Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність

1. Номенклатура справ на приватному підприємстві
2. Номенклатура справ з ВО
3. Назви розділів номенклатури справ безструктурного підприємства
4. Штраф за відсутність номенклатури справ

Номенклатура справ на приватному підприємстві

Чи треба мати номенклатуру справ приватному підприємству та хто відповідає за її розроблення?

Так, згідно з чинним законодавством кожне підприємство, установа та організація, зокрема приватні, повинні мати номенклатуру справ.

Ця норма закріплена у ст. 32 Закону України від 24.12.1993 №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон № 3814), а саме:

Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності… зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому цим Законом, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Крім того, обов’язковість цього документа передбачена навіть у визначенні самого терміну «номенклатура справ». Зокрема в абз. 16 ст. 1 Закону №3814 та абз. 19 п. 2 р. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5), зафіксовано, що:

номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ

Правила № 1000/5 – нормативно-правовий акт, обов’язковий для виконання всіма юридичними особами.

Згідно з п. 5 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5 номенклатуру справ підприємства (зведену номенклатуру) розробляє служба діловодства. На безструктурному підприємстві це завдання покладається на особу, відповідальну за організацію діловодства на підприємстві.

Номенклатура справ з ВО

Чи повинна компанія мати номенклатуру справ з військового обліку?

Якщо у штатному розписі компанії передбачені посади, які обіймають чи потенційно можуть обіймати чоловіки або військовозобов’язані жінки, то у номенклатурі справ компанії мають бути передбачені справи, що стосуються військового обліку (далі – ВО).

Заголовки та строки зберігання цих справ слід визначати згідно зі змінами до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженими наказом Мін’юсту України від 14.03.2025 № 748/5.

Скарбниця кадрових документів у Вас завжди напохваті. Завантажте необхідний зразок або шаблон у розділі Документи!

Справи з ВО обов’язково включають до зведеної номенклатури справ компанії. Вони можуть бути виділені в окремий розділ номенклатури справ або увійти до розділу «Відділ кадрів», залежно від того, на який структурний підрозділ або конкретного працівника компанії покладено обов’язки особи, відповідальної за ВО.

Назви розділів номенклатури справ безструктурного підприємства

Чи потрібно поділяти на розділи табличний текст номенклатури справ на безструктурному підприємстві? Якщо так, то наведіть приклади назв таких розділів.

Так, зазвичай текст зведеної номенклатури справ поділяють на розділи, а у разі необхідності ще й на підрозділи.

На безструктурному підприємстві у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між його працівниками використовують функціональний принцип побудови номенклатури справ. Розділи й підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають його функції та напрями діяльності й розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо). Ця норма зафіксована у абз. 3 п. 9 гл. 1 р. ІV Правил № 1000/5.

Назви розділів залежатимуть від виду діяльності підприємства.

У разі застосування функціонального принципу побудови номенклатури справ примірними назвами розділів у тексті можуть бути такі:

1. 01 – керівництво або орган управління підприємства;
2. 02 – (у другому розділі зазначається основний вид діяльності підприємства, наприклад: лікарська, логістична, кредитна, страхова, рекламна, освітня, торгівельна, будівельна тощо);
3. 03 – бухгалтерський облік і звітність;
4. 04 – планування та прогнозування діяльності;
5. 05 – робота з кадрами;
6. 06 – господарська діяльність;
7. 07 – архів.

Штраф за відсутність номенклатури справ

Чи можуть покарати за відсутність на підприємстві номенклатури справ?

Ні, за відсутність номенклатури справ штраф законодавством не передбачений.

Але з часом виникатимуть інші неприємності, які з роками будуть посилюватися і можуть призвести до штрафів.

Річ у тому, що за відсутності номенклатури справ документи не будуть формуватися у справи належним чином, не буде відбуватися систематизація документів і справ, не будуть зовсім або будуть неправильно визначатися строки зберігання документів. Це призведе до неможливості утворення архіву на підприємстві, а відповідно й видавання з нього архівних довідок, копій та витягів на запити колишніх працівників.

А найбільші неприємності виникнуть у разі припинення підприємства, коли ліквідаційна комісія звернеться до відповідної архівної установи (державної архівної установи, архівного відділу міської ради, трудового архіву, приватного архіву, правонаступника, органу вищого рівня) за довідкою про прийняття цією архівною установою на зберігання архівних документів, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), необхідною для державної реєстрації припинення юридичної особи. Ця норма визначена у п. 9 гл. 3 р. XV Правил № 1000/5.

До того ж згідно зі ч. 2 ст. 42 Закону № 3814 центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

Відзначимо, що під час проведення таких заходів насамперед перевіряють наявність на підприємстві номенклатури справ та архіву.

Тому наполегливо радимо розробити та затвердити номенклатуру справ і чітко дотримуватися її під час формування справ.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Номенклатура справ

Зведена номенклатура справ

Номенклатура справ з військового обліку (наказ від 14.03.2025 №748/5)

Витяг зі зведеної номенклатури справ

Наказ призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «Номенклатура справ – 2025 з урахуванням військового обліку: ексклюзивний зразок»

Універсальний помічник «ТОП 15 документів для квітня: номенклатура справ з ВО по-новому, заяви, накази»

Мінікурс на тему:

Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки

Статті на тему:

Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Передавання кадрових документів в архів підприємства

До якого виду наказів слід віднести накази з питань військового обліку

Зміни до номенклатури справ у 2025 році: коригуємо під оновлений Перелік №578/5