Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП , а також за формою та порядком відповідно до Постанови № 413.
Обов'язок подання до ДПС Повідомлення про прийняття працівника на роботу в ч. 3 ст. 24 КЗпП, зокрема – працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення про прийняття працівника на роботу, яке надсилається в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОП та особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність, які укладають трудові договори з найманими працівниками.
Інформація, що міститься у Повідомленні про прийняття працівника на роботу, поданому роботодавцем, вноситься до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб.
Повідомлення подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Не потрібно подавати Повідомлення про дату початку дії укладених договорів цивільно-правового характеру з фізичними особами.
Заповнимо Повідомлення про прийняття на роботу трьох працівників за основним місцем роботи та сумісництвом.
За реквізитом «N аркуша повідомлення _______» вказується порядковий номер аркуша у Повідомленні, яке подається.
Також у заголовній частині Повідомлення вказуються дані роботодавця:
для юридичних осіб - код згідно з ЄДРПОУ та найменування;
для фізичних осіб - реєстраційний номер облікової картки платника податків
або серія та номер паспорта та прізвище, ім'я та по батькові.
Потрібно обрати тип Повідомлення – «початкове», оскільки подаємо первинну інформацію про прийняття на роботу.
Тип «скасовуючe» вказують, якщо роботодавець допустив помилки в раніше поданому Повідомленні та необхідно внести зміни до нього.
Повідомлення з типом «скасовуюче» подається також у разі якщо роботодавцем було подано повідомлення про прийняття працівника на роботу, але працівник так і не приступив до роботи.
Далі заповнимо табличну частину Повідомлення.
У графі 3 вказується Порядковий номер запису.
У графі 4 вказується категорія особи, щодо якої подається Повідомлення.
Обираємо категорію 1 для працівника Руденко, який працює за основним місцем роботи, та 2 - для працівників без трудової книжки (Антонюк та Кущ), при цьому як для внутрішнього, так і для зовнішнього сумісника.
У графах 5 та 6 вказується податковий номер та прізвище, ім’я, по батькові кожного працівника.
У графі 7 вказується номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу.
У графі 8 слід вказати дату видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу, а у графі 9 - дату початку роботи.
Зверніть увагу! Ні у КЗпП, ні у Постанові № 413 не вказано, що Повідомлення слід подавати напередодні або за кілька днів до дня початку роботи. Головне – до початку роботи працівника.
Тому подати його можна навіть у день, коли працівник приступає до роботи. Але важливо це зробити до початку роботи.
Наприклад, у даному випадку Кущ Наталія як зовнішній сумісник приступає до роботи 26 квітня з 14 години. Якщо Повідомлення буде подано у першій половині дня 26 квітня, тобто до початку роботи працівника, то вимоги ст. 24 КЗпП України буде виконано і порушення не буде.
У Повідомленні слід вказати дату його подання та кількість заповнених рядків на аркуші.
Повідомлення має підписати керівник підприємства та головний бухгалтер.
Вказуються також їхні дані - реєстраційні номери та прізвище, ім’я, по батькові.
Повідомлення можна подати одним із таких способів:
• засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб, у тому числі через Електронний кабінет платника податків;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, за умови, якщо на дату формування повідомлення у роботодавця трудові договори укладено не більше ніж із п'ятьма найманими працівниками. Тобто у повідомленні заповнюються рядки не більше ніж на п'ять прийнятих осіб, незалежно від кількості уже працюючих на підприємстві найманих працівників.
Можливості подання Повідомлення поштою у Постанові № 413 не передбачено.
Зверніть увагу! Повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства або керівника підприємства (установи чи організації) є відомості, отримані органами ДПС з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань.
Тому повідомлення в разі прийняття на роботу таких осіб не подається.