Прийняття на роботу & Звільнення – 2026: процедури і документи, ВОД, повідомлення, трудова книжка, П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Подання працівником документів для працевлаштування

---

Текстове розшифрування відео

Починаємо навчання. Запрошуємо на перший модуль, присвячений прийняттю працівника на роботу.

Які документи вимагати чи не вимагати при працевлаштуванні? Як оформити заяву за ДСТУ 4163:220 і чи потрібна наразі трудова книжка?

Якщо говорити про чинне трудове законодавство, маємо на увазі Кодекс законів про працю, то ним передбачені всього-навсього дві норми, де сказано, які документи працівник, точніше громадянин зобов'язаний подати при працевлаштуванні і які ми не можемо вимагати від громадянина при прийнятті його на роботу. Відповідно до частини другої статті 24 Кодексу законів про працю при укладанні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку або відомості про трудову діяльність. У випадках, передбачених чинним законодавством, також документ про освіту, про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи, передбачені чинним законодавством.

Статтею 25 передбачені ті документи, ті відомості, які ми не можемо вимагати від громадянина при працевлаштуванні. Зокрема, забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено чинним законодавством. Але на практиці цей перелік документів значно ширший.

Пропонуємо розглянути повний комплект документів, які може надавати громадянин, які ми можемо попросити, можемо вимагати в розрізі трьох напрямків. Перше — обов'язкові документи. Другі — документи, які нам допоможуть, які ми можемо попросити від громадянина. Третій — документи, які дійсно ми ніколи не просимо, не вимагаємо, чи вони нам не потрібні.

Перелік обов'язкових документів виглядає приблизно наступним чином: паспорт, інші документи, які посвідчують особу, інформація про місце реєстрації, ідентифікаційний код, трудова книжка або відомості про трудову діяльність, атестат чи диплом про вищу освіту, довідка про попередній медогляд і військово-облікові документи.

Паспорт може надаватися у вигляді книжечки, у вигляді ID-картки і навіть у вигляді електронного паспорта в Дії. Формально можна прийняти по електронному паспорту з Дії. Цей документ також наділено юридичною силою. Але щоб правильно і коректно вести військовий облік, все ж треба попросити від кандидата на посаду надати роздруківку з такого документа, щоб було що додати до особової справи чи до справи, яку ведемо по військовому обліку.

Під час дій воєнного стану паспорт-книжечка залишається чинним, навіть якщо своєчасно до нього не вклеєно фото. Так само ID-картка видається на певний строк під час дій воєнного часу. Навіть якщо вона прострочена, вона залишається чинною. По такому простроченому паспорту ми все рівно можемо прийняти працівника на роботу.

Щодо електронного паспорта, можемо прийняти працівника на роботу по такому документу, але обговоріть з ним такий момент. Щойно з'явиться можливість отримання фізичного паспорту, щойно він отримає фізичний паспорт, щоб він надав ксерокопію такого документу в майбутньому.

Щодо інших документів, що посвідчують особу, зверніть увагу, що є Закон 5492, яким передбачені отакі документи, які посвідчують особу. Там є два переліки: документи, які посвідчують особу і підтверджують громадянство, і документи, які посвідчують особу і підтверджують певний статус. І в першому, і в другому випадку всі ці документи підтверджують особу, а це саме те, що потрібно. Будь-який документ з цих переліків, який підтверджує особу, можна враховувати при прийнятті працівника на роботу. Але зверніть увагу, якщо документа там не передбачено, то по таких документах приймати на роботу не можемо. Зокрема, по свідоцтву про народження не приймаємо на роботу.

Стосовно інформації про місце реєстрації чи проживання, ця інформація, як правило, є в паспорті-книжечці. Якщо працівник надає ID-картку, то там цієї інформації немає. Але вже так стала практика, що ID-картка подається в комплекті з витягом про місце проживання, про місце реєстрації. Як правило, ніхто не заперечує проти надання такого документу. Для того щоб коректно вести облік, маємо попросити уточнити, що потрібен такий документ від громадянина, від кандидата на посаду. Хочу зауважити, що дійсно нормативно, формально цей документ можна віднести до тих документів, які заборонено вимагати. Стаття 25 забороняє вимагати інформацію про місце проживання чи реєстрації. Тим не менш, не можемо коректно вести облік без цієї інформації. Тож домовляємося, пояснюємо. На практиці не було таких випадків, коли відмовлялися надавати такий документ.

Стосовно ідентифікаційного коду, маємо на увазі реєстраційний номер облікової картки платника податку. Якщо згадаємо статтю 24, там такий документ не зазначений. Можна зробити хибний висновок, що це не обов'язковий документ, але він обов'язковий відповідно до податкового кодексу. Щоб могли в майбутньому працівнику виплатити зарплату, нарахувати єдиний соціальний внесок, отримати податки, збори, необхідний його ідентифікаційний код. Тож пояснюємо цей момент кандидату на посаду. З практики цей документ додається в комплекті до паспорта. Якщо надається паспорт-книжечка, то, як правило, ідентифікаційний код надається у вигляді окремої довідки. Якщо ж надається ID-картка від кандидата на посаду, то там вже в ID-картці зазначено цей ідентифікаційний код. Можна не вимагати додатково цю довідку. Вся необхідна інформація вже буде в ID-картці.

Стосовно трудової книжки та відомостей про трудову діяльність, зверніть увагу, що надається один із зазначених документів або трудова книжка в разі наявності, або відомості про трудову діяльність. Не потрібно вимагати обидва ці документи. Працюємо з тим, що надав працівник. Надав трудову книжку, працюємо з нею. Надав відомості про трудову діяльність, не з'ясовуємо, не вимагаємо трудову книжку.

Раніше трудову книжку могли надавати виключно ті кандидати на посаду, які працевлаштовуються як на основне місце роботи. Наразі можуть бути випадки, коли трудова книжка зберігається у працівника на руках і навіть якщо приймаємо його за сумісництвом, він нам все рівно може надати трудову книжку. Наразі це не буде помилкою. Приймаємо від нього такий документ, дивимося на ті записи, які там зазначені, і працюємо з тим документом, який він надав. Тобто навіть від сумісників також можемо отримувати трудову книжку.

Якщо кандидат на посаду надає трудову книжку, то зверніть увагу, що це обов'язково має бути оригінал. Якщо до нього є вкладиш, то це має бути оригінал плюс вкладиш.

Пам'ятаємо, що вкладиш без оригіналу недійсний. Або ж це може бути дублікат трудової книжки, але знову ж таки оригінал дублікату. Ніколи не приймаємо ксерокопії трудової книжки при працевлаштуванні на роботу.

Якщо надано відомості про трудову діяльність, то можемо отримати як роздруківку вже таких відомостей, якщо надав їх кандидат на посаду. Або ж можемо умовитися, що він нам вишле PDF-файл таких відомостей і це також допустимо прийняти в роботу.

Цікавий момент, що трудове законодавство не визначає строку, коли мають бути сформовані такі відомості про трудову діяльність. Тож, в принципі, не можемо вимагати, щоб такі відомості були сформовані в день прийняття на роботу, але це бажаний такий момент. Відомості можуть бути сформовані і раніше, але логічно, що вони мають показати актуальний стан трудової діяльності працівника і приймати такі відомості, яким вже півроку, якось не зовсім логічно, не зовсім правильно.

Щодо підтвердження документів про освіту, зверніть увагу, що можемо вимагати лише документ про освіту, який підтверджує кваліфікаційні вимоги. Відкриваємо посадову інструкцію, відкриваємо професійні стандарти і дивимось, які кваліфікаційні вимоги висуваються до конкретної посади, на яку бажаємо прийняти нового працівника. Якщо там є вимоги про вищу освіту, то від кандидата на посаду маємо вимагати підтвердження саме отримання вищої освіти. Тобто в даному випадку вимагаємо копію диплома і не потрібно брати копію атестата, тому що логічно, що людина отримала вищу освіту за наявності середньої освіти. Якщо ж нам достатньо за кваліфікаційними вимогами підтвердити здобуття загальної середньої освіти чи початкової загальної освіти, то в такому випадку можна вимагати тільки атестат чи свідоцтво. Як правило, це буває для робітничих професій.

Стосовно довідки про попередній медогляд, зауважте, що при прийнятті деяких працівників дійсно маємо отримати підтвердження, що вони пройшли попередній медогляд. Маємо їх направити на такий медогляд і отримати підтвердження, що вони пройшли його і мають допуск до роботи. За результатами попереднього медогляду працівник отримує оформлене комісією медичного закладу направлення з висновком щодо професійної придатності і довідку за формою 025-9/О. Направлення працівник повертає роботодавцю, а довідку надає лікарю первинної медичної допомоги, з яким він уклав декларацію.

Довідка про попередній медогляд потрібна у виключних випадках, тобто це не такий пересічний документ від всіх кандидатів на посаду.

Щодо військово-облікових документів, зауважте, що це пряма вимога статті 24 Кодексу законів про працю надавати такі документи. Їх надають виключно призовники, військовозобов'язані, в тому числі, якщо військовозобов'язаними є жінки, та резервісти. Буде наступний урок конкретно про військово-облікові документи, то там будемо говорити більш детально про це. Але підкреслюю, що це обов'язкові документи для перелічених категорій працівників.

Стосовно корисних документів, обов'язкові розглянули. Тепер переходимо до корисних документів. Можемо їх попросити, але не можемо вимагати. І вони не передбачені як обов'язкові чинним законодавством. А це, зокрема, довідка внутрішньо переміщеної особи, довідки ОК-5 та ОК-7, дозволи, посвідчення, сертифікати, документи, що підтверджують інвалідність і свідоцтво про народження дітей.

Не вимагаємо, але в разі потреби просимо і пояснюємо, для чого нам потрібна ця інформація. Для чого потрібна довідка внутрішньо переміщеної особи? Працівник може нам її не надавати, але надання такої довідки допомагає нам коректно ввести кадровий та військовий облік, допомагає нам не встановлювати випробування такій категорії осіб, причому це тільки за мирного часу. Ми можемо, як роботодавець, отримати компенсацію витрат на оплату праці внутрішньо переміщеної особи, але виключно, якщо в нас є підтвердження, що така особа зареєстрована як внутрішньо переміщена, тобто надає відповідну довідку.

Стосовно довідок ОК-5 та ОК-7, це не обов'язкові документи, але вони нам допоможуть, наприклад, при обрахунку стажу для оплати лікарняних. Пояснюємо цей момент. Якщо працівник відмовляється надати такі документи, це не є підставою відмовити йому у працевлаштуванні.

Стосовно дозволів, посвідчень та сертифікатів, зауважте, що в певних випадках кандидат на посаду має підтвердити кваліфікацію чи категорію. Це може бути водій. Якщо приймаємо водія, то отримаємо від нього посвідчення водія. Якщо це електрик, то може бути посвідчення з певним рівнем допуску. Якщо це держслужба, то, наприклад, це може бути державний сертифікат про рівень володіння державною мовою. Якщо характер роботи чи законодавство вимагає надання додаткових документів, які підтверджують кваліфікацію чи категорію працівника, то просимо їх.

Також зауважте, що можемо просити документи, які дають право на додаткові відпустки чи застосування податкової соціальної пільги. Якщо працівник хоче користуватися пільгою чи збільшеною тривалістю відпусток, то від нього нам необхідні посвідчення багатодітної сім'ї, наприклад, або витяг з рішення суду або свідоцтва про смерть одного з батьків, які підтверджують статус одинокої матері чи батька.

Для підтвердження статусу можемо отримувати посвідчення учасника бойових дій, посвідчення особи з інвалідністю внаслідок війни, чорнобильське посвідчення, тобто все, що підтверджує спеціальний статус, який дає право на певні пільги чи додаткові гарантії.

Також зауважте, що якщо працівник має інвалідність, то він цю інвалідність також має нам підтвердити, тобто надати підтвердні документи. Наразі діє великий перелік документів, які підтверджують інвалідність. Перевіряйте, чи документ є актуальним, чи він є таким, що працівник має надати при працевлаштуванні.

Якщо працівник бажає використовувати податкову соціальну пільгу на дітей або соцвідпустку на дітей, то логічно від нього попросити свідоцтво про народження дітей. Це документ — підстава для надання пільги чи гарантії. Якщо не надає, права на таку відпустку, наприклад, в нього немає.

Ми не вимагаємо від працівника письмову згоду на обробку персональних даних. Вона зараз не потрібна. Не вимагаємо графік роботи за основним місцем роботи від сумісника і не вимагаємо довідку про судимість.

Стосовно графіка роботи за основним місцем роботи, пояснюємо працівнику, якого приймаємо за сумісництвом, що графіки не повинні перетинатися. Ця відповідальність за неперетинання графіків покладається саме на працівника, але жодних документів, які підтверджують графік роботи, ми від нього не вимагаємо. Обговорюємо умови праці і вважаємо, що проговорили, що він працює в такий час у нас, значить, він вже прийняв рішення, що він може в такий час за таким графіком у нас працювати. І це буде в рамках трудового законодавства.

Стосовно довідки про несудимість, заборонено її навіть вимагати статтею 25 Кодексу законів про працю. Але знову ж таки, якщо приймаємо, наприклад, на держслужбу чи певні посади, які зобов'язують нас мати підтвердження про несудимість від кандидата на посаду, то там такий документ дозволено отримувати.

Ще один документ, який подається працівником в комплекті до документів — це заява. Дуже поширене питання, чи завжди заява обов'язкова, чи завжди вона потрібна. Зверніть увагу, якщо трудовий договір укладається в усній формі, тобто немає окремого документу з назвою трудовий договір, то в даному випадку роль трудового договору буде виконувати комплект заява від працівника плюс наказ від керівника. І в даному випадку заява буде обов'язковою. Якщо укладаємо письмовий трудовий договір, то, в принципі, заява не обов'язкова, тому що умови працевлаштування будуть прописані, оговорені в трудовому договорі. Працівник підписує цей договір, вважається, що він ознайомлений з умовами праці, і тоді переходимо до наказу. Тут заяви може і не бути, але якщо оформлюєте повний комплект, трудовий договір, заява та наказ, нічого не порушуєте. Так теж може бути.

Стосовно заяви, зверніть увагу, що в ній мають бути зазначені обов'язкові документи, передбачені ДСТУ 4163:2020. Зокрема, перевіряйте, щоб в заяві було зазначено повну назву підприємства, щоб було зазначено прізвище, ім'я, по батькові працівника, точніше кандидата на посаду. Було зазначено дату написання заяви і проставлено особистий підпис.

Заява може бути повністю написана від руки, може бути повністю надрукована, але в даному випадку підпис і дату раджу проставити особисто. Підпис однозначно проставляється особисто, раджу ще й дату проставляти особисто. Або ж можемо використовувати шаблон, коли загальні фрази передбачаємо вже в тексті заяви і працівник, точніше кандидат на посаду, просто вносить свої персональні дані до такої заяви.

В заяві про прийняття на роботу зазначаються відомості про фізичну особу. Це ще не наш працівник, тому він пише заяву як від імені громадянина і тому зазначає повністю свої анкетні дані, паспортні дані, номер ідентифікаційного коду, місце прописки і так далі.

Бажана посада чи професійна назва роботи обов'язково має прозвучати в заяві, якщо вона пишеться. Основне місце роботи чи сумісництво? Якщо говорити по закону, то вимагається тільки зазначити, що прошу прийняти мене на основне місце роботи. Про сумісництво начебто можна не зазначати. Якщо не зазначено, що це основне місце роботи, то приймаємо за сумісництвом. Я особисто проти такого підходу і раджу навіть в разі прийняття за сумісництвом, щоб це теж було озвучено в заяві про прийняття працівника на роботу. Прошу прийняти мене за сумісництвом.

Дата початку трудових відносин, вид зайнятості — повна чи неповна. Якщо не повна зайнятість, то тут доцільно уточнити бажаний графік роботи. При повній зайнятості це уточнювати не обов'язково, тому що розуміємо, що працівник буде підпорядковуватися загальним правилам, загальному графіку роботи. Якщо працівник бажає працювати дистанційно, це також зазначається в заяві, проставляється дата написання заяви і особистий підпис фізичної особи.

Ось такий комплект документів може бути оформлений при прийнятті працівника на роботу. Користуйтеся. Розібрали його повністю, масштабно. Запрошуємо до наступного уроку. Будемо говорити про військово-облікові документи.