Чи можна знищити особові справи працівників, на яких написано зберігати 40 років

З якого часу в особових справ працівників строк зберігання став 75 років? Зараз розбираємо архів особових справ 1990 років і на справах стоїть – зберігати 40 років. На підставі якого документу подивитись строки зберігання особових справ зараз і раніше (1950 р. – 1990 р.)? Чи можемо ми їх знищувати?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Строк зберігання особових справ службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій – 75 років.


Такий строк зберігання встановлено в п. «в» ст. 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

Окі-Докі = спокій кадровика. Потрібний шаблон – вже сьогодні у вас. Ми працюємо швидко, чітко і з фаховим підходом

До цього часу при визначенні строків застосовували статті Переліку типових документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 № 41 (далі – Перелік № 41). Згідно із його нормами строк зберігання особових справ також становив 75 років з приміткою «мінус вік». Виглядало це таким чином: «75 р. - В». А до цього короткий час діяв наказ Головного архівного управління при КМУ від 31.03.1997 № 11-а.


Щодо термінів збереження особових справ 40 років, то це скоріше за все було зазначено в старих переліках загальносоюзного значення, затверджених у радянські часи.


Всі особові справи та інші кадрові документи, строк зберігання яких був визначений до 90-х років минулого століття і вже закінчився, неможна знищувати! Потрібно провести експертизу їх цінності, переглянути та виправити їх строки зберігання з урахуванням статей чинного Переліку № 578/5.


👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Опис справ з кадрових питань (особового складу)

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Опис справ постійного зберігання

Журнал обліку особових справ

Положення про архів

Посадова інструкція завідувача архіву


Брошури та чеклісти:


Навігатор кадровика «Номенклатура справ – 2025 з урахуванням військового обліку: ексклюзивний зразок»

Універсальний помічник «ТОП 15 документів для квітня: номенклатура справ з ВО по-новому, заяви, накази»

Номенклатура справ з військового обліку (наказ від 14.03.2025 №748/5)


Статті та консультації на тему:


Передавання кадрових документів в архів підприємства

Скільки зберігати накази на відпустки не включені до Переліку № 578/5

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