Законодавством передбачено внесення змін до чинної номенклатури справ протягом поточного діловодного року у разі необхідності. Така необхідність може бути спричинена як нововведеннями або змінами у законодавстві, так і потребами самого підприємства. Зокрема у п. 19 гл. 1 р. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06 2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), зазначено:
Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури
Позитивні та негативні наслідки змін, внесених до Переліку № 578/5
До позитивних наслідків безумовно належить приведення статей Переліку № 578/5 у відповідність до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487).
Детальніше про оновлені статті Переліку № 578/5, зміст яких стосується військового обліку та бронювання працівників розповідаємо у відео та статті «Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку».
Раніше у Переліку № 578/5 було п'ять статей, в яких визначалися види і строки зберігання документів з військового обліку та бронювання: з 667 по 671 статтю включно.
Одна стаття 667, в якій визначено строк зберігання Звітів про бронювання військовозобов'язаних – 5 років, залишилася без змін. Чотири наступні статті – викладено у новій редакції. Ще дев'ять статей було додано. Отже маємо тепер 14 статей.
Втім, збільшення загальної кількості статей у Переліку № 578/5 потягнуло за собою негативні наслідки. На жаль, не відбудеться автоматичної перенумерації статей у тому варіанті Переліку № 578/5, який викладено на офіційному сайті Верховної Ради. Тому тепер і під час внесення змін до номенклатури справ, затвердженої на підприємстві на 2025 рік, і під час розроблення номенклатури справ на 2026 рік працівникам, відповідальним за підготовку і ведення номенклатури справ на підприємстві, доведеться вираховувати номери статей самостійно.
Увага! У ч. І Переліку № 578/5 статті 672–1252 слід вважати відповідно статтями 681–1261, у ч. ІІ Переліку № 578/5 статті 1253–2161 – відповідно статтями 1262–2170.
І головне, зміни в нумерації зазначених статей слід обов’язково врахувати при внесенні змін до графи 4 номенклатури справ, де містяться посилання на відповідні статті.
Хто є відповідальним за внесення змін до розділу номенклатури справ, в якому передбачені справи з документами щодо ВО і бронювання працівників?
Якщо у структурі підприємства передбачена кадрова служба (відділ кадрів, відділ персоналу тощо), то відповідальність за внесення змін до розділу номенклатури справ, в якому передбачені справи з документами щодо військового обліку та бронювання працівників несе керівник кадрової служби.
На великих підприємствах до структури кадрової служби може входити сектор мобілізаційної роботи або сектор військового обліку та бронювання. Відповідно документація цього підрозділу у структурі кадрової служби має бути виокремлена й у номенклатурі справ.
Приклад структури кадрової служби у номенклатурі справ:
05 – Відділ кадрової роботи
05.01 – Сектор підбору та управління персоналом
05.02 – Сектор військового обліку та бронювання
05.03 – Сектор нагородження
Отже, у розділі під індексом 05 будуть міститися підрозділи з індексами 05.01, 05.02, 05.03 тощо.
Але навіть за наявності такої складної структури відповідальність за внесення змін до будь-якого підрозділу у розділі 05 номенклатури справ несе керівник кадрової служби, а не керівник чи працівник відповідного сектора.
На безструктурному підприємстві розділи номенклатури справ формуються за функціональним принципом, а відповідальність за внесення змін до розділу номенклатури справ, в якому передбачені справи з документами щодо військового обліку та бронювання працівників несе особа, відповідальна за роботу з кадрами на підприємстві.
Хто є відповідальним за внесення змін у посилання на оновлену нумерацію статей Переліку №578/5 по усім розділам номенклатури справ?
Якщо у структурі підприємства передбачена служба діловодства (загальний відділ, відділ діловодства і контролю, канцелярія тощо), то звичайно за підготовку, ведення і внесення змін до номенклатури справ підприємства несе керівник служби діловодства. Крім того, усі зміни погоджуються з керівником архіву цього підприємства, навіть якщо вони стосуються лише оновлення нумерації у посиланнях на статті Переліку № 578/5.
Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5500+ шаблонів, які завжди під рукою!
На безструктурному підприємстві – особа, відповідальна за організацію діловодства на підприємстві, за погодженням з особою, відповідальною за ведення архіву підприємства.
