ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Перехід на електронні трудові книжки передбачаний Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». У ньому, зокрема, йдеться про те що включення Пенсійним фондом України (далі — ПФУ) відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування відбуватимуться упродовж п’яти років з дня набрання згаданим Законом. Утім у процесі оцифрування частина поданих звернень отримує статус «Скасовано виконання». Саме у тому, чому так стається, розбираємося детальніше.

 

Передумови та строки оцифрування трудових книжок

Отже, до 10 червня 2026 року цей перехід має завершитися.

Подати трудові книжки на оцифрування можна двома способами:

• перший – відсканувати паперову трудову книжку і подати на портал ПФУ скан-копію трудової книжки;
• другий – оцифрувати трудову книжку, що є складнішим, але швидшим способом.

Нагадаємо, що у роботодавця немає обов’язку сканувати та оцифровувати трудові книжки працівників, навіть тих, які ще досі зберігаються на підприємстві. Однак він може це зробити. Та й подекуди зацікавлений у цьому.

 

Чому ПФУ іноді скасовує звернення

Пенсійний фонд України називає три основні причини для відмови в оцифруванні:

• технічні помилки у скан-копіях документів;
• порушення правил оформлення трудової книжки;
• неточності у введених персональних даних.

Ці помилки унеможливлюють обробку фахівцями ПФУ скан-копій та внесення даних до системи.

 

Що означає статус «Скасовано виконання»

Після того як користувач подає скан-копії трудової книжки, фахівці Пенсійного фонду обробляють їх.

Статус «Виконано» означає, що документи опрацьовано, а дані внесено до системи.

Бажаєте бути в курсі всіх змін з кадрового та військового обліку, тоді завітайте на наші Безкоштовні вебінари! Провідні експерти kadroland в прямому ефірі розкриють всі хвилюючі та актуальні запитання!

Натомість статус «Скасовано виконання» сигналізує про наявність помилок. У такому разі звернення не обробляється, і заявнику потрібно виправити недоліки та подати документи повторно.

 

Як дізнатися про причину відхилення звернення

Для перевірки стану обробки документів необхідно увійти до особистого кабінету на порталі ПФУ.

Роботодавці можуть це зробити через кабінет страхувальника у розділі «Звернення», де відображаються всі запити щодо працівників.

Якщо ж фізособа самостійно оцифровувала свою трудову книжку, то вона побачить цю інформацію в розділі «Мої звернення».

У разі відхилення звернення, причину буде вказано у полі «Повідомлення». Інші статуси, окрім «Виконано» або «Скасовано виконання», свідчать про те, що звернення ще знаходиться в роботі.

Далі про кілька поширених помилок.

 

Неправильне сканування документів

Багато звернень скасовуються через технічні помилки при скануванні документів. Зокрема, йдеться про ситуації, коли:

• скановані сторінки не належать заявнику;
• копії зроблено не з оригіналу трудової книжки, а з її ксерокопій або інших неофіційних джерел;
• використовувався чорно-білий формат замість кольорового;
• на сканах обрізані важливі реквізити — дати, номери наказів, назви підприємств, підписи або печатки.

 

Невірне оформлення трудової книжки

Часто виявляються і порушення вимог до оформлення самої трудової книжки. Наприклад, серед поширених проблем:

• відсутність скан-копії титульної сторінки;
• немає підпису власника трудової книжки або запису про зміну прізвища, імені чи по батькові;
• відсутність печатки організації або підпису відповідальної особи на сторінках із записами.

 

Некоректні дані у зверненні

Третя поширена проблема – це помилки в електронних даних, які вказує заявник під час заповнення звернення. Навіть незначні неточності у особистих даних, серії документа, датах чи інших реквізитах можуть стати причиною скасування. Це пов’язано з тим, що система автоматично звіряє інформацію, і при розбіжностях з даними у скан-копіях, звернення блокується.

 

Алгоритм перевірки та виправлення помилок в електронній трудовій книжці

Після подання відомостей про трудову діяльність працівників через портал ПФУ роботодавцю необхідно відстежити стан опрацювання поданого звернення щодо оцифрування даних. Для цього потрібно авторизуватись в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду, обрати розділ «Електронна трудова книжка», натиснути кнопку «Дані ЕТК», перейти до вкладки «Відцифрована ЕТК» та перевірити наявні записи. Рекомендуємо звірити відображену інформацію з даними про страховий стаж у профілі користувача, щоб упевнитися в повноті та правильності оцифрованих відомостей.

 

Як діяти у разі виявлення помилок

Якщо виявили некоректний запис щодо працівника (особливо за період після 01.07.2000), потрібно авторизуватись на порталі ПФУ за допомогою КЕП.

Далі слід створити повторне звернення – у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника».

До нового звернення додаємо:

• титульну сторінку трудової книжки;
• сторінку з некоректним записом;
• уточнюючу довідку (за потреби).

Увага! Варто з обережністю сканувати чи оцифровувати трудові книжки працівників, що звільняються. Адже в разі скасування звернення доведеться розшукувати працівника, щоб виправити помилки.

 

Висновки

1. Найбільше відмов трапляється через неякісні скан-копії та порушення в оформленні.
2. Дані зі звернення повинні точно збігатися з інформацією у скан-копіях.
3. Автоматична перевірка не пропускає жодної розбіжності – навіть дрібної.
4. Звернення не виправляється вручну, його потрібно подати заново.
5. Рекомендуємо регулярно перевіряти стан звернення в особистому кабінеті, щоб не пропустити відмову та усунути недоліки.