Посадова і робоча інструкції – це організаційні документи юридичної особи, в яких визначають завдання, обов’язки, права та відповідальність працівників під час виконання ними роботи на відповідній посаді або за відповідною професією.
Строк зберігання посадових і робочих інструкції визначено у ст. 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Для посадових і робочих інструкцій переважної більшості працівників цей строк тимчасовий – 5 років, які слід обраховувати після втрати чинності відповідних інструкцій та заміни їх новими.
Розберемо це на конкретному прикладі.
Приклад. Припустимо, що посадова інструкція головного інженера підприємства була затверджена у 2020 році, а у липні 2025 року її замінять новою. Строк зберігання посадової інструкції, яка втратить свою чинність у 2025 році слід обраховувати з 2026 року. Бо цей строк зберігання становить 5 років, то ця посадова інструкція має зберігатися по 2030 рік включно. І лише на початку 2031 року її можна буде включити в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Оскільки документи тимчасового зберігання в архів юридичної особи не передаються, то всі 5 років після втрати своєї чинності зазначена посадова інструкція буде зберігатися за місцем формування її у справу згідно з номенклатурою справ. За наявності у структурі підприємства служби кадрів оригінали посадових і робочих інструкцій зберігаються саме в цій службі.
Необхідно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте до нашого пошукового сервісу – Класифікатор професій, в якому враховано Зміни №14!
Особливий тривалий строк зберігання – 75 років, що визначено у примітці до ст. 43 Переліку № 578/5, мають:
- посадові інструкції наукових працівників;
- посадові та робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці.
Зауважимо, що науковим працівником є особа, яка має відповідну кваліфікацію та освіту (не нижче другого (магістерського) рівня) та за основним місцем роботи відповідно до трудового договору (контракту) здійснює наукову (науково-технічну, науково-організаційну, науково-педагогічну) діяльність у науковій установі, закладі вищої освіти або науковому підрозділі юридичної особи.
Оскільки документи тривалого строку зберігання потрібно передавати в архів юрособи за описами, то через рік після втрати чинності відповідна посадова або робоча інструкція має бути включена до опису справ служби кадрів, а ще через рік передана на зберігання в архів відповідно до п. 1 гл. 4 р. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
У межах однієї юридичної особи (наприклад, наукової установи) у різні справи будуть зберігатися посадові інструкції наукових співробітників та ненаукових працівників.
Чи залежить строк зберігання посадової інструкції наукового працівника від наявності у конкретного працівника наукового ступеня та вченого звання?
Ні, не залежить.
Посадові інструкції для усіх наукових посад, наприклад «молодшого наукового співробітника», «наукового співробітника», «старшого наукового співробітника», мають тривалий строк зберігання, незалежно від того, чи матиме особа, яка обіймає наукову посаду, науковий ступінь та вчене звання.
Висновки
- Посадові та робочі інструкції переважної більшості працівників мають тимчасовий строк зберігання – 5 років, і не підлягають передаванню в архів юрособи.
- Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові й робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці мають тривалий строк зберігання – 75 років, і підлягають передаванню в архів юридичної особи після втрати чинності та заміни їх новими.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Брошури та чеклісти:
Статті на тему:
Посадові інструкції: що враховувати при складанні
Працівника не ознайомили з посадовою інструкцією під час працевлаштування: як це
Посадова інструкція головного бухгалтера: скачайте зразок
Посадова інструкція економіста
Посадова інструкція інспектора з військового обліку
Посадова інструкція начальника відділу кадрів: скачайте зразок