Сьогодні говоримо про передачу сканів трудової книжки до Пенсійного фонду. З мінікурсу Ви дізнаєтеся про те, які саме трудові книжки потрібно сканувати, як правильно внести виправлення та як подати відомості до ПФУ без помилок.

До якої дати потрібно передати скан-копії трудової книжки до ПФУ

До 10 червня 26 року мають бути передані відомості з паперових трудових книжок до Пенсійного фонду, тобто мова йде про їх сканування або оцифрування. Зверніть увагу, що до дедлайну залишилось менш як рік.

Які трудові книжки слід сканувати та передавати у першу чергу

У постанові Пенсійного фонду визначено, що першочергово мають бути передані відомості з трудових книжок, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років, та працівників, у кого є трудова діяльність за період до першого липня 2000 року.

Тобто якщо у працівника значний трудовий стаж, відомості з його трудової книжки однозначно потрібно передати до Пенсійного фонду. Адже тільки у такий спосіб підтягнеться стаж, про наявність якого визначено виключно у паперовій трудовій книжці.

Які паперові трудові книжки не сканують та не передають до ПФУ

За роз’ясненнями фахівців ПФУ паперові трудові книжки працівників-пенсіонерів за віком не скануються і не оцифровуються, оскільки за такими працівниками уже сформовані пенсійні справи.

Що слід зробити перед передачею відомостей до ПФУ

Перш ніж розпочати передачу відомості з трудової книжки до Пенсійного фонду рекомендуємо провести її аудит на предмет актуальності та точності інформації, яка міститься у ній.

Перебуваєте у постійних пошуках довідкової інформації? Тоді мерщій до розділу Довідники! Бібліотека довідників повсякчас доповнюється, а головне, що інформація, розміщена тут, відповідає всім нормам чинного законодавства!

Вивчайте все. На титульній сторінці особливу увагу зверніть на актуальність та правильність написання прізвища, імʼя та по батькові, дати народження.

Обов’язково вивчіть записи у паперовій трудові книжці. Помилки у заповненні паперової трудової книжки можуть призвести до відмови Пенсійного фонду у прийнятті відомостей з неї. Докладніше у причинах відмови сканкопій паперових трудових книжок ми розповідали тут.

Хто може виправити дані у трудовій книжці та як це зробити

Якщо говорити про виправлення у паперовій трудовій книжці, то існує механізм виправлення:

на титульному аркуші паперової трудової книжки;
безпосередньої у внутрішній частині паперової трудової книжки, тобто записів у паперовій трудовій книжці.

Усі виправлення у паперовій трудовій книжці виконуємо відповідно до Інструкції про ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Під час внесення виправлень до трудової книжки треба врахувати 3 важливі правила:

Правило 1. Не можна робити підчисток або використовувати коригувальні засоби.

Правило 2. Не можна закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

Правило 3. Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення і т.д. повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження роботодавця (п. 2.9 Інструкції № 58).

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, виправлення може внести його правонаступник і засвідчити печаткою (за наявності), а у випадку відсутності правонаступника — держархів (п. 2.8 Інструкції № 58).

Помилки на титульному аркуші

Якщо треба зробити виправлення на титульному аркуші паперової трудової книжки, то керуємося п. 2.13 Інструкції № 58:

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

При цьому зважайте на той факт, що фахівці ПФУ лояльно відносяться до того, що саме поточний роботодавець здійснює виправлення або уточнення на титульній сторінці паперової трудової книжки навіть якщо фактично подія, яка призвела до такого виправлення відбулася при попередньому роботодавцю. Тобто виправлення на титульній сторінці може виконати поточний роботодавець.

Отже, на титульній сторінці зміни вносяться за єдиним алгоритмом:

закреслюємо невірні відомості;
на внутрішньому боці обкладинки паперової трудової книжки робиться посилання на документ, на підставі якого внесено уточнення.

Рекомендуємо виправлення зробити за наступним прикладом:

Виправлення «всередині»

Ситуація із виправлення самих записів інакша. У п. 2.6 Інструкції № 58 визначено:

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

Тобто виправити невірний запис може тільки той роботодавець, який власне і зробив цю помилку. Поточний роботодавець має право виправляти тільки ті записи, які він власно і заносив.

Здебільшого виправлення у записах паперової трудової книжки здійснюються за таким алгоритмом, визначеним у п. 2.10 Інструкції № 58:

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний». Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки. <…> У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

Отже, у такому разі запис недопустимо закреслювати. Усі коригування здійснюємо через утворення нового запису, де вказуємо «Запис за номером таким-то недійсний» й вказуємо коректний запис.

Чи зобов’язаний роботодавець передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ

Після приведення паперової трудової книжки до зразкового стану слід визначитися – хто має передати відомості із неї до Пенсійного фонду.

Тож за нормативкою передати скан-копії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду або оцифрувати паперову трудову може або працівник, або роботодавець (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1).

При цьому працівник може це виконати через кабінет застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду або шляхом очного звернення до територіального органу Пенсійного фонду.

Зверніть увагу, що у роботодавця немає безумовного обов’язку передати відомості з паперової трудової до Пенсійного фонду. Роботодавець, дійсно, може це зробити через кабінет страхувальника, але не зобов’язаний.

Можливий і симбіоз, коли кадровик допомагає працівнику провести аудит паперової трудової книжки, зробити її скан-копії та допомогає завантажити, але через кабінет страхувальника.

У який спосіб передавати відомості з паперової трудової книжки на портал ПФУ

Відомості з паперової трудової книжки передаються до Пенсійного фонду одним із двох способів: шляхом подання сканкопій трудової або оцифрування.

Сканування передбачає виготовлення скан-копій трудової. Вони мають бути в кольоровому форматі, скануються титульна сторінка та усі сторінки, де є записи. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб. Підготовлені скан-копії передають через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду.

При оцифруванні кожен запис вноситься вручну. При цьому до кожного запису додається скан-копія наказу або іншого документу, на підставі якого здійснюється цей запис. Саме через це віддають перевагу скануванню трудової, а не її оцифруванню.

Яка процедура передачі скан-копій на порталі ПФУ

Процедура із передачі скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ наступна.

Потрібно увійти до кабінету страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ за допомогою КЕП.
У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника» або «Відомості про трудові відносини».
Заповнити форму звернення – вписати РНОКПП та ПІБ.
Завантажити скановані файли трудової книжки (натисніть кнопку «Додати файл»).
Підпишіть КЕП та надішліть дані до ПФУ.

Чому оптимально сканування або оцифрування трудової книжки здійснити через кабінет застрахованої особи

Оптимально сканування або оцифрування трудової книжки здійснити через кабінет застрахованої особи. Адже після передачі скан-копій Пенсійний фонд може надіслати зауваження та висловити необхідність виправити записи або надати додаткові документи чи довідки. Роботодавцю відслідковувати по кожному працівнику такі зауваження досить важко, а якщо працівник ще й звільниться, то це породжує додаткові проблеми.

Увага! Паперові трудової книжки подає працівник або роботодавець тільки один раз – через передачу скан-копій паперової трудової книжки або її оцифрування. Тобто кожен новий роботодавець не повинен заново, наприклад, сканувати паперову трудову книжку та передавати її до ПФУ.

Ще раз: це має зробити або один із роботодавців працівника, або сам працівник один раз.

Висновки

Відомості із паперової трудової книжки потрібно передати до Пенсійного фонду до 10 червня 26 року.
В першу чергу передаються відомості працівників зі значним стажем, підтвердження якого є саме у паперовій трудовій книжці.
По працівниках, які є пенсіонерами за віком така передача не здійснюється.
Передати відомості із трудової книжки може або працівник, або роботодавець.
Відомості з паперової трудової книжки передаються шляхом завантаження скан-копій трудової на порталі Пенсійного фонду або шляхом оцифрування на порталі Пенсійного фонду.

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «Паперові та електронні трудові книжки: алгоритми ведення та наповнення»

Золота колекція «Бронювання по-новому, перевірки ТЦК, трудові книжки: поради, кейси та зразки»

Золота колекція «Бронювання, трудові книжки, графік відпусток та штатний розпис: запитання – відповіді + зразки документів»

Ексклюзивний порадник «Військовий облік, бронювання, трудові книжки: правила, зміни та розбір робочих ситуацій»

Мінікурс на тему

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Статті та консультації на тему:

Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника

Як видати трудову книжку працівнику

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Чи потрібно підписувати скан-копії трудової книжки для ПФУ

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року