
Посадові інструкції
11.07.2025
Строки та вимоги до зберігання посадових і робочих інструкцій
Чи всі посадові та робочі інструкції мають однаковий строк зберігання? Чи потрібно передавати ці локальні організаційні документи на зберігання в архів підприємства? Про все це у нашій статті

Посадова і робоча інструкції – це організаційні документи юридичної особи, в яких визначають завдання, обов’язки, права та відповідальність працівників під час виконання ними роботи на відповідній посаді або за відповідною професією.
Строк зберігання посадових і робочих інструкції визначено у ст. 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Для посадових і робочих інструкцій переважної більшості працівників цей строк тимчасовий – 5 років, які слід обраховувати після втрати чинності відповідних інструкцій та заміни їх новими.
Розберемо це на конкретному прикладі.
Приклад. Припустимо, що посадова інструкція головного інженера підприємства була затверджена у 2020 році, а у липні 2025 року її замінять новою. Строк зберігання посадової інструкції, яка втратить свою чинність у 2025 році слід обраховувати з 2026 року. Бо цей строк зберігання становить 5 років, то ця посадова інструкція має зберігатися по 2030 рік включно. І лише на початку 2031 року її можна буде включити в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Оскільки документи тимчасового зберігання в архів юридичної особи не передаються, то всі 5 років після втрати своєї чинності зазначена посадова інструкція буде зберігатися за місцем формування її у справу згідно з номенклатурою справ. За наявності у структурі підприємства служби кадрів оригінали посадових і робочих інструкцій зберігаються саме в цій службі.
Необхідно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте до нашого пошукового сервісу – Класифікатор професій, в якому враховано Зміни №14!
Особливий тривалий строк зберігання – 75 років, що визначено у примітці до ст. 43 Переліку № 578/5, мають:
- посадові інструкції наукових працівників;
- посадові та робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці.
Зауважимо, що науковим працівником є особа, яка має відповідну кваліфікацію та освіту (не нижче другого (магістерського) рівня) та за основним місцем роботи відповідно до трудового договору (контракту) здійснює наукову (науково-технічну, науково-організаційну, науково-педагогічну) діяльність у науковій установі, закладі вищої освіти або науковому підрозділі юридичної особи.
Оскільки документи тривалого строку зберігання потрібно передавати в архів юрособи за описами, то через рік після втрати чинності відповідна посадова або робоча інструкція має бути включена до опису справ служби кадрів, а ще через рік передана на зберігання в архів відповідно до п. 1 гл. 4 р. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
У межах однієї юридичної особи (наприклад, наукової установи) у різні справи будуть зберігатися посадові інструкції наукових співробітників та ненаукових працівників.
Чи залежить строк зберігання посадової інструкції наукового працівника від наявності у конкретного працівника наукового ступеня та вченого звання?
Ні, не залежить.
Посадові інструкції для усіх наукових посад, наприклад «молодшого наукового співробітника», «наукового співробітника», «старшого наукового співробітника», мають тривалий строк зберігання, незалежно від того, чи матиме особа, яка обіймає наукову посаду, науковий ступінь та вчене звання.
Висновки
- Посадові та робочі інструкції переважної більшості працівників мають тимчасовий строк зберігання – 5 років, і не підлягають передаванню в архів юрособи.
- Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові й робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці мають тривалий строк зберігання – 75 років, і підлягають передаванню в архів юридичної особи після втрати чинності та заміни їх новими.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Брошури та чеклісти:
Статті на тему:
Посадові інструкції: що враховувати при складанні
Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це
Посадова інструкція головного бухгалтера: скачайте зразок
Посадова інструкція економіста
Посадова інструкція інспектора з військового обліку
Посадова інструкція начальника відділу кадрів: скачайте зразок
Воєнний стан
14.10.2026
Затримання та доставлення до ТЦК хочуть змінити: деталі законопроєкту №16139
12 жовтня 2026 року у Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16139, який стосується можливості адміністративного затримання та доставлення громадян до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП). Що пропонують змінити – далі

Соціальне страхування / Пенсії
14.10.2026
19 400 грн допомоги на зиму: заяви приймають лише до 30 жовтня
Вразливі категорії населення, які проживають у визначених прифронтових громадах, можуть отримати одноразову допомогу 19 400 грн на опалювальний сезон. Заяви приймають до 30 жовтня 2026 року. У ПФУ закликали не відкладати звернення на останній тиждень жовтня. Хто має право на виплату та куди подавати заяву – у матеріалі

Військовий облік
14.10.2026
У Списках ВО і в графі «Усього» Відомості не збігається кількість працівників: де шукати порушення
Тільки зараз звернула увагу, що в мене кількість працівників у Списках не збігається з загальною кількістю у Відомості (додаток 12). Де шукати помилку і чи буде штраф за таку розбіжність?

Умови праці
14.10.2026
Дистанційна робота та дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку
Робота дистанційних працівників має певні особливості, встановлені трудовим законодавством. У статті розглянемо одну з них, яка стосується режиму роботи, а саме: чи повинні дистанційні працівники дотримуватися встановлених правил внутрішнього трудового розпорядку роботодавця, а також деякі нюанси документального оформлення відносин

Умови праці
14.10.2026
Чи може роботодавець змушувати працювати під час обстрілів: що говорить Держпраці
Чи має право роботодавець в умовах постійних обстрілів та атак вимагати від працівника працювати під час небезпеки? Держпраці нагадує про права працівників і обмеження для роботодавців у таких ситуаціях

Звітність
14.10.2026
Звіт про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: коли рядки залишають порожніми
Роботодавці, які не є платниками внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю, заповнюють не всі рядки Звіту. Податкова пояснила, які показники потрібно залишити порожніми в електронній формі та де поставити прокреслення у паперовій

Бронювання
14.10.2026
Текст змін до Постанови №76 – не раніше 18 жовтня: що хотіли змінити в бронюванні та що ухвалив Уряд
Уряд ухвалив зміни до правил бронювання з подальшим п’ятиденним доопрацюванням. Частину спірних положень переглянули, але остаточні рішення щодо квот для окремих галузей ще не оприлюднені. Головні пропозиції початкового проєкту та зміни, про які стало відомо після засідання – у матеріалі

Соціальне страхування / Пенсії
14.10.2026
Подвійний стаж для пенсії: кому зараховують роки роботи у подвійному розмірі
Окремим категоріям працівників періоди роботи можуть зараховувати у подвійному розмірі. Дізнайтеся, які працівники мають таке право, як відрізняється обчислення стажу до та після 1 січня 2004 року і чи зараховують відпустку для догляду за дитиною до трьох років у подвійному розмірі

Бронювання
14.10.2026
Уряд знову створив Координаційний центр з бронювання: у чому ризик
Ідея створення Координаційного центру з організації бронювання військовозобов’язаних, яку Уряд розглядав ще влітку, знову з’явилася у Постанові, яку Кабмін 13.10.2026 ухвалив з доопрацюванням. Народні депутати ставлять під сумнів юридичний статус Центру, його вплив на рішення міністерств та відповідальність за ухвалені рішення. Які ризики для бізнесу бачать – читайте далі

Охорона праці
14.10.2026
Охорона праці по-новому: що перевірити кадровику та фахівцю з охорони праці вже зараз
Закон про безпеку та охорону здоров’я працівників на роботі передбачає перехід до європейського підходу в управлінні професійними ризиками. Що потрібно перевірити роботодавцям, які процедури переглянути та до чого готуватися кадровикам і фахівцям з охорони праці – в аналізі від Держпраці

Ранковий кадровик
14.10.2026
Про зміни в бронюванні з 13.10, е-кабінет з ВО, критерії розбронювання, звіряння до 01.12, «доставку» до ТЦК🙋♀️ Ранковий кадровик від 14.10.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору












