Журнал реєстрації наказів з кадрових питань: чи можна на підприємстві вести один?

Ви дізнаєтесь:

• За яким принципом створюються журнали реєстрації наказів з кадрових питань
• Чи можна використовувати журнал реєстрації наказів протягом кількох років
• Скільки журналів реєстрації наказів має бути на підприємстві

Скільки журналів реєстрації наказів з кадрових питань має бути на підприємстві? Чи допустимо заводити лише один?

 

Мета та порядок реєстрації наказів

Реєстрація наказів, згідно з Правилами № 1000/5, проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в наказах інформації.

Крім цього, реєстраційні дані наказу – це дата, індекс (номер) – важливі під час оформлення (заповнення) інших документів, наприклад, у повідомленні до органів Державної податкової служби, заповненні відповідних граф особової картки № П2, трудової книжки тощо.

Накази з кадрових питань реєструються окремо від інших видів наказів керівника організації відповідно до їх видів та строків зберігання.

Наказ з кадрових питань вважається внесеним до документаційного фонду організації з моменту його реєстрації.

 

Класифікація, види та нумерація наказів

Класифікацію (групи та підгрупи) наказів з кадрових питань, що видають в організації, закріплюють в інструкції з діловодства підприємства.

Залежно від строку зберігання, накази з кадрових питань поділяють на 2 основні види:

• накази тривалого строку зберігання (75 років).

• накази тимчасового строку зберігання (5 років).

Водночас кожен із зазначених видів може поділятися на самостійні підвиди. В основі поділу зазвичай лежить управлінське рішення. На поділ також впливає обсяг, тобто кількість наказів, що видається в організації протягом року, що, своєю чергою, залежить від кількості працівників організації.

Якщо протягом календарного року в організації видається значна кількість наказів з кадрових питань, для зручності ведення довідково-пошукової роботи з ними та формування їх у справи накази можна поділити на підвиди:

• про прийняття на роботу;

• про звільнення з роботи;

• про переведення на іншу посаду (роботу);

• про надання матеріальної допомоги;

• про заохочення;

• про направлення у відрядження;

• про надання щорічних основних і додаткових відпусток тощо.

Нумерація наказів кожного підвиду в такому випадку розпочинається з № 1 з доповненням його відповідним літерним індексом.

 

Види журналів реєстрації наказів з кадрових питань та строки їх зберігання

Для реєстрації кожного підвиду наказів заводять окремі журнали, дотримуючись правила: в одному журналі реєструють накази, що мають однаковий строк зберігання – тривалий чи тимчасовий.

Строки зберігання журналів реєстрації наказів з кадрових питань залежать від строків зберігання самих наказів.

Відповідно до ст. 121-б Переліку № 578/5:

• Якщо наказ віднесено до наказів тривалого строку зберігання (75 років), то журнал, у якому зареєстровано цей наказ, також повинен мати строк зберігання 75 років.

• Якщо наказ віднесено до тимчасового строку зберігання, то він реєструється в журналі, що має такий же строк зберігання – 5 років.

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) включають разом з наказами, зареєстрованими в них, до опису справ з кадрових питань. Журнали реєстрації наказів тимчасового строку зберігання до описів не включають. Вони можуть вестися лише в електронній формі.

Отже, для реєстрації наказів з кадрових питань потрібно вести, як мінімум, 2 різні журнали. Якщо на великому підприємстві накази виділені в окрему групу, наприклад, накази про надання працівникам матеріальної допомоги, що мають тривалий строк зберігання (75 років), то заводять окремий журнал, який так і буде називатися: Журнал реєстрації наказів про надання матеріальної допомоги.

 

Умови використання журналів реєстрації протягом кількох років

Як виняток, у невеликій організації, де видається незначна кількість наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, можна вести журнал реєстрації протягом двох або більше років, якщо є місце для внесення відомостей про реєстрацію за наступний рік. Доцільно повідомити про це архівний відділ районної держадміністрації чи міської ради, або Державний архів області чи міста Києва, залежно від місця реєстрації організації.

При цьому важливо щороку починати реєстрацію наказів з № 1. Якщо продовжуєте вести реєстрацію в старому журналі, то її починайте з нового аркуша цього журналу, зазначивши рік у верхній частині. Наприкінці кожного року доцільно робити підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів та особливості нумерації наказів (якщо були пропущені номери тощо).

Приклад підсумкового запису:

За 2023 рік зареєстровано 81 (вісімдесят один) наказ тривалого строку зберігання з № 01-тр по № 81-тр.
Керівник кадрової служби 02.01.2024	Уважна	Сніжана УВАЖНА

 

Підсумки

На підприємстві має бути мінімум 2 журнали реєстрації наказів з кадрових питань:

• журнал реєстрації наказів тривалого строку зберігання;

• журнал реєстрації наказів тимчасового строку зберігання.

Підприємство може утворювати журнали за напрямками, наприклад, журнал реєстрації наказів з прийняття на роботу, журнал реєстрації наказів про звільнення з роботи тощо. При цьому потрібно дотримуватися правила: в одному журналі реєструють накази, що мають однаковий строк зберігання – тривалий чи тимчасовий.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».