Складаємо план роботи відділу кадрів на 2026 рік + зразок

1. Нормативна база для планування кадрової роботи
2. Структура плану роботи відділу кадрів
3. Практичний зразок плану роботи відділу кадрів на 2026 рік
4. Висновки

Нормативна база для планування кадрової роботи

План роботи відділу кадрів формується з урахуванням вимог трудового законодавства та підзаконних нормативних актів. Основними з них є:

1. Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП);
2. Закон України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (чинний під час дії воєнного стану);
3. Закон України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці);
4. Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки);
5. Закон України від 14.10.1992 № 2694-XII «Про охорону праці» (далі – Закон про охорону праці);
6. Закон України від 01.07.1993 № 3356-XII «Про колективні договори і угоди» (поки що чинний) та Закон України від 23.02.2023 № 2937-IX «Про колективні угоди та договори» (який набере чинності через 6 місяців після припинення чи скасування воєнного стану);
7. Закон України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» (далі – Закон № 2297);
8. Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58;
9. Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Ці та інші нормативно-правові акти визначають обов’язкові кадрові процедури, які доцільно відобразити в річному плані. Зокрема можна прогнозувати необхідність перегляду окремих документів (ось, як, наприклад колдоговору, у разі набрання чинності новим законом).

Звісно ж варто враховувати можливість продовження або навпаки припинення дії воєнного стану та перегляд норм робочого часу. Усе це варто відобразити у річному плані роботи. Це буде ваша підказка на весь рік.

Структура плану роботи відділу кадрів

Єдиної затвердженої форми плану роботи відділу кадрів законодавство не встановлює. Тож ви можете розробити його у довільній формі. Та на практиці план доцільно поділяти на такі розділи:

1. організаційна та кадрова робота;
2. ведення кадрового діловодства;
3. планування та облік робочого часу і відпусток;
4. навчання, атестація та розвиток персоналу;
5. охорона праці та військовий облік (якщо такі обов’язки віднесені до компетенції відділу кадрів);
6. звітність і взаємодія з державними органами.

Зупинімося на окремих підрозділах плану.

1. Організаційна та кадрова робота

У цьому розділі варто передбачити заходи, пов’язані з рухом персоналу:

1. аналіз штатного розпису, періодичність перегляду та підготовки змін до нього;
2. участь відділу кадрів у формуванні кадрового резерву;
3. визначити процедурні моменти щодо оформлення прийняття, переведення та звільнення працівників;
4. визначити підходи щодо підготовки та оновлення посадових інструкцій.

Такі заходи забезпечують дотримання вимог трудового законодавства та внутрішніх локальних актів роботодавця.

2. Планування відпусток і облік робочого часу

Обов’язковим елементом плану роботи відділу кадрів є складання графіка відпусток на 2026 рік. Графік формується з урахуванням ст. 10 Закону про відпустки та доводиться до відома працівників. Докладно про це у нашому мінікурсі.

У плані доцільно передбачити:

1. складання та затвердження графіка відпусток;
2. контроль за дотриманням мінімальної тривалості щорічної відпустки відповідно до вимог Закону про відпустки;
3. облік робочого часу та понаднормових годин згідно зі статтями 50–65 КЗпП;
4. контроль за своєчасною виплатою відпускних та заробітної плати відповідно до положень ст. 115 КЗпП, Закону про оплату праці, Закону про відпустки.

3. Кадрове діловодство та захист персональних даних

На 2026 рік у плані роботи слід передбачити системну роботу з кадровими документами:

1. ведення особових справ працівників;
2. формування та зберігання наказів з кадрових питань;
3. актуалізацію локальних актів роботодавця;
4. дотримання вимог Закону №2297 при обробці та зберіганні персональної інформації працівників.

Також доцільно запланувати внутрішній аудит кадрових документів для виявлення та усунення можливих порушень.

4. Навчання, атестація та розвиток персоналу

План роботи відділу кадрів може включати заходи з підвищення кваліфікації працівників (звісно, якщо у вас підбором персоналу та його розвитком займається окремий відділ, то це питання не треба включати до плану відділу кадрів):

1. організація навчання та стажування;
2. проведення атестації працівників у випадках, передбачених законодавством або локальними актами;
3. оформлення направлень на навчання з урахуванням статей 202–203 КЗпП.

Такі заходи сприяють професійному розвитку персоналу та підвищенню ефективності роботи підприємства.

5. Військовий облік та охорона праці

Окремим розділом плану варто передбачити (знов-таки, якщо ці питання належать до компетенцій відділу кадрів, а не віддано на відкуп, скажімо, до відділу військового обліку та відділу охорони праці відповідно):

1. ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів відповідно до Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу» та постанови КМУ від 30.12.2022 № 1487;
2. організацію навчання з питань охорони праці згідно із Законом про охорону праці;
3. профілактика нещасних випадків та профзахворювань на виробництві та участь у розслідуванні нещасних випадків та профзахворювань.

6. Звітність та взаємодія з державними органами

У плані роботи на 2026 рік доцільно зафіксувати строки підготовки та подання обов’язкової звітності, зокрема:

1. статистичної звітності з праці;
2. документів на запити Держпраці, Пенсійного фонду України, ТЦК та СП, інших органів;
3. підготовку до можливих перевірок з питань праці.

Практичний зразок плану роботи відділу кадрів на 2026 рік

Нижче наведено орієнтовний зразок плану роботи відділу кадрів, який роботодавець може адаптувати під специфіку своєї діяльності.

Звісно наведений зразок не деталізовано. З огляду на специфіку роботи вашого підприємства ви можете це зробити самостійно. Запам’ятайте: у питаннях планування головне, щоб вам було зручно і зрозуміло, для чого ви це робите.

Висновки

План роботи відділу кадрів на 2026 рік є інструментом систематизації кадрової діяльності та дотримання вимог законодавства України. Його складання дозволяє забезпечити стабільну роботу з персоналом та знизити ризики штрафів.

Віктор НАГОРНИЙ, експерт з трудового права та податкового законодавства

Шаблони та зразки документів:

План роботи відділу кадрів

Мінікурс на тему:

Графік відпусток 2026: коли затверджувати, як оформити та кого включати

Довідники на тему:

Норма тривалості робочого часу – 2025

Норма тривалості робочого часу – 2026

Стаття на тему:

Плануємо роботу: корисні «планери» для кадровиків і не лише

Штатний розпис: правила розробки та складання

Правила внутрішнього трудового розпорядку: алгоритм затвердження та необхідність оновлення

Як розрахувати норму тривалості робочого часу – теорія та практика

Норма тривалості робочого часу у 2026 році за п'ятиденного та шестиденного робочого тижня