Посадова інструкція ресепшіоніста

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис                   Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція  ресепшіоніста

(код КП 4222)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність ресепшіоніста.

1.2. Посада ресепшіоніста належить до розділу «Технічні службовці» Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК003:2010», код професії – 4222.

1.3. Ресепшіоніст призначається на посаду та звільняється з посади наказом директора компанії.

1.4. Ресепшіоніст безпосередньо підпорядковується начальнику канцелярії.

1.5. У службовій діяльності ресепшіоніст керується нормативно-правовими актами України, що регулюють адміністративну діяльність, трудовим законодавством, локальними актами компанії (статутом, правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором та ін.), цією посадовою інструкцією, організаційно-розпорядчими документами компанії а з відповідних питань.

1.6. За відсутності ресепшіоніста його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.

 

2. Завдання та обов'язки

Ресепшіоніст:

2.1. Приймає телефонні дзвінки та відвідувачів в приймальній офісу компанії.

2.2. З'ясовує потреби дзвонять і відвідувачів.

2.3. Перенаправляє запити належним працівникам компанії.

2.4. Реєструє час, мету звернення, а також дані про прийнятих діях (ініціали особи, до якої був переадресований відвідувач, назва відділу, номер кабінету тощо).

2.5. Дає відповіді на питання відвідувачів в межах своєї компетенції.

2.6. Пояснює відвідувачам маршрут руху всередині компанії..

2.7. Організовує ескорт відвідувача в потрібне підрозділ або до відповідального працівника компанії.

2.8. Повідомляє відповідним підрозділам і працівникам про майбутній візит, про його перенесення або скасування.

2.9. Виконує суміжні функції.

 

3. Права

Ресепшіоніст: має право:

3.1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються його діяльності.

3.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо покращення роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

3.3. В межах своєї компетенції повідомляти керівництву про всі недоліки, виявлені в процесі його діяльності, та вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.4. Вимагати від керівництва сприяння у виконанні ним посадових обов'язків.

3.5. Отримувати інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов'язків.

3.6. Самостійно приймати рішення в межах своєї компетенції.

3.7. Брати участь у нарадах, на яких розглядаються питання, що стосуються його компетенції.

3.8. Підвищувати свою професійну кваліфікацію на курсах удосконалення у встановленому порядку.

 

4. Відповідальність

Ресепшіоніст несе відповідальність за:

4.1. Неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, помилкові дії чи бездіяльність, неприйняття рішень, що сходять у сферу його компетенції, а також за невикористання або неповне використання своїх функціональних прав, що передбачені цією посадовою інструкцією, а також правилами внутрішнього трудового розпорядку, -            в межах, визначених чинним законодавством України про працю та кримінальним законодавством України.

4.2. Правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

4.3. Завдання матеріальної шкоди в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

 

5  Повинен знати

Ресепшіоніст повинен знати:

5.1. Структуру управління компанією..

5.2. Розташування структурних підрозділів і окремих фахівців компанії..

5.3. Основи ділового етикету і протоколу.

5.4. Технічне оснащення офісу.

5.5. Маршрутизацію, прийняту в компанії..

5.6. Інструкції служби безпеки щодо доступу відвідувачів на об'єкти компанії..

5.7. Іноземну мову.

5.8. Стандарти діловодства.

5.9. Технічне оснащення офісу.

5.10. Основні правила користування оргтехнікою.

5.11. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

5.12. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

5.13. Принципи документообігу в компанії та порядок оформлення документів.

5.14. Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю та конфіденційну інформацію  компанії.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

6.1. На посаду ресепшіоніста може бути призначена особа, яка має перший або початковий рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (бакалавр ,молодший бакалавр), стаж роботи на аналогічній посаді - не менш ніж 1 рік.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

7.1. Ресепшіоніст взаємодіє із структурними підрозділами підприємства: приймальнями директора компанії та його заступників, відділом перепусток, відділом кадрів, відділом охорони, виробничими підрозділами.