
Відпустки
09.02.2026
Де і як вести облік відпусток
Які види відпусток треба обліковувати? В якій формі вести облік відпусток? Яка відповідальність за відсутність обліку відпусток? Відповіді на ці питання у публікації

- Для чого потрібен облік відпусток
- Які відпустки треба обліковувати
- В якій формі вести облік відпусток
- Яка відповідальність за неведення обліку відпусток
Для чого потрібен облік відпусток
Насамперед для підрахунку кількості фактично наданих працівникові днів відпусток.
Та перш ніж говорити безпосередньо про облік нагадаємо, що всі відпустки надають працівникам на підставі наказу (розпорядження) роботодавця. В ньому зазначають прізвище, ім’я по батькові працівника, його посаду, вид відпустки, за який період вона надається, її тривалість та період відпустки. Наказ підписує керівник підприємства та ознайомлює з ним працівника під підпис.
Крім цього роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Це пряма вимога ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки).
Розберімося з поширеними питаннями, які виникають у кадровиків.
Які відпустки треба обліковувати
Про облік відпусток йдеться у ст. 10 Закону про відпустки. Вона визначає правила надання щорічних відпусток. Але упевнені, що обліковувати треба всі види відпусток: щорічні, соціальні, навчальні, без збереження зарплати.
В якій формі вести облік відпусток
З цим легко впоратися за допомогою особової картки, типова форма якої (№ П-2) затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Це найрозповсюдженіший спосіб, але не єдиний. Облік відпусток також можна вести за допомогою журналу обліку відпусток, або системи електронного документування.

Яку інформацію щодо відпусток слід відображати в особовій картці № П-2?
В особовій картці № П-2, для обліку відпусток, передбачений п’ятий розділ «Відпустки».

Тут треба зазначати всі види відпусток, головним орієнтиром буде наказ про відпустку. У графі «вид відпустки» зазначаємо її вид (щорічна, основна, додаткова, соціальна на дітей, навчальна, творча, без збереження зарплати тощо). Також тут слід вказати кількість днів відпустки. Далі зазначаємо за який період вона надається, дату початку та закінчення, та номер та дату наказу, на підставі якого була надана відпустка. Тобто всі дані, які наведені в наказі про надання відпустки.
Як правильно зазначити рік за який надається відпустка?
Тут все залежить від виду відпустки. Для щорічних вказуємо робочий рік.
Нагадуємо, що робочий рік для надання щорічних відпусток відлічується від дати укладання трудового договору, тобто від дати прийняття на роботу. Для додаткової відпустки працівникам які мають дітей – календарний рік. Також календарний рік зазначають для «чорнобильських» відпусток, відпусток учасникам бойових дій, відпусток без збереження зарплати. Якщо це навчальна відпустка, то це буде навчальний рік, який зазвичай розпочинається з 1 вересня.
Держслужбовці використовують іншу форму особової картки, яка затверджена наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20. І ця форма на відміну від особової картки №П-2 зареєстрована в Мін'юсті. А отже вона є обов’язковою для державних службовців. Вона також має розділ щодо відпусток, але в ньому, як ви бачите нижче, додатково передбачено таку графу як «залишок невикористаних відпусток».

Але особова картка № П-2 не єдиний спосіб вести облік відпусток.
Вона розв'язує питання обліку відпусток щодо конкретного працівника. Але в цьому разі важко вести контроль за наданням відпусток усім працівникам, особливо для підготовки щоквартальної та річної статистичної звітності в пошуку оперативної інформації щодо використання відпусток.
Тому на практиці ще додатково ведуть журнал обліку відпусток. Хоча його оформлення і ведення не є обов’язковим.
Журнал обліку відпусток можна вести як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Типової форми журналу обліку відпусток немає. В ньому можна передбачити наступні графи: номер і дату наказу, прізвище/ім’я/по батькові працівника, його посаду та підрозділ, вид відпустки, кількість календарних днів, дату початку та закінчення відпустки, за який період надається.

Яка відповідальність за неведення обліку відпусток
Штраф за це одна мінімальна зарплата, як за інші порушення трудового законодавства — ст. 265 КЗпП. На сьогодні це 8647 грн. Крім того, за не ведення обліку відпусток або ведення його з порушеннями посадовій особі може загрожувати адмінштраф у розмірі від 510 грн до 1700 грн.
Утім пам'ятаємо, що в під час дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП не застосовують.
Облік відпусток в особовій картці чи журналі, а як ви ведете? Пишіть у коментарях.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Мінікурси на тему:
Оформлення щорічної відпустки за графіком: заява, повідомлення, наказ, П-2, відпускні, табель
Відпустка на 1 день – чи можна оформити
Відпустки, що не переходять у 2026 рік
Стаж для щорічної відпустки: вплив відпустки без ЗП, відпустки по вагітності та пологах
Статті та консультації на тему:
Перевикористана щорічна відпустка: як врахувати та облікувати
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Бронювання
05.11.2026
(Не) потрібно розроньовувати працівника до 95%: що кажуть в Міненерго
Після зміни правил бронювання у роботодавців виникли запитання щодо кількості заброньованих працівників. Чи потрібно самостійно переглядати списки та, чи залишаються чинними накази про критичність? Під час спілкування у професійній спільноті колеги поділилися позицією Міненерго

Бронювання
05.11.2026
Бронювання працівників: у «Дії» з’явиться контроль за відсотками та перевищенням ліміту
Найближчим часом у «Дії» очікується поява нового функціоналу для контролю за відсотками бронювання працівників. Керівники підприємств отримуватимуть відповідні повідомлення, зокрема про перевищення встановленого ліміту. Коли чекати на появу такої опції, і взагалі, чи чекати – розповідаємо

Інше
05.11.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Лікарняні / Страховий стаж
05.11.2026
Не відображається страховий стаж на порталі ПФУ: як підтвердити періоди роботи та виправити дані
Перевірили страховий стаж в особистому кабінеті ПФУ, але окремі періоди роботи відсутні? Це не завжди означає, що стаж втрачено. Як підтвердити роботу до 2004 року, що робити з відсутніми відомостями після 1 січня 2004 року та як виправити помилки в персональних даних?

