Заповнюємо наказ про звільнення та оформлюємо копію

При звільненні працівника незалежно від підстави звільнення обов’язково треба оформити наказ про припинення трудового договору. Типова форма такого наказу (№ П-4) затверджена наказом Держкомстату № 489.

В ньому зазначаємо найменування підприємства, його код ЄДРПОУ, дату складання та номер наказу — реєстраційний індекс.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів складається з порядкового номера в межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється підприємством самостійно. Так, на практиці, для наказів про звільнення застосовують індекс к/тр, оскільки такі накази належать до наказів тривалого зберігання.

Далі наводимо відомості щодо звільненого працівника: дату звільнення (в даному прикладі працівник звільняється 15 липня), його прізвище, ім’я та по батькові, табельний номер, структурний підрозділ та посаду.

У наказі наводиться повне формулювання причини звільнення працівника з посиланням на пункт і статтю кодексу законів про працю. Так, в нашому прикладі працівник звільняється за власним бажанням, згідно зі статтею 38 кодексу.

Нижче зазначаємо підставу звільнення. У разі звільнення за власним бажанням ініціатором є працівник, про що він зазначає у заяві про звільнення. Саме ця заява і буде підставою для оформлення наказу про припинення трудового договору.

Зверніть увагу, стаття 116 кодексу законів про працю зобов’язує роботодавця виплатити звільненому працівнику в день звільнення всіх належних йому сум. До таких виплат відноситься й компенсація за невикористані дні щорічних відпусток, а також додаткових відпусток працівникам які мають дітей.

Але у наказі 489 типова форма наказу про припинення трудового договору не містить таких реквізитів. Щобільше, типова форма (П-4) має рекомендаційний характер, тому можна вказати дні невикористаної відпустки в окремому рядку такого наказу про звільнення або видати окремий наказ про виплату компенсації за невикористані відпустки у довільній формі.

Наказ про звільнення підписує керівник підприємства. З наказом також потрібно ознайомити працівника. Він проставляє свій підпис та дату ознайомлення із наказом про звільнення.

Із 10 червня 2021 року стаття 47 КЗпП вимагає при звільненні працівника обов’язково надавати йому копію наказу про звільнення.

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частин.

При оформленні копії наказу про звільнення слід керуватися правилами, закріпленими у наказі Мін'юст № 1000/5. Так, у верхньому правому куті наказу про звільнення слід проставити відмітку «Копія».

Далі засвідчуємо копію. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій».

Зверніть увагу! Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Оскільки видача копії наказу про звільнення є обов’язковою, працівник на оригіналі наказу робить відмітку про те, що копію наказу про звільнення він отримав.