Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

1. Призначення та види інструкцій з діловодства
2. Етапи розробки та затвердження Інструкції з діловодства
3. Структура та зміст Інструкції з діловодства
4. Інструкція з кадрового діловодства
5. Зміни в Інструкції з діловодства

Призначення та види інструкцій з діловодства

Наявність на підприємстві Інструкції з діловодства передбачена Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Інструкція з діловодства — обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства підприємства, установи, організації.

Інструкція з діловодства допоможе дотримуватись на підприємстві певних правил оформлення та реєстрації документів, дасть настанови щодо їх доведення до відома користувачів та виконавців, візування, зберігання та інших аспектів роботи з документами. Адже для оформлення певних документів законодавство взагалі не дає жодних орієнтирів.

Існують такі види інструкцій з діловодства:

Типові та примірні інструкції з діловодства розробляють юрособи вищого рівня для мережі юридичних осіб, що перебувають у їх віданні. При цьому типова інструкція з діловодства має обов’язковий характер, а примірна — рекомендаційний. Так, наприклад, постановою КМУ від 17.01.2018 №55 затверджено Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Типова інструкція), дія якої поширюється, зокрема, й на підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів АРК.

Проте наявність типових чи примірних інструкції не означає, що юрособа не повинна розробляти власну Інструкцію з діловодства. Навпаки — на підставі типової або примірної інструкції юрособа (як правило, це бюджетні установи, організації) розробляє індивідуальну Інструкцію з діловодства.

Для звичайних підприємств ані типової, ані примірної Інструкції з діловодства не затверджено на нормативному рівні. Тому такі юрособи самостійно розробляють Інструкцію з діловодства. Звісно, слід керуватися чинними нормативно-правовими актами, що регламентують питання організації діловодства й архівного зберігання документів, стандартами на оформлення управлінської документації, а також методичними рекомендаціями щодо застосування відповідних стандартів.

Хто розробляє Інструкцію з діловодства юрособи?

Пунктом 7 розділу 1 Правил № 1000/5 визначено, що Інструкцію з діловодства підприємства, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах, розробляє служба діловодства. Це може бути загальний відділ, відділ діловодства, канцелярія або відповідальна особа, на яку покладено виконання завдань і функцій служби діловодства юрособи.

Під час розроблення Інструкції з діловодства слід врахувати (п. 1 розд. ІІ Методичних рекомендацій з розроблення інструкції з діловодства юридичних осіб приватного права, схваленої Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 24.01.2018 р. № 1):

1. установчі та інші внутрішні документи підприємства (зокрема статут, положення про загальні збори, виконавчий орган, ревізійну комісію тощо);
2. структуру та штатну чисельність працівників конкретної юрособи;
3. особливості організації діловодства;
4. структуру Служби діловодства та кількість працівників, які здійснюють діловодне обслуговування;
5. склад документаційного фонду, що утворюється у діяльності юрособи;
6. ступінь автоматизації діловодних процесів (часткове чи повне запровадження електронного документообігу, застосування електронного цифрового підпису);
7. наявність архіву в традиційній чи електронній формі тощо.

Перед тим як почати розробляти Інструкцію з діловодства, потрібно проаналізувати структуру організації, з’ясувати, які види документів створюються на підприємстві та в структурних підрозділах, вивчити нормативну базу, зокрема, Правила № 1000/5, ДСТУ 4163-2020. Під час розробки можна скористатися й положеннями Типової інструкції.

Етапи розробки та затвердження Інструкції з діловодства

1. Підготовка проєкту Інструкції з діловодства

Проєкт Інструкції з діловодства погоджують з усіма структурними підрозділами підприємства, діяльність яких пов'язана зі створенням управлінських документів та організацією роботи зі службовими документами. Крім того, потрібно отримати погодження від заступника керівника юрособи, до компетенції якого належить контроль за роботою Служби діловодства (за наявності), або від іншої особи, яка виконує ці обов’язки.

Коли є зауваження, то проєкт Інструкції з діловодства допрацьовують і знову передають на повторне погодження.

Остаточно узгоджений варіант проєкту Інструкції з діловодства підписує керівник Служби діловодства (особа, відповідальна за організацію діловодства).

Окрім того, після підписання проєкт Інструкції з діловодства підлягає схваленню експертною комісією юрособи та погодженню з експертно-перевірною комісією державного архіву (або експертною комісією архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) з обов’язковим оформленням відповідних грифів схвалення й погодження (глава 1 розділу V Правил № 1000/5).

2. Затвердження Інструкції з діловодства

Підписаний та завізований проєкт інструкції з діловодства підлягає затвердженню розпорядчим документом з основної діяльності юридичної особи і є додатком до цього розпорядчого документа. Тобто, таку інструкцію слід затвердити наказом з основної діяльності підприємства.

Увага! Інструкція з діловодства набирає чинності з дати її затвердження, якщо іншу дату не зазначено у тексті наказу

3. Доведення затвердженої Інструкції з діловодства

Затверджену Інструкцію з діловодства доводять до відома структурних підрозділів юрособи шляхом направлення її примірників у паперовому чи електронному вигляді.

Структура та зміст Інструкції з діловодства

Текст Інструкції з діловодства складається з розділів, які, своєю чергою, можуть поділятися на підрозділи (глави), пункти та підпункти. У Збірнику уніфікованих форм, схваленим Протоколом засідання нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 №7 передбачені такі розділи/підрозділи Інструкції з діловодства:

1. Загальні положення

2. Документування управлінської діяльності

2.1. Вимоги до створення документів

2.2. Вимоги до бланків документів

2.3. Оформлення реквізитів документів

2.4. Особливості складання та оформлення основних видів документів

2.5. Документування діяльності колегіальних органів юридичної особи

3. Організація документообігу

3.1. Опрацювання та виконання вхідних документів

3.1.1. Приймання, первинне опрацювання та попередній розгляд документів

3.1.2. Реєстрація документів

3.1.3. Подання документів на розгляд та резолюцію керівництва

3.1.4. Направлення документів на виконання

3.1.5. Організація контролю за виконанням документів

3.2. Підготовка та опрацювання внутрішніх і вихідних документів

3.2.1. Складання текстів та заголовків до них

3.2.2. Погодження документів

3.2.3. Засвідчення документів

3.2.4. Датування та індексування документів

3.2.5. Адресування документів

3.2.6. Оформлення додатків до документів

3.2.7. Оформлення та засвідчення копій документів

3.2.8. Порядок надсилання вихідних документів

4. Забезпечення збереженості документів

4.1.Складання номенклатури справ

4.2. Вимоги до формування справ

4.3. Організація зберігання документів у поточному діловодстві

4.4. Підготовка справ до передання в архів

4.5. ...

У розділі «Загальні положення» наводять перелік нормативно-правових актів, національних стандартів у сфері діловодства та архівної справи, а також внутрішніх організаційних документів, на підставі яких складено Інструкцію з діловодства. Зазначають, хто є відповідальним за організацію діловодства — відповідний структурний підрозділ або посаду в цілому на підприємстві та у конкретних відділах. Прописують, хто буде відповідальним у разі тривалої відпустки, відрядження, переміщення за посадою чи звільнення працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі тощо.

У розділі 2 «Документування управлінської діяльності» прописують загальні вимоги до створення управлінських документів та до бланків організаційно-розпорядчих документів, як оформлювати реквізити організаційно-розпорядчих документів; особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів тощо.

В окремих підрозділах цього розділу можна деталізувати вимоги до:

1. складення текстів документів;
2. погодження документів;
3. підписання документів;
4. затвердження документів;
5. застосування печаток для засвідчення документів;
6. оформлення додатків до документів;
7. оформлення та засвідчення копій і витягів із документів.

Якщо на підприємстві будуть використовуватись бланки документів, шаблони документів, то в цьому розділі доцільно визначити:

1. види бланків;
2. склад реквізитів кожного виду бланка;
3. порядок розроблення, виготовлення та використання бланків конкретної юридичної особи;
4. вимоги до обліку і зберігання бланків (за необхідності).

При чому бланки та зразки їх оформлення слід навести у додатках до Інструкції з діловодства, а у відповідних пунктах інструкції зробити посилання на ці додатки. Кожний додаток до Інструкції з діловодства повинен мати відмітку у верхньому правому куті першого аркуша з посиланням на відповідний пункт (підпункт) тексту інструкції.

Наприкінці цього підрозділу Інструкції з діловодства визначають перелік видів організаційно-розпорядчих документів, які у межах конкретної юридичної особи оформлюють не на бланках. Як правило, такими документами можуть бути: заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо.

Якщо на певних документах буде проставлятись печатка, про це також потрібно зазначити в Інструкції з діловодства. Так, гл. 3 розд. ІІ Правил № 1000/5 передбачено, що в Інструкції з діловодства підприємства визначаються види та кількість печаток, штампів, що застосовуються, перелік документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати печаткою підприємства, та порядок застосування печаток.

У розділі 3 «Організація документообігу» слід врегулювати такі питання:

1. приймання, первинне опрацювання, попередній розгляд та розподіл вхідних документів;
2. реєстрація документів;
3. направлення документів на виконання та організація їх виконання;
4. контроль за виконанням документів;
5. порядок опрацювання і надсилання вихідних документів.

Наприклад, в інструкції слід передбачити, в якому структурному підрозділі будуть реєструвати накази, протоколи, заяви тощо.

У розділі 4 «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Інструкції з діловодства висвітлюють такі питання:

1. правила складення номенклатури справ;
2. вимоги до формування справ;
3. організація зберігання документів у діловодстві.

Під час підготовки цього розділу слід врахувати, що для систематизації документів з паперовими та електронними носіями інформації у діловодстві використовують єдину номенклатуру справ, вимоги до складення якої визначають у відповідному підрозділі цього розділу Інструкції з діловодства юрособи.

Інструкція з кадрового діловодства

Таку інструкцію розробляє відділ кадрів, який регламентує управлінську діяльність в такому підрозділі.

До основних документів кадрового діловодства, про які доцільно зазначити в інструкції, належать:

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку;
2. Штатний розпис;
3. Накази з особового складу (кадрової діяльності);
4. Табель обліку використання робочого часу;
5. Особові картки працівників (форма П-2);
6. Трудові книжки працівників та вкладиші до них;
7. Книга (журнал) обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
8. Особові справи працівників;
9. Графік надання щорічних відпусток;
10. Довідки з місця роботи.

Тому в Інструкції з кадрового діловодства слід прописати, як заповнювати ці документи, обов’язкові реквізити, чи будуть бланки для тих, чи інших документів, як організувати документообіг, зберігання, передавання в архів тощо.

Зміни в Інструкції з діловодства

До Інструкції з діловодства зміни вносять, зокрема, у таких випадках:

1. у разі внесення змін до загальнодержавних нормативно-правових актів та стандартів, на підставі яких було розроблено Інструкцію з діловодства;
2. при зміні технології роботи з документами підприємства, наприклад, впровадженні системи електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису.

Зміни, як і затвердження інструкції, вносять на підставі розпорядчого наказу з основної діяльності підприємства.

Чи треба перезатверджувати Інструкцію з діловодства щороку?

Ні, якщо для цього немає підстав. Проте, якщо зміни будуть, то доцільно її переглядати на предмет внесення змін чи доповнень наприкінці поточного або на початку нового діловодного року.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження Інструкції з кадрового діловодства

Наказ про затвердження Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Інструкція з кадрового діловодства

Статті на тему:

Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Передавання кадрових документів в архів підприємства

Інструкція з діловодства: поради з практики підготовки

Внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві + зразок наказу