Посадова інструкція менеджера з адміністративної діяльності

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 2022 р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

менеджера з адміністративної діяльності

(код КП 1475.4)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність менеджера з адміністративної діяльності.

1.2. Менеджер з адміністративної діяльності належить до категорії «Керівники».

1.3. Мета роботи менеджера з адміністративної діяльності — забезпечити умови для безперебійної та ефективної роботи працівників офісу підприємства, підтримувати  сприятливі умови і комфорт в офісі, гармонійний психологічний клімат серед працівників офісу.

 

Менеджер з адміністративної діяльності:

1.4. Призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника підприємства за поданням заступника керівника підприємства.

1.5. Очолює адміністративну службу, безпосередньо підпорядковується заступнику керівника підприємства.

1.6. У роботі керується законодавством України, установчими документами підприємства, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про структурні підрозділи підприємства, положенням про комерційну таємницю підприємства, положенням про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів, а також наказами і розпорядженнями керівника підприємства, нормативними і методичними документами щодо організації діловодства.

1.7. За відсутності менеджера з адміністративної діяльності (хвороба, відпустка, відрядження тощо) його обов’язки виконує інший працівник за поданням заступника керівника підприємства, призначений у порядку, передбаченому законодавством.

 

2. Завдання та обов’язки

2.1. Керує роботою адміністративної служби підприємства та несе відповідальність перед керівництвом підприємства за виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

2.2. Очолює та організовує внутрішнє адміністративне координування та інформаційні зв’язки.

2.3. Формує інформаційно-комунікативну інфраструктуру підприємства, з урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних.

2.4. Розподіляє обов’язки між працівниками адміністративної служби, спрямовує, координує та контролює їх роботу.

2.5. Подає пропозиції керівництву щодо структури адміністративної служби.

2.6. Вживає заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи персоналу.

2.7. Організовує, регулює та контролює інформаційно-аналітичну роботу . Розробляє аналітичні, довідкові та інші матеріали з питань, що стосуються діяльності підприємства в межах компетенції.

2.8. Готує аналітичні довідки, пропозиції, доповіді, звіти на основі аналізу показників розвитку підприємства або його структурних підрозділів.

2.9. Разом із керівниками структурних підрозділів бере участь у перспективному та поточному плануванні відповідно до загальної стратегії розвитку підприємства.

2.10. Моніторить ефективність обраної стратегії, розробляє рекомендації щодо перспектив розвитку підприємства і структурних підрозділів.

2.11. Бере участь у формуванні заходів щодо визначення корпоративної стратегії підприємства і в межах наданих повноважень контролює її виконання.

2.12. Контролює стан організаційно-розпорядчої діяльності на підприємства та у структурних підрозділах.

2.13. Бере участь в організації комплексу заходів щодо забезпечення захисту персоналу.

2.14. Бере участь у формуванні кадрової політики підприємства.

2.15. Разом із керівниками структурних підрозділів бере участь у розробленні посадових інструкцій та правил внутрішнього трудового розпорядку, вживає заходів щодо забезпечення належних умов праці на робочих місцях.

2.16. Забезпечує роботу з ведення діловодства на підприємстві.

2.17. Разом із керівниками структурних підрозділів розробляє та організовує упровадження внутрішніх та зовнішніх стандартів ділових документів.

2.18. У межах компетенції або за дорученням керівника представляє підприємство в інших органах, установах, організаціях, засобах масової інформації, налагоджує зв’язки з керівниками органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, із фізичними особами, а також у взаємовідносинах із зарубіжними партнерами.

2.19. Очолює та організовує підготовку та проведення заходів за участю керівництва підприємства.

 

3. Права

Має право:

3.1. Вносити пропозиції керівнику підприємства щодо підвищення ефективності діяльності офісу.

3.2. Отримувати від структурних підрозділів підприємства необхідну для його роботи інформацію.

3.3. Самостійно вести переговори з діловими партнерами щодо забезпечення діяльності офісу підприємства та його утримання.

3.4. Перерозподіляти завдання та обов’язки між офісно-адміністративними працівниками.

3.5. У межах виділених коштів самостійно визначати пріоритети щодо закупівлі нового офісного обладнання, меблів і матеріалів.

3.6. Готувати проекти наказів керівника підприємства щодо прийняття на роботу, заохочення та звільнення офісно-адміністративних працівників.

3.7. У межах повноважень підписувати та візувати документи.

 

4. Відповідальність

Може бути притягнутий до відповідальності за:

4.1. За неякісне і несвоєчасне виконання посадових завдань і обов’язків.

4.2. За невикористання або неправомірне використання наданих повноважень.

4.3. За недотримання законодавства, інших нормативних актів, стандартів підприємства, вимог наказів керівника підприємства.

4.4. За недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці та протипожежної безпеки.

4.5. Розголошення комерційної таємниці підприємства, персональних даних фізичних осіб, які стали йому відомі у зв’язку з виконанням обов’язків за посадою.

4.6. Завдання матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених законодавством України.

4.7. За нетактовну поведінку з відвідувачами офісу.

4.8. За недостовірну інформацію у підготовлених звітах щодо утримання офісу підприємства.

Оцінює роботу менеджера з адміністративної діяльності заступник керівника підприємства з урахуванням оперативності та якості виконання ним посадових обов’язків.

 

5. Повинен знати

5.1. Законодавчі та нормативно-правові акти.

5.2. Систему й організацію діловодства та ведення архівної справи.

5.3. Систему організації контролю за виконанням документів.

5.4. Систему роботи з персоналом.

5.5. Управлінські технології.

5.6. Перспективи технічного, економічного та соціального розвитку галузі.

5.7. Профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства.

5.8. Ділову українську мову.

5.9. Правила ділового етикету та спілкування.

5.10. Основи адміністративного, стратегічного, проектного та кадрового менеджменту, зв’язків з громадськістю, соціальної психології, педагогіки, соціології, економіки праці, трудового законодавства, законодавства у сфері захисту персональних даних.

5.11. Правила користування інструментальними засобами сучасного офісу (інформаційні технології та оргтехніку).

5.12. Правила і норми охорони праці, протипожежної безпеки та виробничої санітарії.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна вища освіта за напрямом підготовки «Адміністративний менеджмент» (магістр, спеціаліст) без вимог до стажу роботи або повна вища освіта (магістр, спеціаліст) та стаж роботи за фахом — не менше 2 років, післядипломна освіта за напрямом «Адміністративний менеджмент».

 

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Безпосередньо підтримує зв’язок з керівниками всіх виробничих та функціональних підрозділів підприємства, отримує від них необхідну інформацію для забезпечення адміністративної діяльності підприємства.