ТОП-7 порад для ведення трудової книжки

Перехідний період щодо оформлення трудових відносин при прийнятті на роботу

Нагадаю, що до 10 червня 2026 року в нас триває такий собі перехідний період коли ми так би мовити плавно маємо відмовитися від паперових трудових книжок і поступово перейти на електронні трудові книжки. Якщо пам'ятаєте, електронна трудова книжка – це аналог паперової, але її немає в такому вигляді на сайті Пенсійного фонду України як саме паперова трудова книжка. Це такий збір інформації, відомостей різних, але самої такої електронної трудової книжки, як бланку, її не існує. І з одного боку добре, що у нас такий перехідний період, аж 5 років надано нам на перехідний період, а з іншого боку ось ця така розтягнутість в часі, вона дуже шкодить, бо я розумію, все буде на останній момент відкладено.

Станом на сьогодні, дивимося на чинне законодавство і бачимо, що ще згадка про трудову книжку, а саме про паперову, вона нікуди не ділася. При укладанні трудового договору громадянин зобов'язаний подати зокрема трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність. Тобто якщо трудова книжка є, то при прийнятті на роботу працівник має, тобто шукач, має нам її продемонструвати, подати. І зверніть увагу, що зараз ми таку книжку приймаємо, беремо з неї якісь відомості, які нам потрібні зокрема для заповнення наприклад особової картки, і одразу ж віддаємо працівнику, ми її не зберігаємо в себе навіть один день для того щоб переписати дані, ми її не беремо і в себе не зберігаємо. До того ж при укладанні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. Тобто якщо людина перший раз працевлаштовується – на її бажання. Якщо вона бажає завести паперову трудову книжку, то ще це можна зробити. Не бажає – ми не зобов'язані наполягати на цьому.

Законодавчі норми щодо внесення відомостей про трудову діяльність до трудової книжки

Паперові трудові книжки і досі ведуться за правилами, передбаченими в Інструкції №58. Вона така давненька і давно до неї вносилися зміни, тобто в принципі всі правила нам відомі, нічого такого нового в Інструкції не з'явилося, більше того, навіть такі оновлення правил, які мали бути через те, що у нас вже тепер є і електронна трудова книжка, їх тут ще так немає. І основне, на що звертаємо увагу, це на ст.  48 КЗпП, яка нам говорить коли ж саме вносити записи до трудової: роботодавець на вимогу працівника зобов'язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. І тут хочуть закцентувати вашу увагу, дивіться, роботодавець, перше, на вимогу працівника, тобто якщо людина не просить – ми це не ініціюємо, роботодавець зобов'язаний вносити записи до трудової книжки, що зберігається у працівника. Тобто дивіться, така вимога від працівника може виходити тільки в тому випадку, якщо трудова вже зберігається у працівника. Якщо ж вона ще зберігається у нас, наприклад, ми працевлаштували людину ще до 10 червня 2021 року і вона ще у нас працює, то жодної вимоги нам не треба, ми заповнюємо трудову за правилами, передбаченими в Інструкції 58, за стандартними правилами і жодної вимоги не просимо.

Відомості, про які запис до трудової книжки робиться обов’язково

Розберемо конкретні правила, коли вносимо записи, а коли не вносимо. Окрім стандартного прийняття та звільнення є ще такі ситуації, коли не чітко простежується чи вносити записи чи не вносити до трудової книжки. Щоб не написати зайвого або не забути написати щось дуже важливе, я зробила для вас таку шпаргалку.

Вносимо записи про: перейменування роботодавця; зміну місця роботи з основного на сумісництво і навпаки, але якщо воно оформлено через приймання та звільнення (тільки в цьому випадку будемо вносити записи і вони у нас будуть не про зміну місця роботи з основного на сумісництво, вони у нас будуть саме як про звільнення і прийняття, але зафіксувати це треба); переведення на іншу, увага, постійну роботу (якщо переведення тимчасове, там період коли людина наприклад захворіла або ще щось, так от про тимчасове переведення запис до трудової не вносимо); приведення назви посада або роботи у відповідність до Класифікатора професій (нещодавно була зміна, зміна 12 до Класифікатора професій, так от ті кого вона зачепила якраз і мали внести зміни назв посад до трудової книжки відповідно до нових назв у Класифікаторі); якщо встановлено новий розряд або категорію працівнику (якщо ви наприклад писали бухгалтер там першого розряду і переводимо на вищу якусь посаду, то обов'язково це зазначаємо); ну і вносимо записи про сумісництво за бажанням працівника, причому окремим рядком. Зверніть увагу, запис про сумісництво ніколи не буває двома рядками: «прийнято», «звільнено». Завжди це один рядок і там ми зафіксуємо, що з такого-то по такий-то період працював чи працювала за сумісництвом на такий посаді, ось це і буде запис про сумісництво.

Відомості, які не відображаються в трудовій книжці

Є в той же час записи, які ми не вносимо до трудової книжки. Наприклад, дуже актуально зараз, запис про військову службу, навіть якщо людина у вас працювала, була мобілізована бо пішла служити за контрактом або пішла служити в Тероборону. Так от, період військової служби до трудової книжки ми не вносимо, не буде такого рядка про військову службу, єдине виключення це якщо ви приймаєте на роботу працівника, який вже ось недавно був демобілізований, тобто в нього є період військової служби і перед прийняттям на роботу до вас він хоче щоб був такий запис у його паперові трудові книжці, то в цьому випадку ми можемо внести запис до паперової трудової книжки. Якщо ж це наш діючий працівник, який під час трудових відносин з нами пішов служити і повернувся, то ось про це запис до трудової не вносимо. Не пишемо записи про тимчасове переведення, про встановлення дистанційної роботи, про встановлення неповного робочого часу. Тобто характер праці ми в трудовій не відзначаємо, головне, що у нас продовжують тривати трудові відносини. Ну і ще одна така актуальна річ: не вносимо запис про тривале перебування у неоплачуваній відпустці або про призупинення.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».