Трудові книжки, оперативні відомості до ПФУ
(модуль 7 із 11)

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник. Алгоритм передачі скан-копій трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України

Нормативні засади для формування ХМL-файлу

Роз’яснення ГУ ПФУ в Миколаївській області від 09.10.2024 «Як сформувати витяг з електронної трудової книжки онлайн?»

Черговість передавання до ПФУ відомостей з паперових трудових

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, запрошую вас на сьомий урок сьомого модулю. Електронна трудова книжка: наповнення та застосування XML-файлу.

Відповідно до Порядку №11-1, у разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб, а точніше в електронній трудовій книжці, відомостей про… (певний перелік інформації)…, такі відомості завантажуються та подаються страхувальником через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду.

Зверніть увагу, що саме звідси, з цієї норми, ми з вами бачимо, що електронна трудова книжка набагато ширша, ніж паперова трудова книжка, оскільки в ній можуть і мають відображатися інформація, відомості про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення та відновлення дії трудового договору, а також відомості про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання.

Ви бачите, що деякі відомості будуть в паперовій трудовій книжці відображатися, а деякі ні. Зокрема, про стажування в трудовій книжці не зазначаємо, про складання присяги не зазначаємо, а в електронній трудовій книжці відомості мають фігурувати.

Ще раз детально в додатку до Порядку №11-1, зокрема в розшифровці відомостей в електронній трудовій книжці, які приховані в так званому атрибуті подій, ми зараз будемо про це говорити, якраз і перелічено всі відомості, які можна завантажити до електронної трудової книжки.

Подивіться, будь ласка, з того, що одразу там упадає в око. До паперової трудової книжки ми не вносимо відомості про дату початку цивільно-правових відносин, правда ж? Дата закінчення цивільно-правових відносин, дата присвоєння або зміна позбавлення рангу, призупинення дії трудового договору. В паперовій цього не буде. В електронну має потрапити така інформація. Ви бачите, що дійсно електронна трудова книжка набагато ширша, ніж паперова трудова книжка.

На попередньому уроці я вам сказала, що в нас є першочергова задача - це синхронізувати паперову трудову книжку і електронну трудову книжку. Тобто перенести всі відомості, які вже є в паперовій, до електронної трудової книжки. І зробити це ми можемо двома способами. Або просто передати сканкопії паперової трудової книжки, або оцифрувати всі записи з паперової трудової книжки, плюс долучити сканкопії такої трудової книжки передати на портал Пенсійного фонду в такий спосіб. Все це ми з вами розібрали на попередньому уроці. Рухаємося далі.

Ми з вами передали всю інформацію, яка вмістилася в паперовій трудовій книжці шляхом сканування або оцифрування. І далі я вам говорила, що наповнення електронної трудової книжки може відбуватися або автоматично, або за допомогою нас з вами, зокрема роботодавців.

Тепер давайте переходити до безпосереднього наповнення електронної трудової книжки. Як вона може наповнюватися автоматично, коли ми до цього безпосередньо не докладаємо жодних зусиль.

Зверніть увагу, електронна трудова книжка може наповнюватися через подання податкового повідомлення про прийняття працівника на роботу. Але, звісно, що через таке повідомлення до електронної трудової книжки потрапить тільки інформація про прийняття працівника на роботу. Але зверніть увагу, що ми таке повідомлення подаємо до податкової в інших цілях. Правда, це ж не спеціально ми наповнюємо електронну трудову книжку. Ні, ми виконуємо інші приписи трудового законодавства, повідомляємо податківців про нашого нового працівника, а ця інформація про нові трудові відносини потрапить автоматично до електронної трудової книжки.

Далі через оперативне подання відомостей до Пенсійного фонду. Тут зауважте, що ми будемо говорити про таке оперативне подання окремо. Подають такі відомості далеко не всі роботодавці. Якщо взяти узагальнено, то тільки ті, хто може бронювати працівників. І в такий спосіб до електронної трудової книжки потрапить також обмежене коло інформації. Не абсолютно та вся інформація, яку ми щойно розбирали, яка наведена в додатку до Порядку №11-1. Але знову ж таки, ми такі відомості подаємо з іншою метою, але вони потраплять до електронної трудової книжки.

Наступний момент, коли наші колеги бухгалтери щомісяця тепер подають об'єднаний зарплатний звіт, податковий розрахунок, як його ще називають. Так от, через подання додатку Д5 певні відомості також будуть потрапляти до електронної трудової книжки. Зокрема, бухгалтери відзвітують про прийняття, звільнення, про початок або завершення відпустки по вагітності та пологах, по догляду за дитиною до трьох років (6 років), про переведення. Це буде їх обов'язок. Вони про це відзвітують, а ця інформація потрапить до електронної трудової книжки.

І зверніть увагу, що деякі відомості не будуть відображатися в паперовій трудовій книжці. Можуть, наприклад, якщо говоримо про прийняття, то це буде і в паперовій, і в електронній через подання податкового розрахунку. Або ж про переведення - можемо внести запис, а може ця інформація до електронної трудової книжки потрапити через подання податкового розрахунку. А от про початок чи завершення декретної відпустки в паперовій трудовій книжці ніколи не буде зазначено, а до електронної трудової книжки ця інформація потрапить. Причому, знову ж таки, ми це робимо не спеціально. Ми займаємося своїми звітними справами. Ну, точніше, не ми, а наші колеги бухгалтери.

Але є варіант, коли саме ми можемо внести відсутні відомості, відсутню інформацію до електронної трудової книжки, безпосередньо внести певний запис. І це можна зробити двома шляхами: за допомогою функціоналу "додати запис" і за допомогою XML-файлу.

Якщо обирати з цих двох способів, то звісно, що простіше і швидше буде саме через функціонал "додати запис". А з XML-файлом трошки треба, знаєте, набити руку, щоб з ним працювати. Зараз покажу, як це працює і чому я так кажу.

Але перш ніж ми перейдемо безпосередньо до функціоналу, хочу ще раз звернути вашу увагу, що стосовно цього наповнення є навіть роз'яснення Пенсійного фонду, датоване минулим роком, де вони покроково прописали всі ці шляхи, джерела наповнення електронної трудової книжки.

І зокрема підтверджують, що дійсно тепер через подання повідомлення до податкової інформація про прийняття працівника на роботу потрапляє до електронної трудової книжки. Тривалий час норма в нас була в постанові №413 про те, що така інформація має потрапити до реєстру застрахованих осіб, але це не було реалізовано на практиці. Вже тепер це працює. Подали податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу - ця інформація потрапить і до електронної трудової книжки.

Далі вони підтверджують, що електронна трудова книжка наповнюється за допомогою податкового розрахунку, за допомогою оперативного подання відомостей про трудові відносини. Це те, про що я говорила, що подають роботодавці, які можуть бронювати працівників.

Ну і зокрема ще раз нагадую, що відомості про трудову діяльність працівника подаються через веб-портал Пенсійного фонду в електронній формі у вигляді XML-файлу. Ну, тут, на жаль, не зазначили ще про функціонал "додати запис", але він також працює.

Ідемо далі. І, як я обіцяла, зокрема поговоримо про ці функціонали "додати запис" і XML-файл.

На сайті, на порталі Пенсійного фонду в розділі "Комунікації з ПФУ" - "Відомості про трудову діяльність" знаходимо таке діалогове віконечко, за допомогою якого ми з вами можемо оцифрувати будь-які відомості, практично будь-які відомості, а перенести їх до електронної трудової книжки.

Що маємо зробити? Натискаємо кнопочку "Додати запис". Нам відкривається така форма для заповнення. Зверніть увагу, коли ми оцифровуємо паперову трудову книжку, ми також кожен запис паперової трудової книжки будемо оцифровувати в такий спосіб за допомогою такого віконечка. Якщо ми оцифровуємо тільки якусь конкретну подію, також буде таке саме віконечко. Тобто різниці абсолютно жодної немає (див. презентацію).

Що тут маємо заповнити? Перше - це порядковий номер місця трудових відносин. Якщо читати розшифровку, що тут пропонує вписати Пенсійний фонд, то виходить так, що маємо зазначити тільки порядковий номер кожного роботодавця. Але в нас в трудовій книжці можуть зазначатися не тільки роботодавці. Це може бути і, наприклад, університет, і центр зайнятості. Відомості про військову службу ми з вами проговорювали, як це може бути інколи вписано.

Так от, в даному випадку, особисто моя думка, що логічно буде пронумерувати всіх страхувальників, з якими протягом трудової діяльності, трудового життя мав відносини працівник і відповідно присвоїти порядковий номер, не порядковий номер запису до трудової книжки, а порядковий номер саме страхувальника або роботодавця.

Але є ще такий дуже зручний лайфхак від Пенсійного фонду. Якщо у вас є певні труднощі з присвоєнням порядкового номеру місця трудових відносин, просто проставляйте одиничку. Абсолютно для всіх роботодавців. Система сама там розбереться далі, що тут робити.

Далі, оскільки конкретний запис будемо вносити зараз ми, то наступні два рядки будуть тотожні. В першому і в другому будемо заповнювати з вами інформацію про наше підприємство, єдиний код з ЄДРПОУ і назву підприємства.

Далі заповнюємо конкретну інформацію про ту подію, яку ми з вами маємо оцифрувати, про яку маємо додати відомості до електронної трудової книжки.

Перше - це тип події. Дуже легко заповнюється, тому що є контекстне меню, з якого ми маємо вибрати ту подію, яку маємо внести до електронної трудової книжки. Обираємо з переліку. Ну, наприклад, це період роботи за основним місцем роботи. Вибрали, система зафіксувала наш вибір.

Далі в атрибуті події, і зверніть увагу, ми з вами вже знайомі з таким словосполученням. Ми розбирали, що за допомогою цього атрибута події можемо довантажити різну інформацію, яка не потрапляє з паперової трудової книжки чи з звітності. Знову ж таки, за допомогою контекстного меню вибираємо, робимо вибір того, що нам треба, про що буде наш запис. Ну, наприклад, про призначення. Ми приймаємо на основне місце роботи працівника. Або ж вибрати іншу якусь подію.

Далі фіксуємо дату, з якої, наприклад, приймаємо працівника на роботу або ж іншу дату конкретної події.

Фіксуємо тип, текст запису. Якщо ми там приймаємо працівника на роботу, то так і фіксуємо, що прийнято на посаду і зазначаємо на яку посаду.

Далі заповнюємо всі віконечка. Також вони відкриваються паралельно і вводимо дані, які маємо ввести. Тип документу. Зверніть увагу, що він продублюється в документі підстави. Наприклад, якщо це наказ, то він автоматично продублюється в документі підстави як наказ. Далі фіксуємо номер такого наказу або номер такого підтвердного документу і відповідну дату.

Далі натискаємо "зберегти". 

Додатково в цьому випадку дозавантажуємо сканкопію наказу відповідного, який підтверджує відповідну подію. Зверніть увагу, зараз ми скануємо не трудову книжку, а підвантажуємо ту інформацію, яка через трудову книжку чи інші джерела до електронної трудової книжки не потрапила. Ми сюди дозавантажуємо цей відповідний наказ або сканкопію відповідного документу.

Тут якраз можуть бути дозавантажені військовий квиток чи військово-обліковий документ, чи свідоцтво про народження дітей, диплом і так далі, і так далі. Ми могли оцифрувати таку інформацію сюди. Дозавантажуємо сканкопію такого документу і відправляємо це на електронну трудову книжку. Інформація туди буде завантажена в такий спосіб.

Всю цю інформацію, абсолютно таку саму, можна додати до електронної трудової книжки за допомогою XML-файлу. Структура і приклад такого файлу наведені в Порядку №11-1. Причому в Порядку №11-1 зазначено тільки те, що на малюночку, на слайді в мене наведено тільки чорним шрифтом (див. презентацію). Те, що червоним - це вже я вам для розуміння написала розшифровку, що саме тут в кожному рядочку треба внести.

І фактично ми тут з вами маємо бути ще трошки програмістами. Маємо розуміти, що в цей код ми повинні вписати необхідну інформацію.

XML-файл завантажується також через "Комунікації з ПФУ" - "Відомості про трудові відносини", але в даному випадку ми завантажуємо наш заповнений XML-файл, дозавантажуємо кнопочкою "додати файл" і вся інформація з такого файлу буде потрапляти до електронної трудової книжки.

Дякую за увагу. Переходьте до наступного уроку. Прекрасний темп.