обережно з цим. Для скасування або редагування помилкових даних лише один тип події використовується, це інформаційне повідомлення з датою події. В такому випадку воно знаходиться з самого низу. Обираємо. Тобто незалежно від того чи ви виправляєте дані, як в моєму випадку у відпустці по догляду до трьох років чи шести років, щодо основного місця роботи, сумісництва, якусь дату виправляєте, невірно вказані дані у записі, невірно вказані реквізити документа. Все це ви робите через тип події «Інформаційне повідомлення з датою події».

Що ми далі робимо? Обираємо атрибут події «Дата». Вказуємо ту дату, яка була відносно невірного запису. В моїй ситуації це 14.09.2021 року. Так і прописую. Текст запису. Якщо ми скасовуємо повністю запис, то пишемо: Запис «…» (в лапках попередній запис скопійований із системи) вважати помилковим та не дійсним. Далі знизу необхідно дати посилання на документ, яким виправляється ця помилка в кадрових документах. Це дуже важливо теж. Тому що без прикріплення відповідного документу і без посилання на нього Пенсійний фонд відмовить в опрацюванні цього вашого звернення та зробить зауваження для того, що необхідно прикріпити додаткові документи, які підтверджують ось цю помилковість або редагують цей запис. Тобто якщо це стосується трудової книжки паперової, відповідно ви скануєте ту частину паперової трудової книжки, яка відповідає за правильність запису і показує, що саме ця помилка була допущена. Якщо в моїй ситуації ця помилка стосується відпустки по догляду, яка була встановлена наказом керівника, то відповідно наказом керівника і скасовується попередньо виданий наказ. Отже, роблю посилання на наказ. Номер документа, знову ж таки, копіюю. І вказую дату документа, коли було виправлено цю помилку (20.10.2022). Натискаю «Зберегти». Це я скасувала лише відпустки початок по догляду за дитиною до досягнення трирічного віку. Далі додаю ще один запис, яким проводжу ті ж самі дії. Тобто вказую назву роботодавця поточного, який вносить відповідні записи. Тип події: «Інформаційне повідомлення з датою події». Атрибут: «Дата». Вже 15.09.2021, тобто другий запис будемо скасовувати. Текст запису: Запис «Закінчення відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку» вважати помилковим та недійсним. Тип документ: «Наказ». Номер документа. І дата документа та, якою виправляється помилка (20.10.2022). Порядковий номер: «1». Тиснемо «Зберегти».

Отже, у нас є два записи про трудову діяльність щодо скасування теж двох записів. І нам залишається додати скан-копії документів. Переходимо до нижнього підрозділу «Трудова книжка або документи про стаж». Ось в цій категорії найчастіше додаються документи. Наказ про скасування. Прикріплюю його. Відсканований документ. Ось ви бачите документ про скасування помилкового наказу такого-то від 27 жовтня. Бачите, я помилилась. Зараз ми виправимо. «Продовжити». Тобто документ ми прикріпили, однак паралельно ми ще можемо зредагувати наші записи. Тобто ви відкрили паперовий документ і бачите, що дата документа відрізняється від тої, яку додали. Одразу роблю виправлення. «Зберегти». І залишається лише натиснути кнопку «Підписати та відправити у ПФУ». І дочекатися опрацювання такого звернення.

Опрацювання звернення співробітниками ПФУ та отримання відповіді

Я ж паралельно такий запит робила. В моєму випадку таке опрацювання відбулося на наступний день. Тобто поточний день відправила, на наступний робочий день співробітники Пенсійного фонду успішно опрацювали це звернення. «Відомості про трудові відносини». Натискаємо «Пошук». І ось цей запис від 27 жовтня звернення. Ви бачите статус «Виконано».

Перевірка внесених змін в електронній трудовій книжці співробітника

І одразу ж фінальним моментом ми перевіримо яким чином це відображається в електронній трудовій книжці самої співробітниці. Тобто зайдемо в приватну частину вебпортал піді мною, як фізичною особою. Для того, щоб перевірити як же буде відображення скасування цих записів. Тобто чи вони зникнуть, чи вони залишаться і паралельно додадуться нові записи.

Одразу звертаю вашу увагу на те, що ми розглянули з вами скасування. Якщо відбувається редагування, то відповідно в полі «Опис події» ви так і пишете, що запис такий-то вважати правильним в такій редакції й в лапках знову зазначаєте інші дані. Або дату виправити на наступну. Тобто описуєте ту помилку, яку ви допустили, для того, щоб співробітники Пенсійного фонду максимально коректно зрозуміли те, що ви хочете виправити, зредагувати у попередньо доданих записах.

Я ж переходжу до приватного кабінету фізичної особи. Знову ж таки будемо переходити до розділу «Електронна трудова книжка» - «Відцифрована ЕТК». Іду донизу й ось ви бачите є відпустка по догляду до трьох років Початок. Далі є інформаційне повідомлення з датою, що такий запис вважати недійсним. Ідентично із закінченням. Ми маємо все від цієї дати, що ці два записи є недійсними. Однак ось ця вся історія відображається. Попередні записи залишилися, додалися нові в історії електронної трудової книжки. І крім того, якщо глянути скан-копію трудової книжки, додався ось цей документ «Наказ про скасування», який був прикріплений. Тобто всю цю історію, яку робить від вашого імені роботодавець, ви можете перевірити у своєму вебпортал Пенсійного фонду, у своїй приватній частині кабінету. Тобто нічого без вашого відома. Ну тобто якісь дії можуть бути проведені, однак ви це все можете перевірити.

Крім того у категорії «Мої звернення», ось ви бачите 27.10 скан-копія трудової книжки, це один запис. І ось тут скасування записів. Тобто всі дії роботодавця паралельно відображаються в даних щодо фізичної особи й ми можете це все з часом теж відстежувати.