Які види наказів розрізнюють на підприємстві? Як це впливає на їх реєстрацію та строки зберігання? Сьогодні розберемо не нову, але одну з найважливіших тем для кадровика – роботу з наказами. Це документи, з якими ви стикаєтеся щодня, але досі часто плутаєтеся в нюансах.

Перш за все нагадую, що оформлення та систематизація наказів безпосередньо залежать від встановлених строків їх зберігання. Відповідно маємо три основні групи наказів.

Накази з основної діяльності (ОД)

Перша група це накази з основної діяльності (ОД). Це найважливіші документи, які стосуються глобальних питань роботи підприємства: планування, фінансування, удосконалення структури, створення комісій, затвердження положень та інструкцій. Це стратегічні рішення керівника, які визначають напрямок розвитку організації.

Накази зберігаються постійно в організаціях Національного архівного фонду. Комерційні, допоміжні та типові місцеві організації (школи, лікарні) зазвичай зберігають ці накази у внутрішніх архівах, «До ліквідації підприємства» (графи 3, 4 п. «а» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, далі – Перелік №578/5).

Накази з адміністративно-господарських питань (АГП)

Друга група – накази з адміністративно-господарських питань (АГП). Це ситуативні документи, пов'язані з поточною господарською діяльністю: придбання канцтоварів, меблів, інвентарю, виділення робочих кімнат працівникам, розміщення цехів, проведення інвентаризації, поточні ремонти, заходи з благоустрою, організація охорони підприємства. Це щоденні операційні рішення, які забезпечують функціонування організації.

Термін зберігаються для цієї групи наказів – 5 років незалежно від типу організації.

Індексація наказів

Накази з основної діяльності реєструють окремо від наказів з адміністративно-господарських питань і зберігають в окремих справах. Реєстраційний індекс наказу з основної діяльності визначають відповідно до журналу реєстрації наказів з основної діяльності, а реєстраційний індекс наказів з адміністративно-господарських питань – відповідно до журналу реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань. Під час реєстрації наказам з основної діяльності, як правило, надають цифровий індекс, а наказам з адміністративно-господарських питань – літерно-цифровий індекс.

Наприклад:

цифровий індекс наказу з основної діяльності – № 93;
літерно-цифровий індекс наказу з адміністративно-господарських питань (АГП) – № 123/АГП або 183/аг.

Скарбниця кадрових документів у Вас завжди напохваті. Завантажте необхідний зразок або шаблон у розділі Документи!

Накази з кадрових питань

Далі, третя група наказів – найцікавіша для кадровиків – накази з кадрових питань. Тут є додатковий поділ на два підвиди залежно від строку зберігання. І тут слід бути особливо уважним, адже строк зберігання наказу залежить не лише від його виду, а й від змісту.

Наприклад, наказ про відпустку без збереження заробітної плати слід зберігати 75 років, тоді як наказ про надання щорічної основної відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням – лише 5 років.

Тому, накази з кадрових питань додатково поділяють на два підвиди залежно від строку зберігання – тривалого строку зберігання та тимчасового.

Кадрові накази тривалого строку зберігання (к/тр)

Накази тривалого строку зберігання – це накази про прийняття на роботу, звільнення працівників, переведення на інші посади або в інші підрозділи, присвоєння розрядів, зміну умов праці. Ці документи фіксують основні етапи трудової діяльності людини й можуть знадобитися для підтвердження стажу, кваліфікації, розрахунку пенсії.

Їх зберігаємо 75 років.

Кадрові накази тимчасового строку зберігання (к/тм)

Накази тимчасового строку зберігання – це накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткострокові відрядження в межах України та за кордон, накладення дисциплінарних стягнень.

Ці документи зберігаємо 5 років.

Реєстрація наказів має здійснюватися в межах року у журналах реєстрації наказів, розділених за строками зберігання.

Порядок реєстрації наказів з кадрових питань

З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс, який розробляється підприємством.

Систему таких індексів розробляють відповідно до п. 5 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою, а саме, порядковий номер за відповідним журналом реєстрації похила риска літерний індекс, де літерний індекс: «к» похила риска «тр» – для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання – 75 років; та «к» похила риска «тм» – для наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання – 5 років.