Наказ про внесення змін до номенклатури справ
Відзначимо, що законодавством не передбачено внесення змін до номенклатури справ на підставі наказу керівника підприємства. Зокрема, у Правилах № 1000/5 не сформульовано алгоритм внесення змін до номенклатури, окрім поради щодо застосування резервних рядків для внесення нових справ.
Проте видання такого наказу і не заборонене. Отже, керівництво підприємства може самостійно прийняти рішення про необхідність видати наказ про внесення змін до номенклатури справ, затвердженої на 2025 рік.
До якого виду віднести цей наказ?
Як відомо, на практиці будь-які зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу з основної діяльності. При цьому зауважимо, що штатний розпис – це важливий організаційний документ тривалого строку зберігання, а на підприємствах – джерелах формування Національного архівного фонду, навіть постійного, на відміну від номенклатури справ, яка має лише тимчасовий строк зберігання. Таким чином внести зміни до номенклатури справ достатньо на підставі наказу з адміністративно-господарських питань. Пропонуємо зразок такого наказу.
Зразок наказу про внесення змін до номенклатури справ підприємства
Прописувати всі зміни, що мають бути внесені до номенклатури справ, у розпорядчій частині тексту наказу, – недоцільно. Краще оформити їх на окремих аркушах як додаток(-и) до наказу. А у тексті зробити посилання на цей додаток у вигляді словосполуки «що додається». Пропонуємо зразок такого додатку.
Зразок додатка до наказу про внесення змін до номенклатури справ підприємства
Внесення незначних виправлень до номенклатури справ
Якщо зміни та відповідні правки у номенклатурі справ незначні, можна обійтися без видання наказу.
Наприклад, наприкінці минулого року під час розроблення проєкту номенклатури справ на 2025 рік на підприємстві були враховані види документів з військового обліку і бронювання та строки їхнього зберігання, встановлені Порядком № 1487. А у графі 4 номенклатури справ замість номерів статей Переліку № 578/5 біля строку зберігання були проставленні посилання на відповідний нормативно-правовий акт, в якому ці строки визначно.
Навчайся без зусиль: в транспорті, вдома, в обідню перерву. Розділ Відео – завжди під рукою!
У такому разі достатньо у робочий примірник номенклатури справ унести виправлення олівцем або кульковою ручкою. А саме, перекреслити або замазати коректором старі номери статей Переліку № 578/5 чи посилання на нормативно-правовий акт та проставити оновлені номери, як це зроблено у зразку аркуша номенклатури справ.
Зразок аркуша номенклатури справ із внесеними виправленнями
Так само слід унести виправлення у посилання на номери статей по всім іншим розділам номенклатури.
Наприклад:
Внесення посеред року таких виправлень у номенклатуру справ на 2025 рік значно полегшить підготовку проєкту номенклатури справ на 2026 рік наприкінці 2025 року.
До якого опису справ слід включати документи з військового обліку працівників для передання їх в архів підприємства після завершення строків їхнього зберігання у поточному діловодстві?
Документи з військового обліку та бронювання, крім оригіналів деяких наказів з основної діяльності підприємства, не підлягають переданню на архівне зберігання.
Усі наведені в оновлених статтях Переліку № 578/5 види документів, що стосуються військового обліку та бронювання, мають тимчасовий строк зберігання: від 1 до 7 років. Тому будуть включені до номенклатури справ і зберігатимуться на її підставі лише в поточному діловодстві. А от до описів справ ці документи не включають і в архів підприємства їх не передають.
Висновки
- У зв’язку з набранням чинності змін до Переліку № 578/5 слід унести відповідні зміни до номенклатури справ підприємства, затвердженої на 2025 рік.
- Відповідальним за внесення змін до розділу номенклатури справ, в якому передбачені справи з документами щодо військового обліку та бронювання працівників, є керівник кадрової служби підприємства.
- Відповідальним за внесення змін у посилання на оновлену нумерацію статей Переліку № 578/5 по усім розділам номенклатури справ є керівник служби діловодства підприємства.
- Законодавством не передбачено, але і не заборонено видавати на підприємстві наказ про внесення змін до номенклатури справ. Тому рішення про необхідність такого наказу приймає безпосередньо керівництво підприємства.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства