Посадова інструкція: правила складання, затвердження та ознайомлення працівників

1. Для яких посад потрібно мати на підприємстві посадові / робочі інструкції
2. Кому посадова, а кому й робоча
3. На що звернути увагу під час розробки та затвердження посадової / робочої інструкції
4. Яка має бути структура посадової / робочої інструкції
5. Хто затверджує посадову / робочу інструкцію
6. Коли і як слід ознайомлювати працівника з посадовою / робочою інструкцією
7. Висновки

Для яких посад потрібно мати на підприємстві посадові / робочі інструкції

До початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника з його правами та обов’язками, а також про умови праці. Про це визначено в ст. 29 Кодексу законів про працю України. Оптимальний спосіб реалізувати це через ознайомлення працівника із посадовою інструкцією. Юристи вважають, що достатньо мати письмові трудові договори. Проте, якщо подивитися на наповнення посадових інструкцій згідно із Довідником кваліфікаційних характеристик професій (випуск 1), то її наповнення важко відтворити у письмовому трудовому договорі. Тому рекомендуємо розробити посадові та робочі інструкції для усіх посад та професій, що є у штатному розписі вашого підприємства. Допускається, не утворювати посадові інструкції для директорів підприємств.

Кому посадова, а кому й робоча

Посадові інструкції складають для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців (розділи 1–4 Класифікатора професій, далі – КП). А ось для – для інших категорій (розділи 5–9 КП) потрібно розробити та затвердити робочу інструкцію.

На що звернути увагу під час розробки та затвердження посадової / робочої інструкції

По-перше, посадова інструкція розробляється на конкретну посаду зі штатного розпису, а не на конкретного працівника, який її обіймає або буде обіймати. Якщо у штатному розписі з’являються нові посади, для них слід окремо розробити відповідні посадові або робочі інструкції. Тобто посадова інструкція – завжди знеособлений документ, що не містить прізвищ та імен працівників.

По-друге. При розробці посадових та робочих інструкцій зараз застосовують професійні стандарти, чисельні Довідники кваліфікаційних характеристик професій – загальний або спеціальні для конкретної галузі чи напрямку, а також внутрішні положення підприємства.

По-третє. Реквізити посадових та робочих інструкцій формуються за вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5. Допоможе у розробці цих інструкцій й Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчої документації. До речі нещодавно було затверджено новий такий збірник. Утім, на жаль, поки що його не оприлюднено на офіційному сайті Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.

По-четверте. Робочу інструкцію слід погодити із профспілковим комітетом або іншим уповноваженим робочим органом трудового колективу. Для посадової інструкції така вимога не встановлена.

Яка має бути структура посадової / робочої інструкції

Структура посадової інструкції, як правило, включає 7 розділів.

Розділ «Загальні положення». У ньому усе базове: назва посади, вимоги до освіти, порядок прийняття та звільнення, кому підпорядковується працівник.

«Завдання та обов’язки». Перелічуємо конкретні дії, які працівник має виконувати. Чітко, по суті, без розмитих формулювань.

«Права працівника», тут фіксуємо перелік прав і повноважень під час трудового процесу, якими наділений працівник.

«Відповідальність». Тут ми визначаємо, за що саме відповідає працівник. І що буде, якщо ці обов’язки порушить.

«Повинен знати». Або простіше – що працівник має знати, щоб виконувати свої обов’язки. Закони та інші нормативні акти, специфіка професії.

«Кваліфікаційні вимоги». Якщо ви не вказали це в «Загальних положеннях» – зазначте тут вимоги щодо освіти, стажу та профпідготовки особи яка може обіймати посаду.

За потреби інструкцію можна доповнити іншими розділами. Так, можна додавати розділ «Взаємовідносини (звʼязки) за посадою», де розкривається комунікація працівника за відповідною посадою із іншими структурними підрозділами на підприємстві.

Робоча інструкція може складатися із 5 розділів: «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги».

Хто розробляє проєкт посадової/робочої інструкції

Процедура затвердження посадових інструкцій не врегульована на законодавчому рівні, тому кожен роботодавець визначає її самостійно та фіксує в локальних актах підприємства.

Зазвичай проєкт інструкції готує керівник відповідного структурного підрозділу, подекуди – фахівці відділу кадрів. Підписує посадову або робочу інструкцію керівник відповідного структурного підрозділу юрособи.

За необхідності посадові або робочі інструкції візуються. Хто саме проставляє візу має бути визначено у внутрішніх документах. Наприклад, в Інструкції з діловодства.

Хто затверджує посадову / робочу інструкцію

Посадові та робочі інструкції затверджуються керівником або за його дорученням – заступником. Для цього у правому кутку посадової інструкції проставляється гриф затвердження за вимогами ДСТУ 4163:2020.

Як і де реєструвати посадові / робочі інструкції

Посадові та робочі інструкції підлягають реєстрації у Журналі реєстрації внутрішніх документів або у Журналі реєстрації посадових (робочих) інструкцій. Де саме реєструвати закріпіть в Інструкції з діловодства.

Коли і як слід ознайомлювати працівника з посадовою / робочою інструкцією

Працівник має бути ознайомлений з посадовою або робочою інструкцією до початку роботи за посадою або професією.

Відповідний запис «З посадовою інструкцією ознайомлений або ознайомлена» роблять на останньому аркуші інструкції. Також, ознайомлення із посадовою інструкцією може відбуватися шляхом проставляння працівником підпису в аркуші або листі до посадової (робочої) інструкції чи проставлянням працівником підпису у спеціально заведеному Журналі ознайомлення працівників із посадовими та робочими інструкціями.

Висновки

1. Посадові та робочі інструкції розробляються не на конкретного працівника, а на посаду в штатному розписі.
2. Проєкт інструкції розробляє безпосередній керівник та підписує – керівник структурного підрозділу. Затверджує посадову інструкцію керівник підприємства або його заступник.
3. Робочі інструкції погоджують з профспілкою. Посадові інструкції не потребують такого погодження.
4. Інструкції підлягають реєстрації. Із посадовою інструкцією потрібно ознайомити працівників, які працюють на відповідній посаді.
5. Ціла бібліотека готових зразків посадових інструкцій є у розділі «Документи».

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Журнал реєстрації посадових інструкцій

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «ТОП-5 важливих кадрових документів: трудова книжка, посадові інструкції, особова картка П-2, особова справа, повідомлення до ДПС»

Статті та консультації на тему:

Строки та вимоги до зберігання посадових і робочих інструкцій

Посадові інструкції: що враховувати при складанні

Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це

Посадова інструкція головного бухгалтера: скачайте зразок

Посадова інструкція економіста

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Посадова інструкція начальника відділу кадрів: скачайте зразок

Посадова інструкція директора підприємства: скачайте зразок