Як оформити звільнення за прогул у разі відсутності зв’язку з працівником?

Як правильно зафіксувати відсутність працівника на роботі? Чи потрібно отриматити пояснення причин відсутності? Що ще потрібно для оформлення звільнення такого працівника? Як правильно скласти наказ про звільнення за прогул? Відповіді на ці та інші питання у наших відео та статті.

Вітаємо! Сьогодні пропонуємо вашій увазі нову рубрику – мінікурси від Kadroland про актуальні кадрові питання. Сьогодні поговоримо про звільнення за прогул, якщо із працівником немає зв’язку. Діліться у коментарях: що сподобалося, а що ні, адже ми працюємо саме для Вас і прагнемо досконалості.

 

Фіксуємо відсутність працівника

Якщо працівник відсутній на роботу і вам не відомі причини, слід здійснити наступні кроки.

Найперший крок – табелюємо відсутність працівника літерним кодом «НЗ» та складаємо акт про відсутність працівника на роботі.

В акті фіксується кожен день прогулу! У ньому зазначають:

• дату та час;

• прізвища та посади працівників, які можуть підтвердити відсутність.

Доцільно, щоб було не менше 3 підписів. Це буде перший доказ у разі спору.

 

Беремо пояснення від працівника

Оскільки зв’язку з працівником немає, слід направити листа. Використовуйте адресу реєстрації або останню відому адресу проживання. Лист направляйте з описом вкладення та повідомленням про вручення.

У листі:

• вкажіть дати, за які працівник повинен пояснити відсутність;

• встановіть термін на надання відповіді. Це може бути 3–5 робочих днів з моменту отримання листа. Такий строк має бути достатнім та розумним.

Якщо лист не вручено і повернувся – зберігайте конверт, квитанцію та опис вкладення. Це буде підтвердженням вашої спроби контакту з працівником.

Варто зібрати й інші докази.

Додатково можна:

• надіслати листи на всі відомі адреси;
• спробувати зв’язатись через e-mail або месенджери (обов’язково робіть скріншоти спроб зв’язку).

Докази мають бути чіткими, з датами та візуальними підтвердженнями. Зберігайте переписку, поштові документи та акти. Це може знадобитися при перевірці або судовому розгляді.

 

Оформлення звільнення

Якщо у визначений строк відповіді не надійшло, а факт вручення листа підтверджено – видають наказ про звільнення за прогул. Підстава – п. 4 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України. Обов’язково оформлюємо наказ у письмовій формі та вказуємо дату, з якої працівника звільнено.

 

Висновки

Покроковий алгоритм дій при звільненні за прогул, коли немає зв’язку з працівником, виглядає так:

• фіксація відсутності через табель і акт;

• надсилання листа з вимогою надання пояснень;

• збереження доказів спроб зв’язку;

• оформлення наказу при відсутності відповіді або отриманні пояснень, які не вказують на поважні причини відсутності на роботі.