Військовий облік від А до Я: все, що треба знати наприкінці 2025 – початку 2026

1. Кому (не) потрібно вести військовий облік
2. В який момент починати вести військовий облік
3. З чого почати ведення військового обліку
4. Кого призначити відповідальною особою
5. Що потрібно зробити після призначення відповідальної особи
6. Підвищення кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку
7. Як вести військовий облік
8. Скільки списків складати
9. Як заповнювати списки персонального військового обліку
10. Що потрібно знати про військово-облікові документи
11. Де отримати роздруківку «Резерв ID»
12. Як роботодавцю дізнатися про невідповідність даних паперового ВОД даним Реєстру «Оберіг»
13. Звіряння списків з ТЦК
14. Повідомлення про прийняття, звільнення, зміну облікових даних
15. Перевірки військового обліку
16. Документи з військового обліку, які потрібні станом на кінець 2025 року/початок 2026 року
17. Відповідальність за неналежне ведення військового обліку

Кому (не) потрібно вести військовий облік

Персональний військовий облік за місцем роботи (навчання) повинні вести усі юридичні особи.

І державні органи (установи), і органи місцевого самоврядування, і комунальні підприємства, і підприємства, установи, організації приватної форми власності – усі повинні вести військовий облік своїх працівників (учнів, студентів).

Фізичні особи – підприємці, що мають найманих працівників, не ведуть військовий облік.

В який момент починати вести військовий облік

Більшість підприємств почали вести військовий облік своїх працівників після 2023 року, коли з’явилася постанова КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – постанова № 1487), якою було затверджено Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (далі – Порядок №1487).

До цього діяла постанова КМУ від 07.12.2016 № 921, якою було затверджено Порядок організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних. Військовий облік тоді вівся не у списках, як зараз, а у картці П-2.

Аналізувати недіючу постанову вже не будемо і турбуватися про неведення військового обліку до 2023 року також не будемо з огляду на те, що строки притягнення до відповідальності вже спливли.

Отже, з 5 січня 2023 року діє постанова №1487. Якщо на цей момент на підприємстві були призовники, військовозобов’язані чи резервісти, потрібно було сформувати списки персонального військового обліку і внести до них дані усіх таких працівників.

Увага! Йдеться саме про штатних працівників. Щодо осіб, які надають послуги чи виконують роботи за цивільно-правовим договором, військовий облік не ведемо.

Нас часто запитують, чи потрібно вести військовий облік і робити списки, якщо є лише директор, а інших осіб чоловіччої статі немає?

Відповідь очевидна – якщо директор є призовником, військовозобов’язаним чи резервістом, військовий облік потрібно вести, списки та інші документи потрібно готувати. Крім того, щодо військовозобов'язаних жінок також ведемо військовий облік.

Отже, в той момент, коли на підприємстві з’являється хоч один призовник, військовозобов’язаний чи резервіст, слід виконувати вимоги постанови №1487.

З чого почати ведення військового обліку

Починати ведення військового обліку слід з призначення особи (осіб), які виконуватимуть обов’язки, передбачені Порядком №1487.

Відповідно до п. 8 Порядку №1487 організація військового обліку в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях покладається на відповідних керівників.

А безпосередні обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, відповідальну за ведення військового обліку.

Отже, завдання керівника – організувати належне ведення військового обліку, а для цього насамперед слід призначити особу, відповідальну за ведення військового обліку.

Кого призначити відповідальною особою

Відповідальною особою, як правило, є кадровик, а якщо кадровиків на підприємстві немає, це повинна бути інша особа, яка веде облік працівників.

У п. 8 Порядку №1487 визначено наступне:

Обов’язки з ведення військового обліку… покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом…

У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників….

Призначення відповідальної особи оформлюється відповідним наказом.

Важливо, що додаткові обов’язки можна покласти на працівника можна лише за його згоди. Отже, насамперед отримуємо згоду відповідного працівника і видаємо наказ про покладення обов’язків із ведення військового обліку.

Чи може бути відповідальною особою хтось, хто не є працівником підприємства?

Ні, особою, відповідальною за ведення військового обліку може бути лише штатний працівник підприємства. При цьому, це може бути особа, що працює за сумісництвом. Це питання ми розглядали в нашій консультації.

Що робити, якщо ніхто з працівників не погоджується взяти на себе обов’язки особи, відповідальної за ведення військового обліку, і чи може директор виконувати ці обов’язки? Відповіді на ці важливі питання ви можете побачити в нашій статті.

За виконання обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу, а для державних службовців – в межах економії фонду оплати праці.

Коли не потрібна доплата і коли слід ввести окрему посаду Інспектора з військового обліку ми детально розповідали у нашій статті, в якій також пропонуються зразки необхідних документів.

Що потрібно зробити після призначення відповідальної особи

Протягом 7 днів з моменту видання наказу про покладення обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку, слід направити до ТЦК повідомлення за додатком 1 до Порядку №1487.

До речі, таке саме повідомлення в обов’язковому порядку направляється до ТЦК при призначенні чи звільненні керівника підприємства.

Крім повідомлення до ТЦК, слід також визначити коло обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку. Ці обов’язки бажано зафіксувати в посадовій інструкції.

Якщо у вас немає окремої посади інспектора з військового обліку й обов’язки покладаються на іншого працівника, додаткові обов’язки з ведення військового обліку слід додати до посадової інструкції по основній посаді працівника.

Підвищення кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку

Усі державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації зобов’язані щороку до 1 жовтня визначати потребу в підвищенні кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку.

Ця вимога закріплена у п. 12 Порядку №1487, де також зазначено, що підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, здійснюється не рідше 1 разу на 5 років.

Тобто, підвищувати кваліфікацію потрібно 1 раз на 5 років, але визначати потребу у підвищенні кваліфікації потрібно кожного року до 1 жовтня.

З огляду на вказану норму, підприємства повинні щороку видавати відповідний наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації. У наказі слід зафіксувати потребу та передбачити порядок її виконання. Детально про видання такого наказу читайте тут.

Відповідальність за організацію цього процесу покладається на керівника підприємства.

Щодо навчання, то проводиться воно за програмою, затвердженою Генштабом.

Якщо ви шукатимете, де пройти таке навчання, пропонуємо курс від Державного Університету «Київський авіаційний інститут». Вже сьогодні ви можете стати студентом цього курсу і через певний час отримати іменний сертифікат державного зразка, який дасть можливість 5 років вести військовий облік.

Чи накладаються штрафи за відсутність документа щодо підвищення кваліфікації, нам детально роз’яснив полковник Генштабу, один з розробників Порядку №1487. Про судову практику розгляду подібніх спорів можна почитати тут.

Як вести військовий облік

Військовий облік ведемо у списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487). Кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів зазначається у Відомості оперативного обліку (додаток 12 до Порядку № 1487).

Списки та Відомість ведуть в електронних та/або паперових формах (п. 39 Порядку № 1487). Як правило, набагато зручніше саме електронна форма ведення цих документів.

Раз на рік Списки та Відомість потрібно роздрукувати. Зробити це треба до 25 січня. При цьому, інформація у списках повинна бути станом на 1 січня (п. 40 Порядку № 1487). Тобто, у роздрукованому списку буде інформація щодо призовників, військовозобов'язаних та резервістів, які працюють станом на 1 січня року.

Про те, як підписати, зареєструвати та чи подавати списки до ТЦК ми писали тут.

Списки зберігайте у справі разом з Відомістю і копіями (роздруківками) ВОД.

Скільки списків складати

Списки необхідно складати окремо за такими групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

Дані усіх військовозобов’язаних жінок, незалежно від військового звання, вносяться до третьої групи списків.

У списку 4 групи обліковуються призовники. Протягом 30 днів з дня досягнення призовником 25 років ТЦК повинен зняти таку особу з військового обліку призовників і поставити на військовий облік військовозобов’язаних з одночасним присвоєнням військового звання «солдат (матрос) запасу» та зазначенням другої категорії запасу. При цьому, такій особі не потрібно звертатися до ТЦК та проходити ВЛК, достатньо завантажити (оновити) електронний військово-обліковий документ (так званий «Резерв ID») і його роздруківку надати роботодавцю.

Відповідальним особам слід потурбуватися, щоб у списку призовників не було осіб, які за віком вже не можуть бути призовниками.

Як заповнювати списки персонального військового обліку

У додатку 5 до Порядку № 1487 наведено не лише форму списків, а й перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списку кожної групи. За допомогою цього переліку можна безпомилково заповнити графи списків. Ще більше пояснень щодо заповнення граф списків можна побачити в нашому Довіднику.

У п. 1 примітки до додатка 5 до Порядку № 1487 зазначено, що графи заповнюються згідно з паспортом громадянина України та військово-обліковим документом, який призовник, військовозобов’язаний, резервіст надав під час працевлаштування на роботу (службу), вступу на навчання.

Отже, при заповненні списків не потрібно шукати інформацію, її слід брати з двох документів:

1. паспорта;
2. військово-облікового документа.

Що потрібно знати про військово-облікові документи

Військово-облікові документи (ВОД) – це мало не найголовніше для успішного ведення військового обліку.

Стаття 24 Кодексу законів про працю України зобов’язує пред’являти ВОД при прийнятті на роботу призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

З квітня 2021 року заборонене прийняття на роботу без таких документів.

Форму і порядок видачі військово-облікових документів затверджено постанови КМУ від 16.05.2024 №559 (далі – Постанова №559).

До 18 травня 2024 року діяли наступні військово-облікові документи:

1. військовий квиток;
2. тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;
3. посвідчення про приписку до призовної дільниці.

З 18 травня 2024 року до 16 грудня 2025 року крім наведених документів діяли ще:

1. військово-облікові документи на бланку (видані ТЦК);
2. військово-облікові документи в електронній формі.

Починаючи з 16 грудня 2025 року основним документом, який видає ТЦК, став електронний військово-обліковий документ, так званий «Резерв ID».

Паперові військово-облікові документи видаватимуть тепер виключно громадянам, які перебувають на військовому обліку в СБУ, розвідувальних органах або звільненим у відставку із зазначених органів.

Особи, які перебувають на військовому обліку в ТЦК, можуть отримати лише електронний ВОД.

При цьому, відповідно до п. 2 постанови №559 військовий квиток, тимчасове посвідчення військовозобов’язаного та посвідчення про приписку до призовної дільниці продовжують діяти до видачі нових військово-облікових документів.

Але ТЦК більше не видаватимуть паперові ВОД і не проставлятимуть відмітку про взяття на облік, зняття чи виключення з обліку у паперові ВОД. Крім того, ТЦК більше не буде вносити зміни до паперових документів тих осіб, що перебувають на обліку в ТЦК.

Докладно про застосування «Резерв ID» читайте у статі та читайте і дивіться у статті та відео. З них ви зокрема дізнаєтеся коли паперові ВОД стають недійсними та, як з рештою діяти коли працівники надали лише паперові ВОД

Де отримати роздруківку «Резерв ID»

Паперову роздруківку електронного ВОД можна сформувати:

1. через «Резерв+» (застосунок для android, застосунок для apple);

або

1. на порталі «Дія».

Для тих, хто не користується ані порталом Дія, ані «Резерв+», отримати роздруківку ВОД можна через особисте звернення до ТЦК. Ніяких інших варіантів наразі не передбачено.

Як роботодавцю дізнатися про невідповідність даних паперового ВОД даним Реєстру «Оберіг»

Жодної можливості самостійно зазирнути в реєстр «Оберіг» у роботодавця немає. Дізнатися про невідповідність даних реєстру «Оберіг» і даних паперового ВОД роботодавець може:

1. з «Резерв ID», якщо працівник його надав;
2. від ТЦК (наприклад, під час перевірки чи звіряння списків).

Тож, якщо роботодавець дізнається про невідповідність відомостей реєстру «Оберіг» і відомостей паперового ВОД, слід розуміти, що паперовий ВОД вже не діє і надалі заповнювати списки слід з «Резерв ID».

Різні варіанти роботи з паперовими та електронними ВОД під час прийняття на роботу і згодом ми розглянули в нашій статті.

Що робити з копіями недіючих паперових документів ми розповідали в нашій консультації.

Звіряння списків з ТЦК

Одним зі щорічних обов’язків роботодавців-юросіб є звіряння списків. Пункт 46 Порядку № 1487 визначає, що підприємства звіряють їх:

1. з ТЦК на території відповідальності яких вони перебувають («свій» ТЦК);
2. з ТЦК за місцем військового обліку своїх працівників.

Для звіряння зі своїм ТЦК відповідальна особа повинна прибути до ТЦК зі списками та копіями (роздруківками) військово-облікових документів.

Звіряння зі своїм ТЦК відбувається за графіком, затвердженим головою адміністрації або міським головою.

Графіки звіряння можна знайти на сайтах державних адміністрацій.

Якщо ви не знайшли графік або свого підприємства в графіку, радимо поцікавитися у ТЦК у порядку взаємодії, коли і яким чином пройти звіряння.

Для звіряння з ТЦК за місцем військового обліку працівників ніякі графіки не потрібні.

Слід направити до ТЦК два примірники витягу зі списків та копії (роздруківки) військово-облікових документів.

Як правильно зробити витяги зі списків, ми розповідали тут

Результати звіряння з ТЦК потрібно відобразити у журналі, складеному за формою додатка 9 до Порядку № 1487.

Повідомлення про прийняття, звільнення, зміну облікових даних

Важливою частиною обов’язків із ведення військового обліку є необхідність подання до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення та зміну облікових даних.

В усіх цих випадках подається повідомлення за додатком 4 до Порядку №1487.

Вказане повідомлення подається до ТЦК за місцем військового обліку працівника.

Докладно про подання повідомлень читайте тут. Строки подання повідомлення за додатком 4 можна побачити в нашій шпаргалці. Дуже радимо заглянути до неї, адже знайдете також строки подання інших документів та строки виконання інших дій щодо ведення військового обліку

Розпорядження ТЦК про оповіщення працівників

Відповідно до п. 47 Порядку №1487 у разі отримання розпорядження ТЦК щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик керівники (голови) державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій зобов’язані:

1. видати наказ (розпорядження) про оповіщення про виклик до ТЦК;
2. довести його до відома осіб, що зазначені у розпорядженні під особистий підпис;
3. надіслати до ТЦК у 3-денний строк копію наказу про оповіщення.

Якщо працівник у відпустці, відрядженні, тимчасово непрацездатний або працює дистанційно чи за надомною формою роботи, розпорядження ТЦК виконуйте наступним чином:

1. видайте наказ (розпорядження) про оповіщення;
2. доведіть його до відома осіб, що зазначені у розпорядженні шляхом надсилання копії наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення;
3. надішліть до ТЦК у 3-денний строк копію наказу про оповіщення, підтвердну інформацію (копії документів, що підтверджують здійснення поштового відправлення) та копію наказу про відпустку, відрядження, дистанційну роботу тощо.

Що робити, якщо надходить розпорядження щодо звільненого працівника ми розповідали в нашій консультації

Перевірки військового обліку

Перевірки військового обліку бувають планові й позапланові.

Останні можливі на підприємствах, які бронювали своїх працівників і на підприємствах, де є працівники з мобілізаційними розпорядженнями.

Про планові перевірки обов’язково повідомляють за 10 днів до початку перевірки.

Про позапланові перевірки можуть не повідомляти.

Планові перевірки проводяться за питаннями, що наведені у додатку 31 до Порядку №1487. Більше про проведння перевірок ви можете дізнатися на нашому курсі.

Перевірка, як правило, проводиться комісією, до складу якої можуть включатися, зокрема представники ТЦК, держадміністрації, ДПС, Держпраці. Про такі перевірки ми розповідали тут.

Документи з військового обліку, які потрібні станом на кінець 2025 року/початок 2026 року

Вище ми згадували про документи з військового обліку. В цьому розділі хочемо підсумувати та навести повний перелік документів, який може знадобитися під час перевірок.

1. Списки (додаток 5) за новою формою на поточну дату та списки, які роздруковуються до 25 січня щороку і зберігаються у справі з військового обліку.
2. Відомість (додаток 12) на поточну дату, а також ті, що роздруковувалися раніше і зберігаються разом зі списками.
3. Наказ про покладення обов’язків із ведення військового обліку + зафіксовані посадові обов’язки.
4. Наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації.
5. Сертифікат (свідоцтво) про підтвердження кваліфікації відповідальної особи від ліцензованого навчального закладу, якому Генштаб погодив програму.
6. Правила військового обліку (додаток 2), розміщені на видному місці, а також докази ознайомлення працівників під час прийняття на роботу.
7. Нормативні акти, що стосуються ВО, мобілізації, відповідальності за порушення, розміщені в загальнодоступному місці (стенді).
8. Графік звіряння облікових даних списків з даними ВОД (п. 45 Порядку №1487)
9. Підтвердження звіряння з ТЦК.
10. Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)
11. Підтвердження направлення до ТЦК повідомлень за додатками 1 і 4.
12. Справи з військового обліку, в яких зберігаються списки, відомості, копії (роздруківки) ВОД.

Ще одним з документів, який ТЦК неодмінно попросить під час перевірки є наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік. Про цей наказ ми розповідали в нашій статті.

Крім наведених документів ТЦК полюбляє також запитувати про наявність плану з військового обліку. Такий документ не передбачений Порядком №1487. Про це ми розповідали тут.

Відповідальність за неналежне ведення військового обліку

Під час перевірок можуть бути виявлені порушення у веденні військового обліку.

За будь-які порушення керівника чи відповідальну особу можуть притягнути до відповідальності за статтею 210-1 КУпАП.

На сьогоднішні розмір штрафу складає від 34 000 грн до 59 500 грн. Більше про відповідальність можна почитати тут.

Також звертаємо увагу, що ТЦК може штрафувати без перевірки й про це ми розповідали тут.

Висновки:

1. Військовий облік повинні вести усі юридичні особу, на яких працюють призовники, військовозобов'язані чи резервісти.
2. Військовий облік введеться у списках, кількість осіб відображається у відомості оперативного обліку.
3. Керівник є відповідальним за організацію військового обліку на підприємстві.
4. Підприємство повинно взаємодіяти з ТЦК під час перевірок, звірянь та інформувати ТЦК про порушення працівниками правил військового обліку.
5. Перевірки бувають плановими й позаплановими. В разі виявлених порушень під час перевірки чи поза перевіркою ТЦК має право накладати штрафи, передбачені ст. 210-1 КУпАП.

Якщо у вас залишилися питання, запрошуємо до сервісу Особистий консультант, де наші експерти в найкоротший час розглянуть ваше питання і нададуть обгрунтовану відповідь. А якщо є потреба в усній консультації, перевірці ваших документів чи аналізі акту перевірку ТЦК, то найкращим помічником стане сервіс Консультант з військового обліку.

Тетяна ДОНЕЦЬ, адвокат, шеф-редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб ((додаток 1) увільнення відповідальної особи та призначення іншої)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника (додаток 1)

Повідомлення про зміну облікових даних (у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4, у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Посадова інструкція інспектора з кадрів (який є відповідальним за ведення військового обліку)

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)

Наказ (розпорядження) про оповіщення про виклик до ТЦК

Брошури та чеклісти

Шаблон документа «Списки військового обліку (додаток 5), відомість (додаток 12) і повідомлення (додаток 4) в Excel»

Статті та консультації на тему:

Шпаргалка з військового обліку: строки і документи

Стенд з військового обліку: коли (не)обов’язково і що там має бути на думку ТЦК

Відповідальний за військовий облік: кого призначити і чи встановлювати доплату

Відповідальний за військовий облік на підприємстві: поради і зразки документів

Зовнішній сумісник – відповідальний за військовий облік: чи допустимо це

Переходимо на е-ВОД: усі варіанти дій роботодавця

Що робити з копіями військових квитків, якщо вже є роздруківки з «Резерв+

Усе, що потрібно знати про взаємодію з ТЦК

Повідомлення ТЦК при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (заповнюємо додаток 4)

«Ляпи» зміненого Порядку №1487: граф немає, форми відсутні, а інформацію слід подати – позиція МОУ

Перевірка ТЦК у 2025 році: повний пакет документів з військового обліку

Розпорядження ТЦК і звільнення працівника

Забаганки ТЦК (ч. 3): єдиний наказ про стан ВО, завдання на наступний рік, план роботи, графік звіряння і підвищення кваліфікації

Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік