
Відпустки
09.02.2026
Де і як вести облік відпусток
Які види відпусток треба обліковувати? В якій формі вести облік відпусток? Яка відповідальність за відсутність обліку відпусток? Відповіді на ці питання у публікації

- Для чого потрібен облік відпусток
- Які відпустки треба обліковувати
- В якій формі вести облік відпусток
- Яка відповідальність за неведення обліку відпусток
Для чого потрібен облік відпусток
Насамперед для підрахунку кількості фактично наданих працівникові днів відпусток.
Та перш ніж говорити безпосередньо про облік нагадаємо, що всі відпустки надають працівникам на підставі наказу (розпорядження) роботодавця. В ньому зазначають прізвище, ім’я по батькові працівника, його посаду, вид відпустки, за який період вона надається, її тривалість та період відпустки. Наказ підписує керівник підприємства та ознайомлює з ним працівника під підпис.
Крім цього роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Це пряма вимога ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки).
Розберімося з поширеними питаннями, які виникають у кадровиків.
Які відпустки треба обліковувати
Про облік відпусток йдеться у ст. 10 Закону про відпустки. Вона визначає правила надання щорічних відпусток. Але упевнені, що обліковувати треба всі види відпусток: щорічні, соціальні, навчальні, без збереження зарплати.
В якій формі вести облік відпусток
З цим легко впоратися за допомогою особової картки, типова форма якої (№ П-2) затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Це найрозповсюдженіший спосіб, але не єдиний. Облік відпусток також можна вести за допомогою журналу обліку відпусток, або системи електронного документування.

Яку інформацію щодо відпусток слід відображати в особовій картці № П-2?
В особовій картці № П-2, для обліку відпусток, передбачений п’ятий розділ «Відпустки».

Тут треба зазначати всі види відпусток, головним орієнтиром буде наказ про відпустку. У графі «вид відпустки» зазначаємо її вид (щорічна, основна, додаткова, соціальна на дітей, навчальна, творча, без збереження зарплати тощо). Також тут слід вказати кількість днів відпустки. Далі зазначаємо за який період вона надається, дату початку та закінчення, та номер та дату наказу, на підставі якого була надана відпустка. Тобто всі дані, які наведені в наказі про надання відпустки.
Як правильно зазначити рік за який надається відпустка?
Тут все залежить від виду відпустки. Для щорічних вказуємо робочий рік.
Нагадуємо, що робочий рік для надання щорічних відпусток відлічується від дати укладання трудового договору, тобто від дати прийняття на роботу. Для додаткової відпустки працівникам які мають дітей – календарний рік. Також календарний рік зазначають для «чорнобильських» відпусток, відпусток учасникам бойових дій, відпусток без збереження зарплати. Якщо це навчальна відпустка, то це буде навчальний рік, який зазвичай розпочинається з 1 вересня.
Держслужбовці використовують іншу форму особової картки, яка затверджена наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20. І ця форма на відміну від особової картки №П-2 зареєстрована в Мін'юсті. А отже вона є обов’язковою для державних службовців. Вона також має розділ щодо відпусток, але в ньому, як ви бачите нижче, додатково передбачено таку графу як «залишок невикористаних відпусток».

Але особова картка № П-2 не єдиний спосіб вести облік відпусток.
Вона розв'язує питання обліку відпусток щодо конкретного працівника. Але в цьому разі важко вести контроль за наданням відпусток усім працівникам, особливо для підготовки щоквартальної та річної статистичної звітності в пошуку оперативної інформації щодо використання відпусток.
Тому на практиці ще додатково ведуть журнал обліку відпусток. Хоча його оформлення і ведення не є обов’язковим.
Журнал обліку відпусток можна вести як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Типової форми журналу обліку відпусток немає. В ньому можна передбачити наступні графи: номер і дату наказу, прізвище/ім’я/по батькові працівника, його посаду та підрозділ, вид відпустки, кількість календарних днів, дату початку та закінчення відпустки, за який період надається.

Яка відповідальність за неведення обліку відпусток
Штраф за це одна мінімальна зарплата, як за інші порушення трудового законодавства — ст. 265 КЗпП. На сьогодні це 8647 грн. Крім того, за не ведення обліку відпусток або ведення його з порушеннями посадовій особі може загрожувати адмінштраф у розмірі від 510 грн до 1700 грн.
Утім пам'ятаємо, що в під час дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП не застосовують.
Облік відпусток в особовій картці чи журналі, а як ви ведете? Пишіть у коментарях.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Мінікурси на тему:
Оформлення щорічної відпустки за графіком: заява, повідомлення, наказ, П-2, відпускні, табель
Відпустка на 1 день – чи можна оформити
Відпустки, що не переходять у 2026 рік
Стаж для щорічної відпустки: вплив відпустки без ЗП, відпустки по вагітності та пологах
Статті та консультації на тему:
Перевикористана щорічна відпустка: як врахувати та облікувати
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Особливі працівники
07.08.2026
Нові правила виконання нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю: кого пропонують не враховувати
Уряд планує скоригувати правила виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Проєкт змін передбачає, що для окремих категорій роботодавців порядок розрахунку нормативу буде переглянуто, аби врахувати специфіку їхньої діяльності та усунути практичні труднощі із виконанням законодавчих вимог

Військовий облік
07.08.2026
Дані чоловіків 18–60 років звірять з «Оберегом»: що передаватимуть ДПС і ДМС
Міноборони розширює автоматичне наповнення Реєстру «Оберіг» даними інших держорганів. ДПС має передати відомості про чоловіків 18–60 років, а ДМС – персональні та паспортні дані, зокрема відцифрований образ обличчя

Соціальне страхування / Пенсії
07.08.2026
Дві пенсії краще, ніж одна: чому варто замислитися про додаткове пенсійне забезпечення вже сьогодні
Коли йдеться про фінанси, більшість погодиться з простою тезою: кілька джерел доходу завжди надійніші, ніж одне. Якщо людина має лише одну роботу, будь-які непередбачувані обставини – звільнення, закриття підприємства чи криза в окремій галузі – можуть миттєво позбавити її доходу. Саме тому диверсифікація давно вважається одним із головних принципів фінансової безпеки. Проте цей самий принцип чомусь рідко застосовують до пенсійного забезпечення

Бронювання
07.08.2026
Критичність підприємства: які документи подати до 10 серпня та що буде після 1 вересня
Для підприємств, які підтверджують статус важливих для національної економіки, наближається ключовий строк — 10 серпня. Укртрансбезпека нагадала, які документи потрібно подати, як розглядатимуть уже подані матеріали та що очікує на компанії, які не встигнуть підтвердити свій статус

Звільнення
07.08.2026
Помилкове звільнення працівника: як виправити ситуацію та уникнути судових витрат
Зазвичай поновлення на роботі незаконно звільненого працівника відбувається вже після рішення суду. Та, завжди є шанс встигнути ДО. Саме така цікава ситуація стала предметом судового спору, коли роботодавець з власної ініціативи скасував помилково виданий наказ про звільнення. Розберемо її докладно

Особливі працівники
07.08.2026
Звіт про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: чи встигаємо подати до 10.08.2026
До 10 серпня роботодавці незабаром мають подати Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю ІІ квартал. ДПС доопрацювала проєкт форми звіту. Але чи потрібно звітувати до 10.08.2026? Про це – далі

Соціальне страхування / Пенсії
07.08.2026
Чи виплачується допомога єЯсла, якщо вийти на роботу на декретне місце
Якщо дитині виповнився 1 рік, а мати вийшла на роботу на повний день, вона має право на державну допомогу «єЯсла» у розмірі 8000 грн. Пенсійний фонд роз'яснив, чи має право на таку допомогу мати, яка вийшла на роботу на декретне місце

Особливі працівники
07.08.2026
Невідповідність працівника за станом здоров'я: які документи потрібні роботодавцю
Звільнення працівника через невідповідність займаній посаді за станом здоров'я потребує не лише правових підстав, а й належних доказів. Які медичні документи роботодавець може використовувати для підтвердження такої обставини – розповідаємо далі

Діловодство
07.08.2026
Зміна назви структурного підрозділу: який наказ видати та чи попереджати працівників
До штатного розпису внесли зміни та перейменували структурний підрозділ. Посади, обов’язки й інші умови праці працівників підрозділу залишилися без змін. Який наказ потрібно видати, щоб працівники вважалися такими, що працюють у підрозділі з новою назвою: про переведення чи переміщення? Чи потрібно вносити записи до трудових книжок? Якщо назву структурного підрозділу зазначено в трудовій книжці, чи є її зміна зміною істотних умов праці? Наприклад, працівник був обліковцем тваринного комплексу, а після перейменування працює у свинофермі.

Прийняття
07.08.2026
Працевлаштування іноземців хочуть перевести у «Дію»: від дозволу до трудового договору
Працевлаштування іноземців та осіб без громадянства планують суттєво цифровізувати. Роботодавець зможе через «Дію» шукати кандидатів, оформлювати дозвіл на застосування праці, укладати трудовий договір та оформлювати прийняття на роботу

Військовий облік
07.08.2026
Нові правила для ТЦК під час мобілізації: відеофіксація, камери в авто та заборона приховувати обличчя
У Верховній Раді зареєстровано законопроект 15459, направлений на врегулювання роботи ТЦК та СП, щоб унеможливити (давайте будемо реалістами – мінімізувати) протиправні дії останніх в процесі мобілізації

Звільнення
07.08.2026
Звільнення за угодою сторін працівника з роботи за сумісництвом: заява + наказ
Звільнення працівника за сумісництвом за угодою сторін здійснюється на загальних підставах відповідно до п. 1 ст. 36 КЗпП України. Дізнайтеся, як правильно оформити звільнення сумісника, визначити дату припинення трудового договору та зафіксувати домовленість між працівником і роботодавцем.

Військовий облік
07.08.2026
Відстрочка через догляд за онкохворим родичем: які умови встановлює закон
Сам факт онкологічного захворювання родича не є окремою підставою для відстрочки від мобілізації. Право на неї залежить від ступеня споріднення, стану особи, яка потребує догляду, та документів, передбачених законодавством

Особливі працівники
07.08.2026
Е-посвідчення УБД в Дії: чи може приймати роботодавець
Учасники бойових дій можуть підтверджувати свій статус не лише паперовим посвідченням, а й електронним документом у застосунку «Дія». Після внесення відомостей до Єдиного державного реєстру ветеранів війни е-посвідчення дає змогу користуватися пільгами, зокрема й реалізовувати трудові гарантії, передбачені законодавством

Соціальне страхування / Пенсії
07.08.2026
Чому не всі жінки зможуть вийти на пенсію у 60 років
Досягнення 60 років ще не гарантує призначення пенсії за віком. Однією з головних умов залишається наявність необхідного страхового стажу. Чому частина жінок може не набути права на пенсійні виплати та які варіанти передбачає законодавство – розглянуто в матеріалі

Ранковий кадровик
07.08.2026
Про переведення без звільнення. Відмову від ВЛК. Квитанцію 2 і критичність. Наслідки розбронювання. Штраф і повістку 🙋♀️ Ранковий кадровик від 07.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору






