Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку
Мін’юст наказом від 14.03.2025 №748/5 ухвалив надважливе рішення щодо строків зберігання документів із військового обліку та бронювання. Розповідаємо детально що змінилося
- Що потрібно врахувати при оновленні Номенклатури справ на 2025 рік?
- Які нові документи з’явилися та як їх зберігати?
- Що робити кадровику після змін?
- Головне про зміни у Переліку № 578/5
Що змінилося?
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Порядок № 578/5) зазнав змін. І тепер його положення узгоджуються з нормами Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487). За для цього Мін’юст ухвалив наказ від 14.03.2025 №748/5, який набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
Кадрові служби підприємств мають переглянути та оновити Номенклатуру справ на 2025 рік з урахуванням змін.
Змінилися строки зберігання журналів, списків, копій наказів та інших документів з військового обліку. Окрім того, зміни торкнулися строків зберігання документів із ліцензування окремих видів діяльності.
Розглянемо детальніше, які документи тепер потрібно зберігати, де саме та як довго.
Що потрібно врахувати при оновленні Номенклатури справ на 2025 рік?
До вашої уваги таблиця з оновленими статтями Переліку № 578/5.
Таблиця
Номер статті | Види документів | Строк зберігання документів | Примітка | |
в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ | |||
668. | Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання | 5 р. | 5 р. | |
669. | Листування з питань військового обліку та бронювання | 5 p. | 5 р. | |
670. | Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів | 1 р. | 1 р. | |
671. | Книга обліку бланків спеціального військового обліку | 3 р. | 3 р. | |
672. | Книга обліку передавання бланків спеціального військового обліку, військових квитків (тимчасових посвідчень) та особових карток | 3 р. | 3 р. | |
673. | Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки) | 7 р. | 7 р. | |
674. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського складу | 3 р. | 3 р. | |
675. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу | 3 р. | 3 р. | |
676. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів призовників | 3 р. | 3 р. | |
677. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) з числа жінок | 3 р. | 3 р. | |
678. | Копії військово-облікових документів військовозобов’язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки | 3 р. | 3 р. | |
679. | Документи (листування, інформації, довідки, протоколи) з питань визначення підприємства, установ, організацій, що мають важливе значення для галузі національної економіки за сферою управління | 5 p. | 5 р. | |
680. | Картки первинного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів | 5 p. | 5 р. | |
Як ви бачите, статті від 668 до 671 включно викладено у новій редакції.
Так згідно зі статтею 668 у номенклатурі справ потрібно передбачити справу, в якій протягом 2025 року будуть групуватися різні види документів, – копії наказів, плани, акти, довідки і службові записки, зміст яких стосується організації та ведення військового обліку та бронювання. Підкреслимо: до цієї справи долучають саме копії, а не оригінали наказів.
Оригінали наказів зберігаються окремо:
- накази з основної діяльності – наприклад, наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік, який підприємства видають щороку до 1 лютого (зберігається тривалий строк);
- кадрові накази – наприклад, наказ про увільнення від роботи у зв’язку із призовом на військову службу (також тривалий строк);
- адміністративно-господарські накази – наприклад, наказ про оповіщення військовозобов’язаних та резервістів (тимчасове зберігання).
Які нові документи з’явилися та як їх зберігати?
1. Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів (див. у таблиці статтю 670).
Це новий тип документа, передбачений додатком 7 до Порядку № 1487.
У його примітці уточнюється, що:
Бланки розписок формуються у блокноти обсягом не менше 50 аркушів. Використані та повернуті призовниками, військовозобов’язаними та резервістами розписки про вилучення військово-облікових документів зберігаються протягом року до наступного звіряння облікових даних.
Тому, у справі має міститися блокнот із заповненими корінцями розписок і порожніми бланками для заповнення розписок і корінців до них, а також в цю ж справу будуть повертатися для тимчасового зберігання протягом 1 року використані розписки про вилучення військово-облікових документів.
2. Журнали та списки обліку отримали нові строки зберігання:
- Журнал обліку перевірки стану військового обліку – 7 років;
- Книга обліку передавання бланків військового обліку – 3 роки;
- Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) – 3 роки.
Строк зберігання зазначених документів на наш погляд має обраховуватися від року, наступного за роком їх завершення у діловодстві.
3. Копії військово-облікових документів:
- документи військовозобов'язаних, виключених із військового обліку, – тимчасове зберігання;
- відомості про визначення підприємства критично важливим – зберігаються тільки на таких підприємствах.
- картки первинного обліку призовників та резервістів – тимчасове зберігання.
🎉 Вітаємо! Ви знайшли другий прихований блок нашого 5-денного марафону подарунків! 🎉 Не забудьте! Подарунок першого дня шукайте у статтях та новинах за 17.03 – адже там ми заховали щось дуже корисне! Сьогодні другий день марафону, а це означає, що ми розповімо про другий рік Kadroland. Тоді ми вже активно наповнювали платформу корисними відеокурсами. Але нам хотілося більшого – створити щось, що стане справжньою підтримкою для кадровиків і бухгалтерів у найскладніші моменти. Ми бачили, як спеціалісти витрачають години на пошуки відповідей у Google або розпитують колег. Це було довго, складно і, головне, не завжди правильно. Так народився «Особистий консультант» – сервіс, який працює 24/7 та дає можливість ставити необмежену кількість запитань. Відповідь від експертів надходить усього за 15 хвилин – максимум добу, тож жодне питання не залишиться без рішення!
За 4 роки цей сервіс став безумовним лідером серед наших передплатників, і сьогодні ми хочемо поділитися ним із вами. Ми відкриваємо величезну базу відповідей на консультації – а це понад 77 000 консультацій! Тепер кожен може перевірити, чи не ставили колеги подібне запитання, і знайти готове рішення буквально в один клік. Скористайтеся шансом отримати відповіді на важливі питання без очікування! Пам’ятайте, доступ відкритий лише до кінця 5-денного марафону! 🚀 |
Що робити кадровику після змін?
- Переглянути та оновити Номенклатуру справ із урахуванням нових строків зберігання. Переконуємось, що всі документи розподілені за видами та зберігаються належним чином.
- Внести зміни до заголовків справ та уточнити строки зберігання.
- Організувати правильне зберігання оригіналів та копій документів.
- Переконатися, що всі зміни внесені до кадрової документації.
Головне про зміни у Переліку № 578/5
- Документи з військового обліку отримали нові строки зберігання.
- Оновлена Номенклатура справ має враховувати ці зміни.
- Деякі документи зберігаються тимчасово та підлягають знищенню після закінчення строку.
Джерело: kadroland
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

За роботу під час атак планують доплачувати: хто отримає виплати
У Києві планують запровадити додаткові виплати працівникам бригад екстреної медичної допомоги, які працюють під час повітряних тривог і виїжджають на місця ураження внаслідок ворожих атак. Проєкт змін до міської програми підтримала профільна комісія Київради. Від чого залежатиме розмір доплати та які ще зміни передбачили для медиків – розповідаємо

Забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та іншими ЗІЗ
Забезпечення працівників підприємства засобами індивідуального захисту (далі – ЗІЗ) є одним із заходів для зменшення та усунення небезпек на робочому місці. ЗІЗ зменшують вплив на працівників небезпечних і шкідливих факторів, запобігають виникненню нещасних випадків та професійних захворювань на виробництві.

ПФУ готує єдиний порядок страхових виплат: що зміниться для застрахованих осіб
ПФУ пропонує уніфікувати правила призначення та виплати страхових виплат для окремих категорій застрахованих осіб. Проєкт нового Порядку зараз обговорюють до 25 вересня: він має замінити два чинні порядки Фонду соцстрахування та визначити єдиний механізм для виплат, зокрема у разі ліквідації роботодавця, відсутності його місцезнаходження, припинення діяльності ФОП, а також для добровільно застрахованих осіб

Автоматично взяли на військовий облік без ВЛК: чи є підстава для мобілізації
Сам факт автоматичного взяття на військовий облік не означає, що людину визнали придатною до військової служби. Чи може ТЦК одразу призвати такого військовозобов’язаного, якщо він не проходив ВЛК. Тут важливо розмежувати взяття на військовий облік і визначення придатності до служби

Як продовжити нумерацію у трудовій книжці, якщо попередній роботодавець не зробив запису
Працівника прийняли на роботу, він надав трудову книжку. Запису про роботу на підприємстві, де він працював перед прийняттям до нашого товариства, немає. Працівник просить зробити запис про прийняття. Чи можемо ми внести його без попереднього запису іншої фірми та продовжити нумерацію у трудовій книжці?

Чи подавати до Держпраці Список працівників разом із Переліком для медогляду до 01.12.2026
Чи потрібно разом із Переліком категорій працівників, які підлягають медогляду, подавати до Держпраці ще й поіменний Список? Держпраці роз’яснила послідовність дій роботодавця за новим Порядком медоглядів №1393

Робочі дзвінки після роботи залишиться в минулому: в Україні пропонують право на «інформаційний спокій»
Працівників можуть законодавчо захистити від робочих дзвінків і повідомлень у вихідні та неробочий час. У проєкті нового Цивільного кодексу пропонують закріпити право на «інформаційний спокій» – можливість не отримувати робочу комунікацію, коли людина не виконує професійні обов’язки

Чи включати до графіка відпусток працівницю, яка працює неповний час у відпустці для догляду
Працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років і працюватиме на умовах неповного робочого часу. Чи зараховується цей період до стажу для оплачуваної щорічної відпустки? Чи включати її до графіка відпусток на наступний рік?

Чи можна перенести вже заплановану відпустку: 3 умови для роботодавця
Роботодавець не може просто перенести щорічну відпустку працівника на інший період через виробничу потребу. Частину відпустки можна перенести лише за дотримання визначених КЗпП умов. Держпраці нагадало, коли перенесення щорічної відпустки за ініціативою роботодавця є законним

Робоча інструкція кухаря
Робоча інструкція кухаря визначає трудові функції, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до працівника відповідно до професійного стандарту. Зразок робочої інструкції можна адаптувати з урахуванням специфіки виробництва, умов праці та технологічного процесу

У жовтні перевірять ще 13 підприємств: кого чекають позапланові перевірки військового обліку
Підприємствам варто перевірити, чи не потрапили вони до оновленого плану перевірок військового обліку. У Херсонській області до переліку додали ще 13 суб’єктів господарювання, для яких позапланові перевірки розпочнуться у жовтні 2026 року. Кого саме перевірятимуть та що роботодавцям варто підготувати – розповідаємо

Роботодавцям змінять правила роботи через «Дію»: що зміниться у працевлаштуванні та звільненні
Мінекономіки розробило проєкт постанови, який змінює правила реалізації двох експериментальних проєктів у сфері праці. Зокрема, планують цифровізувати через «Дію» подання заявок на працевлаштування, звільнення працівників у визначених випадках та інформації про прийняття або відмову в працевлаштуванні. Проєкт уже опрацьовано у профспілках

Оформлення відсутності працівника через ТЦК у перший робочий день у 2026 році: алгоритм дій для роботодавця
Працівника прийнято на роботу, повідомлення до ДПС подано, наказ і заяву оформлено. У перший робочий день дорогою на роботу працівника доставили до ТЦК та СП, тому він не зміг прибути на підприємство і приступити до роботи. Як роботодавцю оформити таку ситуацію?

Кому не скасували збереження середнього заробітку 19 липня 2022 року: пояснення Верховного Суду
19 липня 2022 року змінили правила збереження середнього заробітку за працівниками, яких увільнили від роботи на час виконання військових обов’язків. Але ці зміни стосувалися не всіх. Верховний Суд пояснив, чи мав роботодавець право припинити виплати працівнику, який уклав контракт добровольця територіальної оборони, та на яку норму КЗпП потрібно було звертати увагу

Укриття чи «безпечний простір»: що саме має облаштувати бізнес до грудня 2026 року
Кабмін змінив правила роботи бізнесу під час повітряних загроз: з’явилося поняття «безпечного простору», а для підприємств без укриттів встановлено перехідний період. Та чи достатньо буде облаштувати безпечний простір, чи уряд вимагає саме укриття? Що передбачають постанови №1092 та №1128 – далі