Інше
05.11.2026
Коли керівнику підприємства можуть заборонити виїзд за кордон
Податковий борг юридичної особи може стати підставою для тимчасового обмеження права її керівника на виїзд за кордон. Рівненський окружний адміністративний суд задовольнив позов ДПС щодо керівника підприємства, за яким обліковувалася заборгованість понад 30 млн грн. За яких умов суд може застосувати таке обмеження та коли його скасують?

Відпустки
05.11.2026
Які відпустки (не)перейдуть у 2027 рік – використайте, бо згорять
Останні часом чимало працівників своєчасно не реалізують своє право на відпустки: спочатку – COVID, а зараз – воєнний стан. Втім, варто пам’ятати, що є види відпусток, які не переносяться на наступний календарний рік. Які невикористані відпустки перейдуть у 2027 рік, а які з них працівник не зможе реалізувати, розповідаємо в статті

Прийняття
05.11.2026
Система «Обрій» з 3 листопада: Кабмін підключає Реєстр військовозобов’язаних і залучає Держпраці
Кабмін оновив правила роботи експериментального проєкту «Обрій». Зокрема, передбачив інтеграцію системи з Реєстром призовників, військовозобов’язаних та резервістів, залучив до проєкту Держпраці та її територіальні органи й уточнив порядок роботи електронних кабінетів. Що ще змінилося в цифровій системі ринку праці та які нововведення передбачає постанова КМУ від 28.10.2026 №1345?

Прийняття
05.11.2026
Як перевірити, чи офіційно вас працевлаштували: документи на порталі ПФУ та в «Дії»
Відсутність копії наказу про прийняття на роботу не означає, що працівник не може підтвердити факт працевлаштування. Які відомості можна отримати з реєстрів ПФУ та в «Дії», як замовити відповідні довідки та що робити, якщо даних немає? У роз’ясненні Держпраці

Інше
05.11.2026
Уряд спростив видачу посвідчень тракториста-машиніста: що змінилося
Дефіцит кадрів в агросекторі спонукав Уряд спростити підвищення кваліфікації трактористів-машиністів. Працівники зможуть опановувати нові категорії техніки без обов’язкового року стажу, а роботодавці не ризикуватимуть втратити працівника через вилучення чинного посвідчення на час перескладання іспиту

Особливі працівники
05.11.2026
Донація крові: як оформити увільнення працівника від роботи та надати день відпочинку
Працівник планує здати кров або пройти медичне обстеження перед донацією? Роботодавцю потрібно отримати заяву, видати наказ і після донації перевірити медичну довідку. Як правильно оформити увільнення від роботи, надати оплачуваний день відпочинку та відобразити його в табелі?

Медогляди
05.11.2026
З 4 листопада інвалідність встановлюють на нові строки: кому призначатимуть безстроково, а кому на 1 – 5 років
Для окремих категорій змінилися строки встановлення інвалідності. Зокрема, розширили можливості для безстрокового встановлення інвалідності навіть під час первинного оцінювання. Які строки діють для I, II та III груп за Постановою №1359?

Бронювання
05.11.2026
Критичність підприємства після 6 листопада: 5 кроків роботодавця, щоб не втратити бронювання працівників
Оновлення критеріїв критичності може вплинути на статус підприємства та бронювання працівників. Адвокат Ганна Лисенко пояснила, що роботодавцям потрібно перевірити вже зараз, як підготувати документи та що зробити, щоб не втратити критичність

Посадові інструкції
05.11.2026
Робоча інструкція прибиральника службових приміщень
Зразок робочої інструкції прибиральника службових приміщень містить основні трудові обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги відповідно до ДКХП. Наведений документ можна використовувати як основу для розроблення та затвердження робочої інструкції на підприємстві

Оплата праці
05.11.2026
З листопада 2026 року Уряд повернув виплати працівникам: хто отримуватиме по 30 000 грн щомісяця
У листопаді 2026 року стартують додаткові виплати працівникам, залученим до відновлення критичної інфраструктури після російських атак. Уряд визначив період дії програми та сфери, працівники яких зможуть претендувати на щомісячні 30 000 грн

Бронювання
05.11.2026
Зарплата для бронювання у 2026 році: чи врятують премії та лікарняні від анулювання відстрочки
У 2026 році зарплата більшості заброньованих працівників має становити не менше 25 941 грн на місяць протягом усього строку бронювання. Проте не всі виплати допомагають виконати цю вимогу. Чи враховують премії та лікарняні під час перевірки зарплатного порогу та за яких умов бронювання можуть анулювати?

Лікарняні / Страховий стаж
05.11.2026
Портал ПФУ оновили: заяви-розрахунки та повідомлення про виплату лікарняних тепер доступні в е-лікарняному
На порталі електронних послуг ПФУ оновили перегляд е-лікарняних. Тепер у картці електронного листка непрацездатності автоматично відображаються пов’язані заяви-розрахунки та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам. Як скористатися новою функцією та чим вона спростить роботу бухгалтера і кадровика?







