Безкоштовний вебінар: Бронювання та критичність, перевірки ДСНС і Держпраці & Зарплатні зміни-2027, помилки в об’єднаній звітності

Інструкція з діловодства на підприємстві: хто відповідає за розроблення

Хто розробляє інструкцію з діловодства: юрист чи кадровик?

4

54

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Інструкцію з діловодства розробляє служба діловодства або працівник, на якого покладено виконання її функцій. Це може бути кадровик чи юрист, якщо йому належно доручено відповідні обов’язки.


Таке правило передбачає абз. 3 п. 7 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). Інструкція має одночасно регламентувати організацію діловодства в паперовій та електронній формах.


Водночас служба діловодства – це не обов’язково окремий відділ. Нею може бути й відповідальна особа підприємства, на яку покладено відповідні завдання та функції (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).


Отже, визначальним є розподіл обов’язків на підприємстві. Якщо функції служби діловодства покладено на кадровика, він і забезпечує розроблення інструкції. Якщо їх виконує інший працівник, сама наявність кадровика або юриста у штаті не робить їх відповідальними за цей документ.


Якщо відповідального ще не визначено, рекомендуємо керівнику оформити його призначення наказом. Обов’язки, права та відповідальність цієї особи потрібно закріпити в її посадовій інструкції – цього вимагає п. 9 розд. І Правил № 1000/5.


До підготовки документа доцільно залучити кадровика для опрацювання кадрового документообігу, а юриста – для правової перевірки. Така участь сама собою не означає покладення на них функцій служби діловодства.


Доручаючи роботу, потрібно враховувати трудові обов’язки працівника: за ст. 31 Кодексу законів про працю України роботодавець не має права вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.


Загальну ж відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник підприємства (п. 6 розд. І Правил № 1000/5).


Шаблони та зразки документів:


Інструкція з діловодства

Наказ про затвердження Інструкції з діловодства


Читайте більше:


Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

Інструкція з діловодства: поради з практики підготовки

Внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві + зразок наказу

4

54

2

15

2

37

3

70

4

78

2

101

2

47

3

203

2

494

2

92

4

506

5

280

4

108

5

206

4

168

5

276

3

139

7

844

4

2739

5

2043