Переваги створення електронного документообігу в сфері охорони праці

Сучасний світ швидко рухається до цифровізації, і управління охороною праці не є винятком. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) в системі управління охороною праці стає важливим кроком для будь-якого підприємства.

Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 №839-21) пропонує інноваційні рішення для дерегуляції та цифровізації процесів господарської діяльності.

Важливі аспекти впровадження ЕДО

Цей Порядок є альтернативним варіантом організації електронного документообігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (НПАОП). Роботодавці мають свободу у виборі способу здійснення документообігу – паперовий чи електронний.

Переваги електронного документообігу

1. Зручність і комфорт у використанні:

1. структурованість, швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами;
2. спрощення процесу ведення документації.

2. Економія коштів:

1. зниження витрат на папір, фарбу для принтерів, доставку паперових документів та інших канцтоварів;
2. зменшення витрат на зберігання документів.

3. Економія робочого часу та зусиль працівників:

1. полегшення робочого процесу;
2. заощадження робочого часу, який можна використати на виконання інших завдань.

4. Оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій:

1. ефективне використання робочого часу;
2. покращення комунікацій як всередині підприємства, так і з зовнішніми партнерами;
3. вихід на новий рівень взаємовідносин між замовником та підрядниками.

5. Надійне та тривале зберігання документів:

1. гарантовано захищене зберігання документів від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу.

6. Можливість залучення працівників до дистанційної роботи:

1. робота за межами офісу, особливо в умовах воєнних дій, пандемії, надзвичайного стану;
2. альтернатива офлайн зустрічам;
3. проведення онлайн навчання, інструктажів тощо.

Порядок впровадження

Для успішного впровадження ЕДО, роботодавцям необхідно дотримуватися кількох основних кроків:

1. Оцінка готовності підприємства:

1. визначення поточного стану документообігу;
2. оцінка технічної інфраструктури.

2. Вибір програмного забезпечення:

1. підбір надійних і зручних платформ для ЕДО.

3. Навчання персоналу:

1. проведення тренінгів для працівників щодо використання нової системи.

4. Впровадження системи:

1. поступове інтегрування ЕДО в щоденні процеси підприємства.

5. Моніторинг та оптимізація:

1. постійне стеження за роботою системи;
2. внесення необхідних коректив.

Джерело: Держпраці