
Відпустки
09.02.2026
Де і як вести облік відпусток
Які види відпусток треба обліковувати? В якій формі вести облік відпусток? Яка відповідальність за відсутність обліку відпусток? Відповіді на ці питання у публікації

- Для чого потрібен облік відпусток
- Які відпустки треба обліковувати
- В якій формі вести облік відпусток
- Яка відповідальність за неведення обліку відпусток
Для чого потрібен облік відпусток
Насамперед для підрахунку кількості фактично наданих працівникові днів відпусток.
Та перш ніж говорити безпосередньо про облік нагадаємо, що всі відпустки надають працівникам на підставі наказу (розпорядження) роботодавця. В ньому зазначають прізвище, ім’я по батькові працівника, його посаду, вид відпустки, за який період вона надається, її тривалість та період відпустки. Наказ підписує керівник підприємства та ознайомлює з ним працівника під підпис.
Крім цього роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Це пряма вимога ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки).
Розберімося з поширеними питаннями, які виникають у кадровиків.
Які відпустки треба обліковувати
Про облік відпусток йдеться у ст. 10 Закону про відпустки. Вона визначає правила надання щорічних відпусток. Але упевнені, що обліковувати треба всі види відпусток: щорічні, соціальні, навчальні, без збереження зарплати.
В якій формі вести облік відпусток
З цим легко впоратися за допомогою особової картки, типова форма якої (№ П-2) затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Це найрозповсюдженіший спосіб, але не єдиний. Облік відпусток також можна вести за допомогою журналу обліку відпусток, або системи електронного документування.

Яку інформацію щодо відпусток слід відображати в особовій картці № П-2?
В особовій картці № П-2, для обліку відпусток, передбачений п’ятий розділ «Відпустки».

Тут треба зазначати всі види відпусток, головним орієнтиром буде наказ про відпустку. У графі «вид відпустки» зазначаємо її вид (щорічна, основна, додаткова, соціальна на дітей, навчальна, творча, без збереження зарплати тощо). Також тут слід вказати кількість днів відпустки. Далі зазначаємо за який період вона надається, дату початку та закінчення, та номер та дату наказу, на підставі якого була надана відпустка. Тобто всі дані, які наведені в наказі про надання відпустки.
Як правильно зазначити рік за який надається відпустка?
Тут все залежить від виду відпустки. Для щорічних вказуємо робочий рік.
Нагадуємо, що робочий рік для надання щорічних відпусток відлічується від дати укладання трудового договору, тобто від дати прийняття на роботу. Для додаткової відпустки працівникам які мають дітей – календарний рік. Також календарний рік зазначають для «чорнобильських» відпусток, відпусток учасникам бойових дій, відпусток без збереження зарплати. Якщо це навчальна відпустка, то це буде навчальний рік, який зазвичай розпочинається з 1 вересня.
Держслужбовці використовують іншу форму особової картки, яка затверджена наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20. І ця форма на відміну від особової картки №П-2 зареєстрована в Мін'юсті. А отже вона є обов’язковою для державних службовців. Вона також має розділ щодо відпусток, але в ньому, як ви бачите нижче, додатково передбачено таку графу як «залишок невикористаних відпусток».

Але особова картка № П-2 не єдиний спосіб вести облік відпусток.
Вона розв'язує питання обліку відпусток щодо конкретного працівника. Але в цьому разі важко вести контроль за наданням відпусток усім працівникам, особливо для підготовки щоквартальної та річної статистичної звітності в пошуку оперативної інформації щодо використання відпусток.
Тому на практиці ще додатково ведуть журнал обліку відпусток. Хоча його оформлення і ведення не є обов’язковим.
Журнал обліку відпусток можна вести як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Типової форми журналу обліку відпусток немає. В ньому можна передбачити наступні графи: номер і дату наказу, прізвище/ім’я/по батькові працівника, його посаду та підрозділ, вид відпустки, кількість календарних днів, дату початку та закінчення відпустки, за який період надається.

Яка відповідальність за неведення обліку відпусток
Штраф за це одна мінімальна зарплата, як за інші порушення трудового законодавства — ст. 265 КЗпП. На сьогодні це 8647 грн. Крім того, за не ведення обліку відпусток або ведення його з порушеннями посадовій особі може загрожувати адмінштраф у розмірі від 510 грн до 1700 грн.
Утім пам'ятаємо, що в під час дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП не застосовують.
Облік відпусток в особовій картці чи журналі, а як ви ведете? Пишіть у коментарях.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Мінікурси на тему:
Оформлення щорічної відпустки за графіком: заява, повідомлення, наказ, П-2, відпускні, табель
Відпустка на 1 день – чи можна оформити
Відпустки, що не переходять у 2026 рік
Стаж для щорічної відпустки: вплив відпустки без ЗП, відпустки по вагітності та пологах
Статті та консультації на тему:
Перевикористана щорічна відпустка: як врахувати та облікувати
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Трудова книжка
21.09.2026
Два основних місця роботи – порушення: як правильно внести запис про сумісництво у трудову
Запис про роботу за сумісництвом вносить не роботодавець за сумісництвом, а роботодавець за основним місцем роботи – на підставі підтвердних документів. Водночас працівник не може мати два основних місця роботи: якщо новий роботодавець помилково оформив його як основного, це не змінює статус попереднього місця роботи. Розбираємо, як правильно внести запис про сумісництво, оформити звільнення та виправити помилку іншого роботодавця

Військовий облік
21.09.2026
Повістка заброньованому працівнику, наслідки неявки до ТЦК і розшук у 2026 році
Якщо заброньованому працівнику повістка надійшла за місцем його проживання, чи зобов’язаний він її отримувати та з’являтися до ТЦК? Якщо працівник не отримає повістку або не з’явиться до ТЦК, чи може бути оголошено його в розшук? Чи може така ситуація вплинути на чинність його бронювання або стати підставою для анулювання бронювання?

Посадові інструкції
21.09.2026
Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це зробити згодом
До початку роботи роботодавець повинен ознайомити працівника з переліком посадових обов’язків. Зазвичай це відбувається шляхом ознайомлення з посадовою інструкцією. Але, на практиці часто-густо трапляються випадки, коли цей обов’язок не був виконаний роботодавцем під час оформлення працівника на роботу. Які неприємності можуть чекати роботодавця у такий ситуації, та як законно виправити цей недолік: розглянемо у статті

Трудова книжка
21.09.2026
Помилка в ЕТК після оцифрування: що робити, якщо ПФУ неправильно переніс дані
Після оцифрування трудової книжки варто обов’язково перевірити дані в електронній трудовій книжці. Що робити, якщо ПФУ неправильно відобразив дату прийняття на роботу, назву підприємства, посаду, номер наказу або взагалі не переніс окремий період роботи – розповідаємо покроково

Військовий облік
21.09.2026
Переоформлення відстрочки: чи потрібно подавати паперову заяву до ЦНАП
Під час переоформлення відстрочки в деяких ЦНАПах можуть вимагати паперову заяву. Водночас адвокат Дар’я Тарасенко звертає увагу на норми Порядку №560: первісне оформлення та переоформлення відстрочки є однією електронною публічною послугою, а заяву формує адміністратор ЦНАП у програмі. Розбираємося, чи справді для переоформлення потрібна окрема паперова заява та що робити, якщо її вимагають

Оплата праці
21.09.2026
Доплата за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника: від якого окладу нараховувати та як оформити
Доброго дня, підкажіть будь ласка, з якої бази нараховується доплата за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, від окладу основного працівника чи від посади тимчасово відсутнього працівника. Прошу пояснити: коли у тимчасово відсутнього оклад більше та коли навпаки оклад менше - як оплачувати в цій ситуації? Гарного дня

Електронний кабінет
21.09.2026
ОК-5, ОК-7, витяг з РЗО та відомості про трудову діяльність: ПФУ оновив вебпортал електронних послуг
Пенсійний фонд розширив можливості сервісу «Запит на підготовку паперових документів». Тепер можна заздалегідь замовити одразу кілька довідок або витягів, обрати сервісний центр і забрати документи без додаткового запису на прийом. Розповідаємо, які документи доступні та як подати заявку онлайн

Відпустки неоплачувані
21.09.2026
Надання відпустки без збереження зарплати в разі смерті рідних: заява + наказ
Відпустка без збереження заробітної плати у разі смерті близьких родичів надається працівнику тривалістю до 7 календарних днів. Розглянемо порядок її оформлення за заявою працівника та підтвердними документами.

Інше
21.09.2026
Паперовий наказ більше не гарантуватиме виїзд за кордон: пропонують цифрову перевірку
Паперовий наказ із печаткою можуть замінити цифровою перевіркою права працівника на перетин кордону. Народний депутат Олександр Федієнко запропонував запровадити електронну верифікацію наказів про відрядження, відпустки та документів працівників критично важливих підприємств. Ініціативу доручили опрацювати Мінцифри, ДПСУ, Міноборони та іншим органам

Інше
21.09.2026
Роботу «Резерв+» відновлено: Міноборони пояснило, чому користувачі бачили повідомлення «Сталося щось дивне»
20 вересня, користувачі «Резерв+» зіткнулися зі збоєм: замість доступу до застосунку з’являлося повідомлення «Сталося щось дивне. Повторіть спробу пізніше». Міноборони пояснило причину проблеми

Відповідальність / Перевірки
21.09.2026
Вже є 21 план перевірок роботодавців: кого ПФУ перевірить у IV кварталі 2026 року
Головні управління ПФУ затвердили та оприлюднили квартальні плани документальних перевірок страхувальників для Києва та 20 областей України. Роботодавцям варто перевірити, чи потрапило їхнє підприємство до плану на IV квартал 2026 року та підготувати документи щодо використання коштів на лікарняні й інші страхові виплати

Держслужба, ОМС
21.09.2026
Нові правила для рангів у місцевому самоврядуванні: що готує Уряд
На сайті СПО об’єднань профспілок оприлюднили проєкт постанови Уряду, яким пропонують встановити співвідношення рангів службовців місцевого самоврядування з рангами держслужбовців, дипломатичними рангами, військовими та спеціальними званнями. Проєкт передбачає 16 додатків із відповідними співвідношеннями











