Ви дізнаєтесь:
- Про оновлений функціонал вебпорталу ПФУ
- Як сформувати електронний запит по працівнику
- Як отримати Витяг з е-трудової книжки на вебпорталі ПФУ
Чергове оновлення вебпорталу Пенсійного фонду принесло для нас, я б сказала, історичні зміни, адже вони стосуються усіх роботодавців. На сьогодні витяг з електронної трудової книжки чи довідки про заробітну плату та стаж можна отримати по усіх працівниках, які перебувають з вами в трудових відносинах з моменту подачі повідомлення про прийняття працівника до податкової.
Доступ до ЕТК працівників, за умови подання повідомлення про прийняття на роботу
На вебпорталі Пенсійного фонду, повторюся, відбулися, я б сказала, історичні зміни, адже давно ми стикалися з проблемою, що не можемо замовити витяг з електронної трудової книжки, довідку ОК-7 чи ОК-5 на працівників, які тимчасово були у відпустці без збереження заробітної плати тривалий проміжок часу, у відпустці по догляду за дитиною або найбільша проблема, яка була, що потрібно було чекати поки буде поданий об'єднаний звіт, щоб взаємозв'язок працівник, ПФУ і наш роботодавець встановився. На сьогодні такої проблеми немає, адже нарешті повідомлення про працівника на роботу і стало тим визначним документом, який дозволяє ресурсам Пенсійного фонду встановити взаємозв'язок працівника та роботодавця. Тому уже на наступний день після подачі повідомлення про прийняття працівника на роботу ви можете сміливо замовляти витяг з електронної трудової книжки чи будь-які документи на працівника. Впевнена, що такі зміни зумовлені саме мобілізаційними законопроєктановами, іншими нормативними документами та критичними підприємствами, адже ми йдемо до того, що саме вебпортал Пенсійного фонду стане тією платформою, яка буде визначальною щодо стану працівника, в якому він перебуває, особливо тих, які планують бути заброньовані або які уже заброньовані. Тому перевіряємо на вебпорталі як це все працює.
Формування запиту на отримання інформації по працівнику з ЕТК
Заходжу на вебпортал і йду у розділ «Запит на отримання електронних документів». Візьмемо витяг з електронної трудової книжки, сюди внесемо дані щодо фізичної особи, яка на сьогодні (от на момент, коли я роблю запит) не перебуває в трудових відносинах із даним роботодавцем. І зверніть увагу, система зазначає, що ми не маємо права отримати витяг з ЕТК по даній застрахованій особі. Тисну «Продовжити» і візьму на противагу довідку ОК-7 для прикладу. Натискаю «Відправити до ПФУ». Запит відправлено, однак перевіряємо результат його відповіді у розділі «Звернення», тиснемо пошук і ось ми бачимо, документ «Довідка ОК-7» відхилено, зазначено, що особа не перебуває в трудових відносинах зі страхувальником. Ми подаємо повідомлення про прийняття працівника на роботу і я покажу вам у цьому ж ролику (час цей для вас пройде непомітно), що після подачі такого документа ми можемо такі документи як ОК-7, витяг з ЕТК уже замовляти одразу на наступний день.
Крім того, я вам говорила, що по таких працівниках, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною, наприклад, які призвані на військову службу, раніше ми не могли отримати ні ОК-7, ні витяг з ЕТК по цих працівниках, однак усе змінилося, такий взаємозв'язок (в лапках, як я його називаю), він уже не розривається, це дуже чудово, тому що ми повинні розуміти, можливо нам потрібна довідка про стаж, можливо нам потрібно оцифрувати трудові відносини з цим працівником, дій, які пов'язані з нашими працівниками, які може виконувати страхувальник, є багато, однак ми в силу ось цих обставин не могли їх виконувати. На сьогодні ось по відпустці по догляду до трьох/до шести років уже немає проблеми замовити ці документи.
