Скільки зберігати накази на відпустки не включені до Переліку № 578/5

1. Скільки зберігати накази на відпустки
2. Процедура затвердження строку зберігання ЕК та ЕПК

Скільки зберігати накази на відпустки

Строки зберігання документів визначаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5).

У такому випадку мова йде про накази на відпустку. В статті 16-б Переліку №578/5 згадуються наступні види відпусток:

1. Зі строком зберігання 75 років:
2. ВСІ види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
3. відпустки щодо догляду за дитиною;
4. відпустки за власний рахунок.
5. Зі строком зберігання 5 років:
6. щорічні оплачувані відпустки;
7. відпустки у зв’язку з навчанням.

Хочете почути думку експерта саме щодо вашого випадку? Можливість поставити запитання лектору – це як мініконсультація у зручному форматі. І кількість звернень не обмежена!

Оскільки в статті 16-б вказані не всі види відпусток, на практиці немає чіткого підходу до строків зберігання тих відпусток, які не згадані в Переліку №578/5, і тому існують різні думки. Той самий наказ одні відносять до наказів тривалого строку зберігання (75 років), інші – до тимчасового строку зберігання (5 років). Через це може виникнути проблема – відсутність офіційних доказів в установі/організації/підприємстві щодо права на знищення таких наказів (коли настане для цього право).

В пункті 13 глави 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5) зазначено:

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи.

Та кадрові документи зберігають в архіві не лише задля дотримання вимог законодавства, збереження історії установи та підтримки ефективності кадрової роботи, а ще й тому, що вони є соціально-значущими документами для працівників, необхідними для підтвердження їхнього стажу під час оформлення пенсії, визначення права на соціальні виплати та інші трудові пільги, забезпечення доказів у разі виникнення трудових спорів.

Тому задля більшої впевненості мною були подані звернення на адресу Державної служби України та Міністерства юстиції України й отримано від цих держорганів відповіді (див. нижче).

У них вказано, що для документів, які не передбачені діючими переліками, строки зберігання визначають на підставі їх вивчення експертною комісією (далі – ЕК) установи/організації/підприємства, а надалі це питання розглядає експертно-перевірна комісія державного архіву (далі – ЕПК), яка приймає остаточне рішення!

Тому саме експертній комісії на місцях потрібно вирішити строк зберігання тих наказів про надання відпусток, які не внесені до Переліку №578/5, наприклад, – про надання працівникам:

1. соціальних відпусток на дітей (одному з батьків, які мають двох та більше дітей віком до 15 років, які мають дітей з інвалідністю, одинокій матері тощо);
2. відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами;
3. додаткових відпусток за особливий характер праці;
4. відпустки в разі увільнення від роботи в день обстеження і донації крові (донору) тощо.

Якщо наказ не має чіткого відповідника в Переліку №578/5, його строк зберігання може бути визначений за аналогією або на основі строку зберігання документів-підстав до нього.

Строк зберігання заяв про надання відпусток, які зазначені вище, не перевищує 5 років.

Крім того, такі накази надалі ніяким чином не вплинуть на призначення пенсії працівникам. Тому доцільно визначити строк зберігання таких видів наказів – 5 років.

Увага! Якщо йдеться про надання усіх перелічених відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, всі такі накази про надання відпусток, навіть без додаткового рішення ЕК потрібно зберігати 75 років. Тут діє пряма норма Переліку № 578/5

Процедура затвердження строку зберігання ЕК та ЕПК

Для наказів про надання відпусток, які прямо не згадані у Переліку № 578/5, ЕК підприємства на своєму засіданні доцільно розглянути строк зберігання та увалити рішення, що зазначається в протоколі, та подати даний протокол (в двох екземплярах) на розгляд ЕПК державного архіву.

Після розгляду на засіданні ЕПК на екземплярі протоколу ЕК, який держархів потім поверне, буде стояти штамп «ПОГОДЖЕНО». Це – у випадку, коли ЕПК візьме до уваги пояснення, викладені в протоколі ЕК. Якщо ЕПК не погодить, то порадить доопрацювати протокол.

Лише тоді буде документальне підтвердження у визначенні строку зберігання наказів про надання відпусток, не внесених до Переліку № 578/5. Якщо ці накази у вас будуть зберігатися 5 років і ви їх надалі знищите (коли для цього прийде час), але їх у вас затребують, наприклад, контролери (під час перевірок / ревізій); суд чи Держпраці (під час скарги працівника), то у вас на руках буде підтвердження законного знищення вами таких наказів.

Такий порядок стосується строку зберігання не лише наказів про надання відпусток, а й всіх документів, строк зберігання яких не зазначений у Переліку 578/5.

Висновки

1. Строк зберігання наказів про відпустки, які не згадані у Переліку № 578/5, повинен бути обґрунтовано визначений експертною комісією установи та погоджений з експертно-перевірною комісією державного архіву.
2. Рішення експертної комісії має бути оформлене протоколом та затверджене архівом. Лише у такому разі накази можна знищувати, звісно, після того, як минув визначений строк їх зберігання.
3. Такий підхід є універсальним і застосовується до всіх документів, строк зберігання яких не передбачено Переліку № 578/5, що гарантує юридичну захищеність установи у разі перевірок або спорів.

Людмила СУПРУНОВСЬКА, спеціаліст з кадрового обліку та архівної справи

Шаблони та зразки документів:

Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

Протокол засідання експертної комісії, щодо встановлення термінів зберігання нової справи

Статті на тему:

Види та класифікація наказів підприємства

Передавання кадрових документів в архів підприємства

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності