Локальні документи підприємства (положення, правила, посадові інструкції): розроблення, оновлення, ознайомлення працівників

1. Прийшов на роботу – читай і підписуй
2. Як перезатвердити ПВТР
3. Оновлення посадових інструкцій: коли потрібно та як оформити
4. Чи вказувати розробника в кінці посадової інструкції

Прийшов на роботу – читай і підписуй

На підприємстві затверджені положення про оплату праці, положення про комерційну таємницю та інші. Ці організаційні документи затверджено наказом директора, і відразу після затвердження усі працівники з наказами та положеннями були ознайомлені (із зазначенням дат і підписами). Чи потрібно так само під підпис ознайомлювати з наказом і положеннями усіх, кого приймаємо на роботу пізніше?

З чинними положеннями потрібно ознайомлювати усіх працюючих на підприємстві осіб та нових працівників, якщо зміст відповідних положень стосується їх роботи, а от з наказами, якими були затверджені ці положення, ознайомлювати не потрібно.

Положення та інші локальні нормативні документи – інструкції, правила, регламенти, порядки тощо, затверджені та запровадженні у діяльність підприємства, надаються для ознайомлення (з проставленням підпису і дати ознайомлення) усім працівникам, що влаштовуються на роботу і під час виконання роботи мають дотримуватися вимог відповідних локальних актів.

Як правило, зазначені локальні акти керівник затверджує наказом з основної діяльності підприємства. А на такому виді наказу, на відміну від кадрових наказів, не передбачено оформлення реквізиту «Відмітка про ознайомлення з наказом».

Накази з основної діяльності підприємства підлягають внутрішньому погодженню (візуванню) відповідними зацікавленими посадовими особами на стадії їх проєкту до моменту підписання керівником підприємства. Склад посадових осіб, які повинні візувати накази, залежить від змісту конкретних наказів та від порядку візування документів, запровадженого на підприємстві. Відзначимо, що такий порядок слід прописати в Інструкції з діловодства на підприємстві.

Після підписання наказу з основної діяльності керівником підприємства, до нього забороняється вносити жодні виправлення, доповнення, додаткові реквізити чи відмітки. Цей наказ разом з додатками підкладають до справи згідно з номенклатурою справ і не чіпають до передання в архів підприємства.

Як перезатвердити ПВТР

На підприємстві Правила внутрішнього трудового розпорядку були затверджені у 2020 році. Сьогодні до них потрібно внести зміни (оновити). Як у наказі правильно прописати підставу для цього: «викласти ПВТР у новій редакції…»?

Внесення змін до локального нормативного документа та його повне оновлення – різні речі.

Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР) слід оновлювати у разі змін у законодавстві або внутрішніх умовах роботи підприємства, наприклад, при зміні робочих графіків або введенні нових видів відпусток. Законодавством не встановлено період, протягом якого ПВТР можуть залишатися чинними від дати їх затвердження. Перегляд та внесення змін до ПВТР рекомендується проводити щорічно (наприклад, наприкінці діловодного року), а також у разі необхідності.

Згідно зі ст. 142 КЗпП ПВТР затверджують на загальних зборах трудового колективу за поданням роботодавця і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника). Рішення трудового колективу оформлюють протоколом загальних зборів.

За необхідності внесення змін до окремих пунктів ПВТР або повного оновлення цього документа потрібно пройти таку ж саму процедуру, як і при їх початковому затвердженні. Рішення про затвердження змін до ПВТР або про затвердження нових ПВТР також обов’язково фіксують у протоколі загальних зборів трудового колективу.

Зауважимо, що повністю оновлювати й затверджувати у новій редакції будь-який локальний нормативний документ, зокрема ПВТР, а також, наприклад, Інструкцію з діловодства на підприємстві, слід у тому разі, якщо під час чергового перегляду виявиться необхідність переробити відповідний документ більш ніж на 20%.

Після затвердження нових ПВТР або змін до них керівник підприємства з посиланням на реквізити (дату та номер) відповідного протоколу має видати наказ про введення в дію нових ПВТР (якщо вони були затвердженні у новій редакції) та втрату чинності попередніх, або про внесення затверджених загальними зборами змін до ПВТР, чинних від 2020 року.

Підставою для видання наказу у будь-якому разі буде протокол загальних зборів трудового колективу. Посилатися на цю підставу слід у вступній (констатуючій) частині тексту наказу.

Наприклад:

Окремо під текстом наказу зазначати підставу, як це роблять у кадрових наказах, не потрібно.

Оновлення посадових інструкцій: коли потрібно та як оформити

Через який час потрібно оновлювати посадові та робочі інструкції на підприємстві?

Посадові та робочі інструкції оновлюють лише за потреби. Законодавством не визначено терміни дії затверджених посадових і робочих інструкцій.

Необхідність оновлення посадових і робочих інструкцій може бути обумовлена:

1. зміною найменування юрособи, її структурного підрозділу або назви посади;
2. перерозподілом обов'язків між працівниками у зв'язку зі скороченням чисельності;
3. розширенням або зміною змісту завдань і обов'язків працівників;
4. зміною освітніх, освітньо-кваліфікаційних рівнів і, відповідно, кваліфікаційних вимог;
5. уточненням професійної термінології тощо.

Більш детально на цю тему у статті «Посадові інструкції: що враховувати при складанні».

Чи вказувати розробника в кінці посадової інструкції

Чи потрібно після тексту посадової інструкції зазначати, хто її розробив?

Посадова інструкція має чітко визначений склад реквізитів, встановлений Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), серед яких обов’язковим реквізитом є реквізит «Підпис».

Проєкт посадової інструкції розробляє керівник працівника, діяльність якого регламентовано цим документом, і подає його на погодження до кадрової, правової та, за потреби, інших служб юридичної особи.

Погоджений проєкт посадової інструкції підписує керівник структурного підрозділу. При цьому, слова «розробник» або «розроблено» зазначати не потрібно.

Реквізит «Підпис» згідно з ДСТУ 4163:2020 оформлюється під текстом посадової інструкції таким чином:

Начальник відділу реклами Харченко Семен ХАРЧЕНКО

Отже, на посадових інструкціях працівників різних структурних підрозділів відповідно будуть підписи різних керівників.

А от на малому безструктурному підприємстві з невеликою штатною чисельністю усі посадові інструкції можуть бути розроблені та підписані однією посадовою особою, наприклад, заступником керівника підприємства або особою, відповідальною за роботу з кадрами.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Мінікурс на тему:

Посадова інструкція: правила складання, затвердження та ознайомлення працівників

Статті на тему:

Строки та вимоги до зберігання посадових і робочих інструкцій

Посадові інструкції: що враховувати при складанні