
Посадові інструкції
11.07.2025
Строки та вимоги до зберігання посадових і робочих інструкцій
Чи всі посадові та робочі інструкції мають однаковий строк зберігання? Чи потрібно передавати ці локальні організаційні документи на зберігання в архів підприємства? Про все це у нашій статті

Посадова і робоча інструкції – це організаційні документи юридичної особи, в яких визначають завдання, обов’язки, права та відповідальність працівників під час виконання ними роботи на відповідній посаді або за відповідною професією.
Строк зберігання посадових і робочих інструкції визначено у ст. 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Для посадових і робочих інструкцій переважної більшості працівників цей строк тимчасовий – 5 років, які слід обраховувати після втрати чинності відповідних інструкцій та заміни їх новими.
Розберемо це на конкретному прикладі.
Приклад. Припустимо, що посадова інструкція головного інженера підприємства була затверджена у 2020 році, а у липні 2025 року її замінять новою. Строк зберігання посадової інструкції, яка втратить свою чинність у 2025 році слід обраховувати з 2026 року. Бо цей строк зберігання становить 5 років, то ця посадова інструкція має зберігатися по 2030 рік включно. І лише на початку 2031 року її можна буде включити в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Оскільки документи тимчасового зберігання в архів юридичної особи не передаються, то всі 5 років після втрати своєї чинності зазначена посадова інструкція буде зберігатися за місцем формування її у справу згідно з номенклатурою справ. За наявності у структурі підприємства служби кадрів оригінали посадових і робочих інструкцій зберігаються саме в цій службі.
Необхідно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте до нашого пошукового сервісу – Класифікатор професій, в якому враховано Зміни №14!
Особливий тривалий строк зберігання – 75 років, що визначено у примітці до ст. 43 Переліку № 578/5, мають:
- посадові інструкції наукових працівників;
- посадові та робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці.
Зауважимо, що науковим працівником є особа, яка має відповідну кваліфікацію та освіту (не нижче другого (магістерського) рівня) та за основним місцем роботи відповідно до трудового договору (контракту) здійснює наукову (науково-технічну, науково-організаційну, науково-педагогічну) діяльність у науковій установі, закладі вищої освіти або науковому підрозділі юридичної особи.
Оскільки документи тривалого строку зберігання потрібно передавати в архів юрособи за описами, то через рік після втрати чинності відповідна посадова або робоча інструкція має бути включена до опису справ служби кадрів, а ще через рік передана на зберігання в архів відповідно до п. 1 гл. 4 р. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
У межах однієї юридичної особи (наприклад, наукової установи) у різні справи будуть зберігатися посадові інструкції наукових співробітників та ненаукових працівників.
Чи залежить строк зберігання посадової інструкції наукового працівника від наявності у конкретного працівника наукового ступеня та вченого звання?
Ні, не залежить.
Посадові інструкції для усіх наукових посад, наприклад «молодшого наукового співробітника», «наукового співробітника», «старшого наукового співробітника», мають тривалий строк зберігання, незалежно від того, чи матиме особа, яка обіймає наукову посаду, науковий ступінь та вчене звання.
Висновки
- Посадові та робочі інструкції переважної більшості працівників мають тимчасовий строк зберігання – 5 років, і не підлягають передаванню в архів юрособи.
- Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові й робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці мають тривалий строк зберігання – 75 років, і підлягають передаванню в архів юридичної особи після втрати чинності та заміни їх новими.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Брошури та чеклісти:
Статті на тему:
Посадові інструкції: що враховувати при складанні
Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це
Посадова інструкція головного бухгалтера: скачайте зразок
Посадова інструкція економіста
Посадова інструкція інспектора з військового обліку
Посадова інструкція начальника відділу кадрів: скачайте зразок
Відповідальність / Перевірки
29.08.2026
Перевірка ТЦК і відсутність офісу: що робити, якщо всі працюють онлайн
Наше підприємство включили до плану перевірок ТЦК на вересень. Проте в офісі давно ніхто не працює: усі працівники переведені на дистанційну роботу з міркувань безпеки. Як у такому разі проходитиме перевірка та що потрібно зробити підприємству?

Військовий облік
28.08.2026
Роздруківка з «Резерв+» замість супровідного листа: що подавати разом з додатком 4
У працівника в «Резерв+» відсутня інформація про проходження військової служби, бронювання та відстрочки. Чи можна не формувати супровідний лист до додатка 4, а просто додати роздруківку з QR-кодом?

Календар кадровика
28.08.2026
З 1 вересня: 11 важливих дат та інші зміни, про які має пам’ятати кадровик
З 1 вересня необхідно підняти зарплату заброньованим працівникам. Якщо ж критичність не було підтверджено, то це треба терміново відобразити в Списках військового обліку. Загалом ми нарахували 11 дедлайнів у вересні, за якими треба стежити кадровику, щоб не пропустити щось важливе і не наразитися на штрафи? Про це – у статті

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
Нові обмеження для ухилянтів та осіб у СЗЧ: які держпослуги можуть стати недоступними
В Україні обговорюють нові обмеження для ухилянтів і військовослужбовців, які самовільно залишили частину. Народний депутат Олександр Федієнко розповів, які державні та банківські послуги можуть стати для них недоступними

Умови праці
28.08.2026
Новий графік роботи з 01.09.2026: порядок дій і попередження працівників
Яка правильна послідовність дій, якщо певному підрозділу ми хочемо встановити графік роботи з 08:00 до 17:00 (замість графіка з 09:00 до 18:00). Як правильно встановити, попередити (та за скільки) про нововведення працівників?

Бронювання
28.08.2026
Коли роботодавець може анулювати бронювання працівника: рішення суду
Лікар оскаржив анулювання бронювання, посилаючись на те, що лікарня не втратила статусу критично важливого підприємства, а умови його праці не змінилися. Суд дійшов іншого висновку та пояснив, коли керівник критично важливого підприємства може анулювати бронювання працівника

Бронювання
28.08.2026
25-річного працівника можуть мобілізувати раніше, ніж роботодавець встигне оформити бронювання
День 25-річчя може стати критичним для працівника важливого підприємства: до цього дня його не можна забронювати через статус призовника, а після – вже можуть мобілізувати. Чому між зміною статусу та оформленням бронювання виникає небезпечне «вікно ризику»

Лікарняні / Страховий стаж
28.08.2026
Переведення з основного місця роботи на сумісництво без звільнення: як сформують лікарняний
У своєму листі від 25.08.2026 №2800-030301-8/65494 Пенсійний фонд України надав роз’яснення щодо формування листків непрацездатності за основним місцем роботи та за сумісництвом, зокрема у разі зміни трудових відносин застрахованої особи

Відпустки неоплачувані
28.08.2026
Заява та наказ на відпустку без збереження зарплати за сімейними обставинами: зразки та шаблони
Працівник час від часу просить надати йому кілька днів відпустки без збереження зарплати. Чи можна так вчиняти? Скільки разів на рік можна надавати таку відпустку? Як усе оформити? До вашої уваги – відповіді на ці та інші запитання. І звісно ж ваші улюблені зразки та шаблони документів від нашого сервісу «Документ»

Інше
28.08.2026
Увага, фейковий Електронний реєстр апостилів: як не віддати шахраям свої дані
Мін’юст виявив вебресурс, який імітує офіційний Електронний реєстр апостилів та може використовуватися для введення громадян в оману і збору персональних даних. Як розпізнати фейковий сайт та де безпечно перевірити апостиль

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
У штатному розписі немає прізвищ працівників: чи може ТЦК оштрафувати за це
ТЦК під час перевірки вимагав надати штатний розпис із прізвищами працівників. Підприємство його не надало, оскільки у штатному розписі прізвища не зазначаються. Перевірку завершили та повідомили, що акт надішлють пізніше. Чи можуть відсутність прізвищ у штатному розписі визнати порушенням і застосувати штраф?

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
ПФУ прийде без попередження: які порушення та виплати можуть стати причиною перевірки
Різке збільшення видатків, великі страхові виплати, скарга працівника чи відсутність перевірки понад три роки – такі обставини можуть стати сигналом для ПФУ. Зібрали всі підстави для планових і позапланових перевірок

Відпустки неоплачувані
28.08.2026
Відпустка без збереження зарплати по догляду за дитиною з інвалідністю: який максимальний строк
На скільки часу можна надавати відпустку без збереження заробітної плати по догляду за дитиною з інвалідністю підгрупи А (дитині виповнилось 8 років)? 24.07.2018 року наданий медичний висновок, чинний до 29.07.2031 року

Соціальне страхування / Пенсії
28.08.2026
Виплата пенсій: з вересня 2026 року діятимуть нові правила
З вересня 2026 року пенсії та заборгованість за пенсійними виплатами, призначені або перераховані на виконання судових рішень, виплачуватимуть за новими правилами. У ПФУ розповіли, кого стосуються зміни та від чого залежатиме розмір виплати









