Топ-5 помилок у кадрових наказах

Ви дізнаєтесь:

1. Про загальні правила оформлення кадрових наказів.
2. Про помилки в наказах про прийняття на роботу та надання відпусток.
3. Про помилки в інших кадрових наказах.

Ви знаєте які найпоширеніші помилки при складанні наказів? Пишіть у коментарях.

Помилки в кадрових наказах. Сьогодні ми поговоримо саме про те, які найчастіші помилки допускаються в кадрових наказах. І почнемо з того, як вони мають оформлюватися. Загальні правила оформлення кадрових наказів у нас прописані в правилах №1000/5. Ці правила, які поширюються на всі абсолютно підприємства/установи/організації і визначають правила діловодства. Тобто головне що ми маємо знати, зміст розпорядчого документу. Розпорядчий документ це наказ, складається з заголовка, який починається «Про…» і ми пишемо про що саме (про прийняття на роботу, про звільнення з роботи, про кадрове переміщення, про переведення на іншу посаду). Розпорядчий наказ у нас обов’язково має містити дієслово, дієслово у формі інфінітива, тобто воно наказове (прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, оголосити, надати, ось таким чином). І обов’язково в наказі, в розпорядчому документі повинні бути чіткі формулювання. Ось це основні правила.

Якщо ми приймаємо на роботу, звільняємо з роботи, у нас має бути обов’язково вказана чітка дата (число, місяць, рік). Має бути вказана підстава. Підстава для прийняття на роботу може у нас бути заява, чи може бути трудовий договір у письмовій формі. Звільнення з роботи – заява. Наприклад підвищення кваліфікації – має бути рішення атестаційної комісії, підставою є для видання такого наказу. Тобто ці моменти дуже важливі.

І ще один важливий момент. Обов’язково з наказом з кадрових питань працівників ознайомлюють. Це обов’язкове правило, якого потрібно всім дотримуватися. Це може бути або поле на самому наказі, або це може бути доданий документ типу аркуша ознайомлення.

Далі. От ми поговорили що основне має бути в наказі, як його складати. А далі давайте подивимось, які найпоширеніші помилки, які знаходиться інспектор праці у нас підчас перевірок.

Це неправильно зазначена назва посади (професії). Дуже поширена помилка.

У наказі посадовий оклад приписано згідно зі штатним розписом – відразу готуйте 6000 штрафу, тому що в першу чергу на це звертають увагу. Має бути вказано посадовий оклад, має бути вказана надбавка, доплата, які є постійними.

Не зазначаються умови роботи. Тобто за сумісництвом, дистанційна, надомна, роз'їзний характер, вахтовий метод роботи, це неповний робочий час. Обов’язково має бути вказано.

З деяких пір у нас ще обов’язковою є така особливість, що ми маємо вказувати обов’язково структурний підрозділ. Зараз ці данні будуть заноситися до трудової книжки, до нашої електронної трудової книжки.

От чотири поширених помилки в бачите зараз на слайді. Але це не всі помилки.

Далі. Досить часто ми забуваємо вказати індивідуальний графік роботи. Індивідуальний графік роботи у нас зазвичай зазначається коли? Коли це неповний робочий час, коли це гнучкий режим робочого часу.

Досить часто ми забуваємо зазначити в наказі випробувальний термін, а насправді його встановлюємо. Теж поширена помилка.

Забуваємо працівника ознайомити з наказом про прийняття на роботу. А також, от помилка яка теж інколи допускається, досить часто я б сказала, коли ми забуваємо про те, що на оригіналі наказу про прийняття на роботу взагалі то, згідно з типовим положенням №15, має бути зазначено запис про проведення вступного інструктажу. Цей запис хто робить? Та особа, яка відповідає у вас за охорону праці. Дата має бути, цей запис і її підпис.

Які ще поширені помилки можуть бути у нас саме в наказах? Це помилки, поширені, зустрічаються підчас надання відпусток. Коли ми створюємо наказ про відпустки, ми маємо пам’ятати, що кожна відпустка має назву. Відпустка може бути щорічна основна, щорічна додаткова, відпустка без збереження зарплати, інша відпустка (це може бути і навчальна, творча, будь-яка відпустка). В неї є назва. Тобто не може бути поточна, робоча. Такого поняття немає.

Наступна помилка. У нас в наказі досить часто не зазначається дата. Тобто має бути дата з якої по яку відпустка, кількість днів календарних відпустки. Це обов’язково.

Досить часто ми таки допускаємо, що ми можемо скласти один наказ на відпустку щорічну основну, щорічну додаткову. Такого не може бути. Тому що ці накази мають різний строк зберігання.

Або ж ми таке робимо, що пишемо наказ про надання відпустки, щорічної основної, з виплатою допомоги на оздоровлення. Знову таки, вони не можуть бути разом. Тому що наказ про надання щорічної основної відпустки зберігається 5 років. А наказ про надання допомоги матеріальної до відпустки – 75 років.

І ще зустрічається така помилка, як ми забуваємо працівників ознайомити з наказом про надання відпусток.

Ми розглянули відпустки, але крім наказів про відпустки ми видаємо і інші накази. І досить часто теж допускаємо помилки.

Ну от на наступному слайді подивіться будь-ласка, які помилки часто допускаються в інших наказах.

У разі зміну режиму роботи з ініціативи роботодавця ми досить часто забуваємо, що наказ треба видати за 2 місяці, не пізніше ніж за 2 місяці, до введення такого режиму.

Коли ми переводимо працівника з одного місця роботи на інше, має бути заява працівника, що він згоден на переведення.

Коли ми залучаємо працівника до роботи у вихідний день, не забуваємо що таке залучення має бути погоджено з профспілкою чи представниками трудового колективу.

У разі звільнення працівника у нас досить часто буває таке, що ми неправильно зазначаємо підставу, неправильно зазначаємо норму кодексу законів про працю. І це теж порушення.

І кожне з цих порушень нам може коштувати 6000 грн.

***