Паперова та електронна трудова книжка: роз’яснення від ПФУ
Пенсійний фонд надав роз’яснення щодо сучасного ведення паперових та електронних трудових книжок. Пропоную ознайомитися із найбільш актуальними з них.
Перша ситуація – виправлення прізвища на титульній сторінці паперової трудової книжки. За умовами працівниця вийшла заміж ще у 1994 році, змінила прізвище й тільки зараз виявила факт того, що у паперовій трудовій книжці й досі зазначено дівоче прізвище. Як привести прізвище у трудовій книжці у відповідність з актуальними даними, якщо з того часу працівниця уже змінювала місце роботи?
Фахівці Пенсійного фонду пояснюють: якщо у трудовій книжці виявлено неправильне написання прізвища, виправити ці дані може роботодавець, у якого ви працюєте зараз. Колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове. При цьому на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки необхідно обов’язково вказати інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом відповідальної особи та скріплена печаткою (за наявності). Якщо ви наразі не працюєте, для виправлення запису можна звернутися на підприємство, де такий запис було зроблено. Якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
Додам, що описаний алгоритм повністю відповідає чинній Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінʼюсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58.
Друга ситуація. Скан-копії паперової трудової книжки завантажені на портал Пенсійного фонду. Як довго чекати їх опрацювання та де шукати їх статус виконання.
За роз’ясненням Пенсійного фонду, завантаження електронного варіанту трудової книжки до Реєстру застрахованих осіб відбувається після перевірки та опрацювання даних сканованих копій документів Пенсійним фондом. Термін опрацювання складає 30 днів. Але, як правило, опрацювання складає два тижні.
Результат опрацювання документів можна переглянути в розділі «Мої звернення» в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України. Якщо статус опрацювання «відхилено» або «скасовано виконання», то документ не оброблено. Причини скасування можуть бути різними, в тому числі недотримання вимог до сканованих документів, невідповідність прізвища, ім’я, по батькові тощо.
Третя ситуація. Паперову трудову книжку працівника відсканували й скан-копії уже передали до Пенсійного фонду. Проте зараз виявлено, що у паперовій трудовій книжці відсутній запис про переведення. Виправлення внесені до паперової трудової книжки. Чи потрібно у такому разі наново подавати до Пенсійного фонду скан-копії усієї паперової трудової книжки?
Тут слід зважати на Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, яким передбачено, що при повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.
Далі Пенсійний фонд наводить алгоритм дій:
-
авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
-
створити повторне звернення:
-
застраховані особи – у вкладці «Відомості про трудові відносини»,
-
роботодавці — у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»;
-
-
заповнити екранну форму;
-
повторно завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
-
додати скановану копію сторінки із записами, які потребують уточнення;
-
додати скановану копію уточнюючої довідки (за необхідності).
Якщо бажаєте дізнатися й інші уточнення від Пенсійного фонду, раджу вам нову рубрику «Новини» на оновленій Кадровій Платформі № 1.
Надання оплачуваних відпусток «без збереження зарплати»: як трактує норми Мінекономіки
З 24 грудня 2023 року оновлено норми ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) у частині обмежень у наданні відпусток.
Під час дії воєнного стану роботодавець може надати працівникам щорічну основну відпустку за поточний робочий рік тривалістю тільки 24 календарні дні. Тобто, наприклад, якщо працівник має право на 30 календарних днів щорічної основної відпустки, то роботодавець в одноосібному порядку може прийняти рішення й надати такому працівнику щорічну основну відпустку за поточний робочий рік виключно тривалістю 24 календарні дні. Ця норма існувала й до останніх оновлень. Проте з 24 грудня 2023 року до неї додано суттєві зміни. За рішенням роботодавця ось ці як у моєму прикладі 6 календарних днів щорічної основної відпустки можуть бути надані працівнику, але без збереження зарплати.
Інша нова норма у ст. 12 Закону № 2136 дозволяє роботодавцю інші оплачувані відпустки (наприклад, щорічну додаткову відпустку, соцвідпустку на дітей) під час дії воєнного стану надавати без збереження зарплати.
Нові норми не однозначні й викликають запитання стосовно їх реалізації. Проте з’явилися перші роз’яснення Мінекономіки (лист від 28.01.2024 № 4706-05/6893-09) з цього приводу.
Мінекономіки підкреслює, що змінами передбачається право, а не обов’язок роботодавця застосовувати обмеження, викладені у ст. 12 Закону № 2136. Тому працівникам, які мають право на такі оплачувані відпустки, за рішенням роботодавця ці відпустки можуть бути надані у період воєнного стану.
Далі Мінекономіки вказує, що у разі прийняття рішення роботодавцем щодо надання без збереження заробітної плати невикористаної оплачуваної відпустки у роботодавця має бути обґрунтування щодо необхідності надання цих відпусток без збереження заробітної плати та документально підтвердити настання обставин, що спричинили таку необхідність. Зауважу, що сама норма ст. 12 Закону № 2136 не містить умови про обґрунтування рішення роботодавця щодо надання оплачуваних відпусток «без збереження зарплати».
Ще один цікавий висновок Мінекономіки: норми щодо надання оплачуваних відпусток «без збереження зарплати» можуть бути застосовані лише до відпусток, на які працівник набув права після 24 грудня 2023 року – дня набрання чинності відповідними змінами. Наприклад, соцвідпустка на дітей, право на яку виникло за 2024 рік, може бути надана «без збереження зарплати».
Свої коментарі стосовно роз’яснення Мінекономіки надасть Тимур Алієв на безкоштовному вебінарі «Оформлення (не)оплачуваних відпусток по-новому & Альтернативні способи обміну заявами та наказами», який відбудеться 22 лютого.
Зміни у строках зберігання документів: чи стосується кадрової документації
Наказом Міністерства юстиції від 04.01.2024 № 40/5 внесено зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінʼюсту від 12.04.2012 № 578/5. Саме у цьому Переліку визначено строки зберігання документів, у тому числі організаційно-розпорядчих, тобто по суті кадрових.
Одразу відзначу, що зміни стосуються строків зберігання бухгалтерської та фінансової звітності, документів, пов'язаних з предметом податкової перевірки.
Проте кадровикам слід мати на увазі, що строк зберігання договорів про повну матеріальну відповідальність тепер становить у загальному випадку 5 років після звільнення матеріально відповідальної особи, а не 3 роки, як було раніше.
Строки зберігання кадрових документів залишаються без змін. Наприклад, накази з надання щорічної основної відпустки мають зберігатися 5 років, накази про прийняття на роботу, звільнення – 75 років.
Щодо строків зберігання кадрових документів, їх реєстрацію рекомендую до перегляду модулі 2 і 3 нашого нового мегамасштабного курсу «Професія. Кадровик ПРО».
Роботодавець не може примушувати працівника оформлювати неоплачувану відпустку
Держпраці «наголошує на неприпустимості примусу до написання заяв» працівниками про надання відпусток без збереження заробітної плати та розвіяло міф стосовно безкарності такої процедури.
Відразу може виникнути запитання: невже в умовах воєнного стану не передбачена можливість відправити працівника у відпустку за власний рахунок? Як випливає із роз’яснення Держпраці, навіть під час дії воєнного стану ініціатором відпустки без збереження зарплати завжди є працівник.
Як і раніше, трудовим законодавством «передбачено надання двох видів відпусток без збереження заробітної плати: відпусток, що надаються працівникам <…> в обов'язковому порядку, і відпусток, що надаються за погодженням сторін трудового договору (роботодавця і працівника)» акцентує Держпраці.
Тобто, в будь-якому випадку оформлення відпусток без збереження заробітної плати, передбачених статтями 25, 26 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) є правом, а не обов’язком працівника. При цьому надання відпусток, передбачених статтею 25 Закону про відпустки здійснюється роботодавцем в обов’язковому порядку за ініціативою працівника, а надання відпусток, передбачених статтею 26 вищезгаданого закону здійснюється за згодою сторін.
Така ж аналогія спостерігається й у наданні відпусток без збереження зарплати за ч. 3, 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136), відповідно до яких відпустка без збереження зарплати надається роботодавцем виключно на прохання працівника. Різниця полягає лише у тому, що за ч. 3, окрім бажання, працівника передбачена ще згода роботодавця у наданні такої відпустки, а за ч. 4 неоплачувана відпустка має надаватися обов’язково, якщо працівник має на неї право та заявив про це.
Отже, як ми бачимо примусити працівника піти у відпустку без збереження зарплати роботодавець не може при будь-яких обставинах, навіть в умовах воєнного стану. Якщо підприємство не може функціонувати або неможлива робота частини структурних підрозділів, роботодавець повинен не змушувати працівника оформлювати відпустку без збереження зарплати, а організувати робочий процес у способи передбачені законом, наприклад, оформити простій.
Є запитання з приводу оформлення відсутніх працівників? Ставте його в сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь від 15 хвилин.
Дитині виповнилося 15 років: коли втрачається право на соцвідпустку на дітей
До Держпраці поступило питання: «Чи має право на соцвідпустку жінка з двома дітьми, якщо така відпустка надається за календарний рік, у якому дитині виповнилось 15 років?».
Фахівці Держпраці у роз'ясненні відповіли: «Так, має». Розгляньмо детальніше.
Порядок надання соцвідпустки на дітей регулюється ст. 19 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), відповідно до якої «oдному з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, <…> надається щорічно додаткова оплачувана відпустка тривалістю 10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів <…>. За наявності декількох підстав для надання цієї відпустки її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів».
Як бачимо, нормою статті визначено граничний вік дитини, який ще надає право працівнику на соцвідпустку на дітей за рік, в якому дитина досягає 15 віку. А от вже починаючи з року, наступного за роком, у якому дитина досягає граничного віку, працівник втрачає право на отримання соцвідпустки на дітей.
При цьому, зауважу, що надання соцвідпустки на дітей, на відміну від щорічної основної відпустки, прив’язане до календарного року, а не до робочого, що дає право на використання такої відпустки в будь-який час календарного року, незалежно від дати народження дитини – до або після. Це означає, що як тільки настає 1 січня нового року, у працівника з’являється право на соцвідпустку на дітей у повному розмірі.
Держпраці наводить наступний приклад: «… якщо заява про надання соціальної відпустки за поточний рік надана 9 лютого 2024 р., а дитині 15 років виповнилось 17 січня цього ж року, то жінці має бути надано таку відпустку
Крім того, законодавством не передбачено строку давності, після якого працівник втрачає право на соцвідпустку на дітей. Навіть якщо працівниця не скористається соцвідпусткою на дітей в календарному році, коли дитині виповнилося 15 років, всі 10 календарних днів, або 17 к. дн. (якщо мають місце декілька підстав для її надання), соцвідпустки на дітей вона може використати в наступному календарному році, а в разі не використання отримати грошову компенсацію при звільненні в порядку, визначеному ст. 24 Закону про відпустки.
До речі, на Кадровій Платформі №1 є зразки заяви та наказу про надання соцвідпустки на дітей.
Як відпустка без збереження зарплати впливає на відпускний стаж
Держпраці нагадує, що «час перебування у відпустках без збереження заробітної плати не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку».
Хоча до недавнього часу перебування майже у всіх неоплачуваних відпустках надавало право на дні щорічної основної відпустки. Тож, що змінилося?
З 24 грудня 2023 р. набув чинності Закон України від 22.11.2023 № 3494-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» (далі – Закон № 3494), яким були внесені зміни щодо не зарахування певних періодів до відпускного стажу.
Відтепер не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, період відпустки без збереження зарплати через воєнний стан, через сімейні обставини та через загрозу збройної агресії проти України.
Відповідні зміни прописані у ч. 3 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) та ч. 4 ст. 26 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки). Зверніть увагу, що відпустка без збереження зарплати за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, що надається працівникам, які перебувають за кордоном або набули статусу ВПО, як не включалася, так і не включається до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.
Зауважу, що ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, у якій власне і йдеться про відпускний стаж для щорічної основної відпустки, залишилася без змін. Але при визначенні тривалості щорічної відпустки слід враховувати норми ст. 26 Закону про відпустки та ст. 12 Закону № 2136.
Відпускні новації на практиці для кадровика означають наступне. Якщо на робочий рік працівника прийшлася відпустка без збереження зарплати, наприклад, через воєнний стан, то період відпустки до 23 грудня 2023 року, включно, зараховується до відпускного стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, а період з 24 грудня 2023 року – ні. Дата оформлення неоплачуваної відпустки значення немає. Тобто, кількість днів щорічної основної відпустки, на яку працівник буде мати право, в такому випадку, необхідно визначати розрахунковим шляхом.
Натомість інші відпустки без збереження зарплати за ст. 25 Закону про відпустки як зараховувалися до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку, раніше, так зараховуються і зараз. Не зараховуються до відпускного стажу тільки відпустки без збереження зарплати до 6, 16 і 18 років, надання яких передбачено ст. 25 Закону про відпустки.
До речі, 16 лютого відбувся безкоштовний вебінар дводенного кадрового форуму «Усе про (не)оплачувані відпустки, трудові книжки, військовий облік, бронювання: зміни, поради, штрафи», на якому Людмила Смердова розповіла про нові підходи у наданні щорічних та неоплачуваних відпусток. Запис лекції доступний передплатникам Кадрової Платформи №1.