Правила внутрішнього трудового розпорядку – 2026: алгоритм затвердження та необхідність оновлення

1. Що таке правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) і чим вони регламентуються
2. Чи всі роботодавці мають затверджувати ПВТР
3. Які розділи слід включити у ПВТР
4. Порядок затвердження та оновлення ПВТР
5. Чи є відповідальність за відсутність ПВТР
6. Висновки

Що таке правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) і чим вони регламентуються

Визначення поняття «правила внутрішнього трудового розпорядку» (ПВТР) ані в КЗпП, ані в інших нормативних актах немає. Але такий документ неодноразово згадується у КЗпП, зокрема у ст. 142 КЗпП.

Зважаючи на практику, ПВТР – це локальний нормативний акт, що регулює внутрішній трудовий розпорядок на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності та визначає взаємні права й обов’язки роботодавця і працівників.

Основний документ, який визначає зміст ПВТР, – це Типові правила № 213, які були затверджені ще у 1984 році. Як бачимо, цей документ дуже старий, але він є чинним на підставі постанови ВРУ від 12.09.1991 №1545-XII, у частині, що не суперечить чинному трудовому законодавству. Отже, роботодавець може взяти за основу деякі положення Типових правил № 213 при розробці своїх ПВТР.

Також при розробці правил можна, як приклад, використовувати різні відомчі документи, затверджені з цього питання, зокрема:

1. Типові правила внутрішнього службового розпорядку, затверджені наказом НАДС 03.03.2016 №50 (застосовуються для органів державної влади, інших державних органів та їх апарату);
2. Галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників закладів, установ, організацій та підприємств системи охорони здоров'я України, затверджені наказом МОЗ від 18.12.2000 № 204-о.

Крім того, рекомендуємо під час розроблення ПВТР використовувати Збірник уніфікованих форм, у якому наведено зразок ПВТР і пояснення щодо їх оформлення.

Скарбниця кадрових документів у Вас завжди під рукою. Завантажте необхідний зразок або шаблон в розділі Документи!

Чи всі роботодавці мають затверджувати ПВТР

Головна норма законодавства, яка передбачає обов’язок підприємств, установ та організацій мати затверджені ПВТР – це ст. 142 КЗпП. Вона так і називається «Правила внутрішнього трудового розпорядку».

Крім того, згадка про ПВТР є у багатьох статтях КЗпП, зокрема:

1. ст. 29 – роботодавець зобов'язаний при прийнятті на роботу ознайомити працівника з ПВТР;
2. п. 3 ч. 1 ст. 40 – систематичне невиконання працівником ПВТР є однією з підстав для звільнення;
3. ст. 52 – тривалість і режим роботи на підприємстві закріплюються у ПВТР;
4. ст. 57 – час початку і закінчення щоденної роботи (зміни) передбачається ПВТР;
5. ст. 58 – порядок роботи при змінному графіку також встановлюється ПВТР;
6. ст. 66 – перерви в роботі мають бути зафіксовані у ПВТР;
7. ст. 143 – заходи заохочення працівників відображаються у ПВТР.

Як бачимо з вищенаведених норм КЗпП, ПВТР є обов’язковими для роботодавця. Позиція Мінсоцполітики стосовно того, що ПВТР – обов'язковий документ на підприємстві, викладена у листі від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13.

Але оскільки в ст. 142 КЗпП мова йде тільки про підприємства, установи та організації, то вважаємо, що для підприємців, які мають найманих працівників, затвердження ПВТР не є обов’язковим. Такий висновок підтверджується і позицією державних органів, зокрема Мінсоцполітики в листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133.

У цьому листі зазначено, що оскільки фізична особа – підприємець у розумінні норм КЗпП виступає роботодавцем, то він має вести кадрову документацію. Зокрема, він має оформляти локальні акти та може розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку. Тож, мова йде про можливість, але не обов’язок. Але підприємці однаково мають врегулювати питання режиму робочого часу своїх працівників. Для цього вони можуть додати відповідні положення до письмового договору з працівником.

Зважаючи на такі особливості, вважаємо за доцільне, щоб ПВТР були в наявності й у роботодавця-підприємця.

Які розділи слід включити у ПВТР

Складаючи ПВТР і визначаючи, яку саме інформацію слід у них включити, насамперед необхідно виходити з вимог вищеназваних статей КЗпП.

Зважаючи на ці вимоги й практику, що склалася з цього питання, а також рекомендації, які є у Збірнику уніфікованих форм, радимо включити у ПВТР такі розділи (крім зазначення розділів надамо коментарі та поради, що слід додати в ці розділи):

1. Загальні положення. Визначте, відповідно до яких нормативних документів розроблені ці ПВТР. Також зазначте, на які категорії працівників ПВТР розповсюджуються. Зазвичай, ПВТР мусять виконувати всі працівники підприємства. Але є виключення!

Так, відповідно до ст. 60-2 КЗпП при дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд і на нього не поширюються ПВТР, якщо інше не визначено трудовим договором. Якщо на підприємстві є дистанційні працівники, цей момент потрібно урахувати у ПВТР.

2. Порядок оформлення трудового договору і порядок звільнення. У цьому розділі слід відобразити, зокрема:

1. правила оформлення кадрових документів та ознайомлення працівників з ними;
2. правила встановлення випробувального строку при прийнятті на роботу, навіть і для різних категорій працівників.

3. Режим роботи. Визначте у цьому розділі робочий час і час відпочинку. Водночас в різних структурних підрозділах одного підприємства режим роботи може бути різним, цей момент теж необхідно прописати у ПВТР.

