Переваги створення електронного документообігу в сфері охорони праці

Перехід на електронний документообіг – це важливий крок до модернізації та оптимізації процесів на підприємстві. Використовуючи нові технології, ви забезпечите більш ефективне управління охороною праці, збережете ресурси та підвищите продуктивність вашого бізнесу

Сучасний світ швидко рухається до цифровізації, і управління охороною праці не є винятком. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) в системі управління охороною праці стає важливим кроком для будь-якого підприємства.


Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 №839-21) пропонує інноваційні рішення для дерегуляції та цифровізації процесів господарської діяльності.


Важливі аспекти впровадження ЕДО


Цей Порядок є альтернативним варіантом організації електронного документообігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (НПАОП). Роботодавці мають свободу у виборі способу здійснення документообігу – паперовий чи електронний.


Переваги електронного документообігу


1. Зручність і комфорт у використанні:


  1. структурованість, швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами;
  2. спрощення процесу ведення документації.


2. Економія коштів:


  1. зниження витрат на папір, фарбу для принтерів, доставку паперових документів та інших канцтоварів;
  2. зменшення витрат на зберігання документів.


3. Економія робочого часу та зусиль працівників:


  1. полегшення робочого процесу;
  2. заощадження робочого часу, який можна використати на виконання інших завдань.


4. Оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій:


  1. ефективне використання робочого часу;
  2. покращення комунікацій як всередині підприємства, так і з зовнішніми партнерами;
  3. вихід на новий рівень взаємовідносин між замовником та підрядниками.


5. Надійне та тривале зберігання документів:


  1. гарантовано захищене зберігання документів від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу.


6. Можливість залучення працівників до дистанційної роботи:


  1. робота за межами офісу, особливо в умовах воєнних дій, пандемії, надзвичайного стану;
  2. альтернатива офлайн зустрічам;
  3. проведення онлайн навчання, інструктажів тощо.


Порядок впровадження


Для успішного впровадження ЕДО, роботодавцям необхідно дотримуватися кількох основних кроків:


1. Оцінка готовності підприємства:


  1. визначення поточного стану документообігу;
  2. оцінка технічної інфраструктури.


2. Вибір програмного забезпечення:


  1. підбір надійних і зручних платформ для ЕДО.


3. Навчання персоналу:


  1. проведення тренінгів для працівників щодо використання нової системи.


4. Впровадження системи:


  1. поступове інтегрування ЕДО в щоденні процеси підприємства.


5. Моніторинг та оптимізація:


  1. постійне стеження за роботою системи;
  2. внесення необхідних коректив.

Джерело: Держпраці