Я покажу вам як це все працює. Для прикладу я у розділі «Звернення» покажу вам такі довідки ОК-7. Ось для прикладу довідка ОК-7 по працівникові, який перебуває у відпустці по догляду до трьох років і ми зараз побачимо в такій ОК-7, що у 2024 році даних немає, є лише 2023 рік, і ось по червень 2023 року далі працівниця перебуває у відпустці по догляду до трьох років. Однак довідку ОК-7, ви бачите дату її формування 14.06, я змогла замовити без проблем через кабінет страхувальника. Теж покажу вам довідку ОК-7 по працівникові, який мобілізований і рахується на підприємстві паралельно, раніше ми теж не могли по ньому отримати жодного документа. Отже, в кабінеті роботодавця, у розділі «Звернення» відкрию вам довідку ОК-7 по одному з таких працівників. Завантажу такий документ і ось в цьому документі ми побачимо, що в довідці ОК-7 2024 рік повністю порожній і 2023 рік по січень місяць дані наявні про сплату, а далі відсутні, однак працівник перебуває з нами у трудових відносинах. Крім того, це чітко прослідковується у відомостях про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, тобто з витягу про електронну трудову книжку, який ми теж без проблем можемо замовити та отримати. Ось знизу ми будемо бачити, основне місце роботи – водій 20.02.2022 року, людина продовжує працювати, а в лютому 2023 року мобілізований, початок служби, і ось цей період продовжується і до сьогодні. Однак всі документи без проблем ми замовили.
Алгоритм отримання Витягу з ЕТК на вебпорталі ПФУ
Далі я вам покажу як повідомлення про прийняття працівника на роботу позитивно вплинуло на отримання витягу з електронної трудової книжки. Отже, колеги, працівника прийнято, повідомлення про його призначення відправлено до Державної податкової служби, зараз ви на екрані бачите такий документ, де зазначено, що дата наказу 14.06.2024, дата прийняття на роботу 18.06.2024 і дата формування повідомлення 16.06.2024, тобто три різних дати. Однак виникає питання, чи уже 16.06, коли ми відправили повідомлення і воно має квитанцію №2, чи можна одразу на веб порталі отримати витяг з електронної трудової книжки? Не можна, витяг стає доступний лише з дати приймання працівника. Отже, у нас на календарі 18 червня і я заходжу на веб портал Пенсійного фонду, де буду тягнути відповідний документ. У розділі «Запит на отримання електронних документів» обираю «Витяг з ЕТК», вношу реквізити (прізвище, ім'я, по батькові) нашої співробітниці та натискаю надіслати запит. На початку відео ви бачили, що такий запит не можна було відправити, ось уже зараз ми бачимо, система надіслала його до ресурсу Пенсійного фонду України й ми можемо переглянути відповідь або її відсутність. Отже, документ «Відомості про трудові відносини з реєстру застрахованих осіб» сформувався, завантажуємо образ такого документа для того, щоб перевірити, а який же запис сформувався в електронній трудовій книжці й чи взагалі він сформувався. Отже, іду на низ і шукаю запис відповідно від 18.06, і такого запису немає. Є крайні записи, які отримані з об'єднаного звіту, ось повідомлення про прийняття працівника на роботу ніяких записів не формує, тобто в електронній трудовій книжці ми нічого додаткового не побачимо. Однак сам витяг з електронної трудової книжки, ви бачите, ми успішно отримали. Тобто повідомлення нам тільки розв'язує руки в частині того, що веб портал стає більш для нас доступнішим по функціоналу відносно конкретного співробітника, однак функції по оцифруванню трудової діяльності не забирає.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
Згідно з ч. 2 ст. 24 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv) при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати, серед іншого, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з Держреєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (тобто витяг з електронної трудової книжки) – тож роботодавець перед прийняттям працівника на роботу повинен витребувати один з таких документів.
Відносно новоприйнятого працівника Ви самостійно не зможете сформувати витяг з ЕТК, оскільки у Вас немає на це права, допоки ПФУ не отримає інформацію про прийняття нового працівника з Об'єднаної звітності – лише тоді буде встановлено зв'язок між Вашим підприємством та працівником й Ви зможете переглянути дані. До цього часу новий працівник може сформувати витяг самостійно в особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі ПФУ.