Також, якщо є необхідність, слід відобразити у ПВТР порядок фіксації факту початку та закінчення роботи співробітників (наприклад, шляхом ведення відповідного журналу реєстрації або за допомогою технічних засобів).

Якщо на підприємстві застосовується змінний графік, слід відобразити у ПВТР порядок організації цього процесу.

4. Основні обов’язки працівників. У цьому розділі зазначаються загальні обов’язки працівників, такі як:

1. дотримання режиму робочого часу, установленого ПВТР;
2. виконання трудових обов’язків;
3. нерозголошення комерційної таємниці підприємства і відомостей, що належать до конфіденційної інформації підприємства;
4. виконання правил з охорони праці;
5. інші.

Конкретні обов’язки кожного працівника визначаються внутрішніми положеннями підприємства, посадовими та робочими інструкціями та умовами трудового договору.

5. Основні обов’язки роботодавця. В цьому розділі, зокрема, слід відобразити обов’язки роботодавця:

1. створити безпечні умови праці;
2. забезпечити працівників необхідними для роботи матеріалами, інструментами, технікою;
3. виконувати вимоги законодавства щодо виплати заробітної плати;
4. виконувати правила надання відпусток та інших гарантій, передбачених трудовим законодавством.

6. Преміювання та системи заохочень. У цьому розділі слід вказати міри заохочення працівників за успішну роботу (наприклад, подяка, грошова премія; цінний подарунок тощо).

7. Відповідальність працівників і правила накладення стягнень. У цьому розділі слід прописати правила притягнення до дисциплінарної та матеріальної відповідальності. При розробці цього розділу дотримуйтеся вимог глав IX і X КЗпП.

Увага! Оформлювати ПВТР слід з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020

Порядок затвердження та оновлення ПВТР

Алгоритм дій при розробці та затверджені ПВТР визначено в ст. 142 КЗпП. ПВТР мають затверджуватися трудовим колективом підприємства на підставі подання власника підприємства або уповноваженого ним органу та виборного органу первинної профспілкової організації.

З огляду на це, послідовність дій щодо затвердження ПВТР має бути така:

1. Підготовка проєкту ПВТР уповноваженою на це особою або підрозділом підприємства (зазвичай це особа або підрозділ, які відповідальні за роботу з кадрами).
2. Узгодження проєкту з профспілковим органом (за наявності).
3. Узгодження проєкту з іншими підрозділами підприємства (наприклад, зі службою охорони праці, юридичною службою).
4. Затвердження ПВТР трудовим колективом. Про це складається відповідний документ (наприклад, протокол загальних зборів трудового колективу).
5. Ознайомлення працівників з ПВТР під підпис. Для цього можна оформити лист ознайомлення.

Строки затвердження ПВТР законодавством не визначені, тож роботодавець самостійно визначає, коли їх потрібно затверджувати

Важливо тільки, щоб ПВТР були на підприємстві в наявності та щоб вони були в актуальному стані (тобто, якщо на підприємстві або в законодавстві відбувалися якісь зміни, що стосуються внутрішнього трудового розпорядку, то слід відкоригувати ПВТР).

Зазвичай наприкінці року роботодавці переглядають всі свої кадрові документи й за необхідності вносять в них зміни, зокрема, щоб урахувати зміни трудового законодавства, які відбулися протягом поточного року, або ж якщо плануються зміни в організації процесу праці з нового року. Отже, за потреби слід внести зміни й у ПВТР, та якщо таких змін багато, варто затвердити нові ПВТР і ввести їх в дію з 2026 року.

Зазначимо, що законодавство не обмежує частоту внесення змін до ПВТР. Їх можна змінювати і декілька разів на рік. Затверджуються зміни в тому ж порядку, що й самі ПВТР.

Чи є відповідальність за відсутність ПВТР

За відсутність на підприємстві ПВТР можуть бути застосовані такі заходи відповідальності:

1. на підставі ст. 265 КЗпП – штраф для суб'єкта господарювання в розмірі 1 МЗП. Цей штраф застосовується за порушення інших вимог законодавства про працю;
2. на підставі ст. 41 КУпАП – адміністративний штраф для посадових осіб підприємства в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн).

На застосування такої відповідальності також вказує Мінсоцполітики у листі від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13.

Висновки

1. ПВТР мають бути затверджені на кожному підприємстві.
2. Розробка і затвердження ПВТР відбувається в декілька етапів.
3. ПВТР затверджує трудовий колектив, а не керівник.
4. Строки затвердження і внесення змін у ПВТР законодавством не визначені, отже цей процес відбувається за потреби. Але наприкінці року бажано переглянути ПВТР і внести в них необхідні зміни.

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2025 рік

Правила внутрішнього трудового розпорядку (заклад освіти)

Правила внутрішнього трудового розпорядку (з підсумованим обліком робочого часу)

Правила внутрішнього трудового розпорядку (у ФОП)

Протокол загальних зборів трудового колективу про затвердження ПВТР

Протокол загальних зборів трудового колективу ФОП, щодо затвердження ПВТР

Довідник кадровика:

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Статті на тему:

Списки ВО, штатний розпис, ПВТР, відпустки: що встигнути до 2026 року

Гранична дата затвердження ПВТР-2026

Чи достатньо наказу керівника для внесення змін до ПВТР за приписом Держпраці

Правила внутрішнього трудового розпорядку на стенді

Оновлення ПВТР: як правильно ознайомити працівників у відпустці та відрядженні без порушень