
Посадові інструкції
11.07.2025
Строки та вимоги до зберігання посадових і робочих інструкцій
Чи всі посадові та робочі інструкції мають однаковий строк зберігання? Чи потрібно передавати ці локальні організаційні документи на зберігання в архів підприємства? Про все це у нашій статті

Посадова і робоча інструкції – це організаційні документи юридичної особи, в яких визначають завдання, обов’язки, права та відповідальність працівників під час виконання ними роботи на відповідній посаді або за відповідною професією.
Строк зберігання посадових і робочих інструкції визначено у ст. 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Для посадових і робочих інструкцій переважної більшості працівників цей строк тимчасовий – 5 років, які слід обраховувати після втрати чинності відповідних інструкцій та заміни їх новими.
Розберемо це на конкретному прикладі.
Приклад. Припустимо, що посадова інструкція головного інженера підприємства була затверджена у 2020 році, а у липні 2025 року її замінять новою. Строк зберігання посадової інструкції, яка втратить свою чинність у 2025 році слід обраховувати з 2026 року. Бо цей строк зберігання становить 5 років, то ця посадова інструкція має зберігатися по 2030 рік включно. І лише на початку 2031 року її можна буде включити в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Оскільки документи тимчасового зберігання в архів юридичної особи не передаються, то всі 5 років після втрати своєї чинності зазначена посадова інструкція буде зберігатися за місцем формування її у справу згідно з номенклатурою справ. За наявності у структурі підприємства служби кадрів оригінали посадових і робочих інструкцій зберігаються саме в цій службі.
Необхідно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте до нашого пошукового сервісу – Класифікатор професій, в якому враховано Зміни №14!
Особливий тривалий строк зберігання – 75 років, що визначено у примітці до ст. 43 Переліку № 578/5, мають:
- посадові інструкції наукових працівників;
- посадові та робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці.
Зауважимо, що науковим працівником є особа, яка має відповідну кваліфікацію та освіту (не нижче другого (магістерського) рівня) та за основним місцем роботи відповідно до трудового договору (контракту) здійснює наукову (науково-технічну, науково-організаційну, науково-педагогічну) діяльність у науковій установі, закладі вищої освіти або науковому підрозділі юридичної особи.
Оскільки документи тривалого строку зберігання потрібно передавати в архів юрособи за описами, то через рік після втрати чинності відповідна посадова або робоча інструкція має бути включена до опису справ служби кадрів, а ще через рік передана на зберігання в архів відповідно до п. 1 гл. 4 р. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
У межах однієї юридичної особи (наприклад, наукової установи) у різні справи будуть зберігатися посадові інструкції наукових співробітників та ненаукових працівників.
Чи залежить строк зберігання посадової інструкції наукового працівника від наявності у конкретного працівника наукового ступеня та вченого звання?
Ні, не залежить.
Посадові інструкції для усіх наукових посад, наприклад «молодшого наукового співробітника», «наукового співробітника», «старшого наукового співробітника», мають тривалий строк зберігання, незалежно від того, чи матиме особа, яка обіймає наукову посаду, науковий ступінь та вчене звання.
Висновки
- Посадові та робочі інструкції переважної більшості працівників мають тимчасовий строк зберігання – 5 років, і не підлягають передаванню в архів юрособи.
- Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові й робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці мають тривалий строк зберігання – 75 років, і підлягають передаванню в архів юридичної особи після втрати чинності та заміни їх новими.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Брошури та чеклісти:
Статті на тему:
Посадові інструкції: що враховувати при складанні
Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це
Посадова інструкція головного бухгалтера: скачайте зразок
Посадова інструкція економіста
Посадова інструкція інспектора з військового обліку
Посадова інструкція начальника відділу кадрів: скачайте зразок
Військовий облік
12.09.2026
Працівник з ВОС 999097, потребує БЗВП і червоною стрічкою: чи повідомляти ТЦК та чим загрожує роботодавцю
Взяли на роботу чоловіка, у якого є ВОД, але там вказана військово-облікова спеціальність 999097 потребує проходження БЗВП, а крім того, має червону стрічку. Я так розумію, що це не порушення і могли приймати на роботу? Чи повідомляти ТЦК про порушення?

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Роботодавців хочуть штрафувати за порушення безпеки працівників: Уряд схвалив законопроєкт
10 вересня 2026 року Уряд схвалив законопроєкт, який передбачає відповідальність за порушення вимог безпеки та захисту здоров’я працівників на роботі. Зміни можуть безпосередньо вплинути на роботодавців

Відповідальність / Перевірки
11.09.2026
Передчасне знищення кадрових документів на підприємстві: хто і як відповідатиме
Кадрові документи на підприємстві зберігають за певними правилами. Строки збереження документів встановлені законодавством. Але на практиці буває так, що кадрові документи знищені передчасно (через помилки в обчисленні строку зберігання, недбалість працівника тощо). У статті поговоримо, як за це можуть покарати винних осіб та які інші негативні наслідки можуть чекати на підприємство

Медперсонал
11.09.2026
З 11 вересня ПФУ надсилатиме повідомлення про порушення та вимоги про компенсацію лікарняних: новий Порядок
Постановою правління від 04.08.2026 №31-1 Пенсійний фонд затвердив новий порядок, який передбачає направлення вимог про компенсацію виплачених лікарняних, якщо листок непрацездатності був оформлений на підставі необґрунтованого медичного висновку. У разі несплати коштів або неоскарження вимоги ПФУ зможе передавати її до виконавчої служби для примусового стягнення, а на суму боргу нараховуватиметься пеня

Діловодство
11.09.2026
МОН затвердило 5 примірних договорів для коледжів і роботодавців: що змінилося
МОН затвердило п’ять примірних договорів про співпрацю у сфері професійної освіти. Документи стосуються дуального навчання, розроблення освітніх програм, стажування педагогів, використання обладнання роботодавців та практичної підготовки здобувачів освіти

Військовий облік
11.09.2026
Хто може отримати відстрочку через «Резерв+» у вересні: 11 підстав для онлайн-оформлення
У Міноборони продовжують розширювати перелік відстрочок, доступних у «Резерв+», однак станом на вересень 2026 року онлайн оформити можна лише визначені види. Кому доступна електронна відстрочка та коли все ще доведеться звертатися особисто – далі

Військовий облік
11.09.2026
11.09.2026 Міноборони змінило порядок виключення з військового обліку: що з бронюванням
11 вересня 2026 року Міноборони повідомило про автоматичне виключення з військового обліку після досягнення граничного віку. Для роботодавців важливо: після виключення автоматично скасовується чинне бронювання працівника, якщо воно було

Соціальне страхування / Пенсії
11.09.2026
Не чекайте квітня: пенсіонерам радять оформлювати перерахунок пенсії одразу після 24 місяців стажу
Автоматичний перерахунок пенсій проводять у квітні, але право на перерахунок після набуття 24 місяців страхового стажу може виникнути раніше. Пенсійний юрист пояснила, чому очікування наступного автоматичного перерахунку може коштувати пенсіонеру кількох місяців підвищеної виплати та як скористатися своїм правом раніше

Оплата праці
11.09.2026
Мінімалку у 2027 році хочуть встановити не нижче 15 120 грн
Профспілки вважають недостатніми закладені в проєкті Держбюджету-2027 показники мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. На зустрічі з Мінфіном 10 вересня вони запропонували підвищити мінзарплату до щонайменше 15 120 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 11 989 грн

Воєнний стан
11.09.2026
Мобілізаційний вік до 55 років: у Раді розглядатимуть законопроєкт про нову вікову межу
На тлі обговорень можливого зниження верхньої межі мобілізаційного віку до 55 років у Верховній Раді до порядку денного включили законопроєкт №12222. Документ пропонує зменшити до 55 років граничний вік перебування на військовій службі та перебування військовозобов’язаних у запасі. Водночас це поки лише законопроєкт, який перебуває на опрацюванні в комітеті

Сумісництво
11.09.2026
Охорона праці на 0,1 ставки: важливий нюанс при оформленні за сумісництвом
Підприємство планує оформити за сумісництвом працівника, який уже відповідає за охорону праці на іншому підприємстві, на 0,1 ставки. Держпраці пояснила, чи допускає законодавство таке сумісництво та що роботодавцю варто врахувати, адже важливим є не лише оформлення працівника

Оплата праці
11.09.2026
Зарплату затримують понад 15 днів: працівникам можуть дозволити не працювати
Працівникам можуть надати право тимчасово припиняти виконання роботи, якщо роботодавець тривалий час не виплачує заробітну плату. Таку пропозицію містить законопроєкт №9510, який також передбачає посилення відповідальності роботодавців за затримку виплат та створення механізму гарантування зарплатних вимог у разі неплатоспроможності підприємства

Табель
11.09.2026
Розбіжності між наказом і табелем обліку робочого часу: алгоритм виправлення
Якщо наказ і табель суперечать один одному, не слід автоматично виправляти відомості у табелі, хоч власне саме наказ і є документом-підставою для заповнення табеля. Спочатку потрібно встановити, який із документів не відповідає фактичним обставинам. Розглянемо алгоритм перевірки і покажемо, як оформити виправлення










