Електронний документообіг по-європейськи: що змінить законопроєкт №14414

На сайті ВРУ зареєстровано законопроєкт від 02.02.2026 №14414 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо гармонізації законодавства у сфері електронного документообігу з правом Європейського Союзу» (далі – законопроєкт №14414).

Як зазначають ініціатори документа, наразі чинне законодавство України не містить визначення структурованих електронних документів – документів, дані яких організовані у визначеній формі та форматі, що дозволяє їх автоматизовану обробку, зберігання та передачу інформаційно-комунікаційними системами без участі людини. Відсутність такого правового визнання створює серйозні перешкоди для цифрової трансформації економіки, оскільки значна частина сучасного документообігу між підприємствами та державними органами базується саме на структурованих даних.

Тому пропонують створити сучасну правову базу для функціонування структурованих електронних документів, що забезпечить повноцінну автоматизацію документообігу, гармонізацію з європейськими стандартами та усунення адміністративних бар'єрів для цифрової трансформації економіки України.

Основні завдання законопроєкту №14414:

1. запровадження правового визначення структурованих та неструктурованих електронних документів;
2. визнання юридичної сили структурованих електронних документів без обов'язкової візуальної форми подання;
3. розширення можливостей використання електронних печаток юридичних осіб для засвідчення документів;
4. запровадження альтернативних методів перевірки цілісності електронних документів, створених інформаційно-комунікаційними системами;
5. гармонізація національного законодавства з правом Європейського Союзу.

Документом передбачено внесення комплексних змін до Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851), що створюють правову основу для повноцінного функціонування структурованих електронних документів.

Зокрема, вносяться зміни до:

Статті 1 Закону №851, які передбачають:

1. запровадження визначення «структурований електронний документ» як електронного документа, що містить дані, згідно із законодавством, організовані у визначеній формі та форматі, що дозволяє автоматизовану обробку, зберігання та передачу інформації;
2. запровадження визначення «неструктурований електронний документ» як електронного документа, що не має чітко визначеної структури або формату визначеного законодавством, та може містити текстову, графічну або іншу інформацію, організовану в довільному порядку;
3. оновлення визначення «обов'язковий реквізит електронного документа» з урахуванням специфіки структурованих документів, де реквізити подаються у вигляді семантично визначених елементів даних.

Статті 5 Закону №851, які встановлюють поділ електронних документів на структуровані та неструктуровані залежно від форми та формату даних.

Це принципова зміна, що дозволяє застосовувати диференційований підхід до правового регулювання різних типів електронних документів.

Статті 6 Закону №851, які розширюють можливості використання електронної печатки для ідентифікації автора чи підписувача електронного документа.

Якщо юридична особа використовує електронну печатку, електронний документ має також містити дані щодо уповноваженої особи, яка діє від її імені у випадках, передбачених законодавством або договором між сторонами.

Це відповідає положенням Регламенту eIDAS та забезпечує можливість автоматизованого створення документів юридичними особами.

Статті 7 Закону №851 – є ключовими для визнання юридичної сили структурованих електронних документів.

Встановлюється, що:

1. кожний примірник структурованого електронного документа вважається оригіналом;
2. для структурованих електронних документів візуальна форма не вимагається за умови їх відповідності затвердженим форматам даних для тлумачення змісту документа інформаційно-комунікаційними системами;
3. вимоги щодо візуального подання та паперових копій застосовуються лише до неструктурованих електронних документів.

Статті 12 Закону №851, які передбачають можливість перевірки цілісності електронних документів, створених з використанням програмного забезпечення інформаційно-комунікаційної системи без накладення електронного підпису та / або електронної печатки, із застосуванням інших засобів і методів захисту інформації з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Вбачається, що прийняття законопроєкту №14414 матиме комплексний позитивний вплив на різні сфери суспільного життя та економіки України:

1. У короткостроковій перспективі (протягом першого року) очікується створення правової визначеності щодо використання структурованих електронних документів, що дозволить підприємствам розпочати модернізацію своїх систем документообігу. Великі корпорації та технологічні компанії зможуть одразу перейти на використання кваліфікованих електронних печаток для автоматично створених документів.
2. У середньостроковій перспективі (протягом трьох років) очікується масове впровадження систем електронного документообігу на базі структурованих документів. Це спростить взаємодію українських підприємств з європейськими партнерами та створить умови для запровадження обов'язкового електронного документообігу в державних закупівлях.
3. У довгостроковій перспективі (протягом п'яти років) очікується досягнення рівня цифровізації документообігу 80-85%, що відповідає показникам розвинених країн ЄС. Україна зможе стати повноцінним учасником цифрового єдиного ринку ЄС. Загальний економічний ефект від цифрової трансформації документообігу може перевищити 10 мільярдів гривень щорічно за рахунок підвищення продуктивності праці, зниження трансакційних витрат та покращення інвестиційного клімату.

Джерело: ВРУ