🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку
Мін’юст наказом від 14.03.2025 №748/5 ухвалив надважливе рішення щодо строків зберігання документів із військового обліку та бронювання. Розповідаємо детально що змінилося
- Що потрібно врахувати при оновленні Номенклатури справ на 2025 рік?
- Які нові документи з’явилися та як їх зберігати?
- Що робити кадровику після змін?
- Головне про зміни у Переліку № 578/5
Що змінилося?
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Порядок № 578/5) зазнав змін. І тепер його положення узгоджуються з нормами Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487). За для цього Мін’юст ухвалив наказ від 14.03.2025 №748/5, який набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
Кадрові служби підприємств мають переглянути та оновити Номенклатуру справ на 2025 рік з урахуванням змін.
Змінилися строки зберігання журналів, списків, копій наказів та інших документів з військового обліку. Окрім того, зміни торкнулися строків зберігання документів із ліцензування окремих видів діяльності.
Розглянемо детальніше, які документи тепер потрібно зберігати, де саме та як довго.
Що потрібно врахувати при оновленні Номенклатури справ на 2025 рік?
До вашої уваги таблиця з оновленими статтями Переліку № 578/5.
Таблиця
Номер статті | Види документів | Строк зберігання документів | Примітка | |
в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ | |||
668. | Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання | 5 р. | 5 р. | |
669. | Листування з питань військового обліку та бронювання | 5 p. | 5 р. | |
670. | Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів | 1 р. | 1 р. | |
671. | Книга обліку бланків спеціального військового обліку | 3 р. | 3 р. | |
672. | Книга обліку передавання бланків спеціального військового обліку, військових квитків (тимчасових посвідчень) та особових карток | 3 р. | 3 р. | |
673. | Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки) | 7 р. | 7 р. | |
674. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського складу | 3 р. | 3 р. | |
675. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу | 3 р. | 3 р. | |
676. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів призовників | 3 р. | 3 р. | |
677. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) з числа жінок | 3 р. | 3 р. | |
678. | Копії військово-облікових документів військовозобов’язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки | 3 р. | 3 р. | |
679. | Документи (листування, інформації, довідки, протоколи) з питань визначення підприємства, установ, організацій, що мають важливе значення для галузі національної економіки за сферою управління | 5 p. | 5 р. | |
680. | Картки первинного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів | 5 p. | 5 р. | |
Як ви бачите, статті від 668 до 671 включно викладено у новій редакції.
Так згідно зі статтею 668 у номенклатурі справ потрібно передбачити справу, в якій протягом 2025 року будуть групуватися різні види документів, – копії наказів, плани, акти, довідки і службові записки, зміст яких стосується організації та ведення військового обліку та бронювання. Підкреслимо: до цієї справи долучають саме копії, а не оригінали наказів.
Оригінали наказів зберігаються окремо:
- накази з основної діяльності – наприклад, наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік, який підприємства видають щороку до 1 лютого (зберігається тривалий строк);
- кадрові накази – наприклад, наказ про увільнення від роботи у зв’язку із призовом на військову службу (також тривалий строк);
- адміністративно-господарські накази – наприклад, наказ про оповіщення військовозобов’язаних та резервістів (тимчасове зберігання).
Які нові документи з’явилися та як їх зберігати?
1. Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів (див. у таблиці статтю 670).
Це новий тип документа, передбачений додатком 7 до Порядку № 1487.
У його примітці уточнюється, що:
Бланки розписок формуються у блокноти обсягом не менше 50 аркушів. Використані та повернуті призовниками, військовозобов’язаними та резервістами розписки про вилучення військово-облікових документів зберігаються протягом року до наступного звіряння облікових даних.
Тому, у справі має міститися блокнот із заповненими корінцями розписок і порожніми бланками для заповнення розписок і корінців до них, а також в цю ж справу будуть повертатися для тимчасового зберігання протягом 1 року використані розписки про вилучення військово-облікових документів.
2. Журнали та списки обліку отримали нові строки зберігання:
- Журнал обліку перевірки стану військового обліку – 7 років;
- Книга обліку передавання бланків військового обліку – 3 роки;
- Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) – 3 роки.
Строк зберігання зазначених документів на наш погляд має обраховуватися від року, наступного за роком їх завершення у діловодстві.
3. Копії військово-облікових документів:
- документи військовозобов'язаних, виключених із військового обліку, – тимчасове зберігання;
- відомості про визначення підприємства критично важливим – зберігаються тільки на таких підприємствах.
- картки первинного обліку призовників та резервістів – тимчасове зберігання.
🎉 Вітаємо! Ви знайшли другий прихований блок нашого 5-денного марафону подарунків! 🎉 Не забудьте! Подарунок першого дня шукайте у статтях та новинах за 17.03 – адже там ми заховали щось дуже корисне! Сьогодні другий день марафону, а це означає, що ми розповімо про другий рік Kadroland. Тоді ми вже активно наповнювали платформу корисними відеокурсами. Але нам хотілося більшого – створити щось, що стане справжньою підтримкою для кадровиків і бухгалтерів у найскладніші моменти. Ми бачили, як спеціалісти витрачають години на пошуки відповідей у Google або розпитують колег. Це було довго, складно і, головне, не завжди правильно. Так народився «Особистий консультант» – сервіс, який працює 24/7 та дає можливість ставити необмежену кількість запитань. Відповідь від експертів надходить усього за 15 хвилин – максимум добу, тож жодне питання не залишиться без рішення!
За 4 роки цей сервіс став безумовним лідером серед наших передплатників, і сьогодні ми хочемо поділитися ним із вами. Ми відкриваємо величезну базу відповідей на консультації – а це понад 77 000 консультацій! Тепер кожен може перевірити, чи не ставили колеги подібне запитання, і знайти готове рішення буквально в один клік. Скористайтеся шансом отримати відповіді на важливі питання без очікування! Пам’ятайте, доступ відкритий лише до кінця 5-денного марафону! 🚀 |
Що робити кадровику після змін?
- Переглянути та оновити Номенклатуру справ із урахуванням нових строків зберігання. Переконуємось, що всі документи розподілені за видами та зберігаються належним чином.
- Внести зміни до заголовків справ та уточнити строки зберігання.
- Організувати правильне зберігання оригіналів та копій документів.
- Переконатися, що всі зміни внесені до кадрової документації.
Головне про зміни у Переліку № 578/5
- Документи з військового обліку отримали нові строки зберігання.
- Оновлена Номенклатура справ має враховувати ці зміни.
- Деякі документи зберігаються тимчасово та підлягають знищенню після закінчення строку.
Джерело: kadroland
Нові правила виконання нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю: кого пропонують не враховувати
Уряд планує скоригувати правила виконання нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Проєкт змін передбачає, що для окремих категорій роботодавців порядок розрахунку нормативу буде переглянуто, аби врахувати специфіку їхньої діяльності та усунути практичні труднощі із виконанням законодавчих вимог
Дані чоловіків 18–60 років звірять з «Оберегом»: що передаватимуть ДПС і ДМС
Міноборони розширює автоматичне наповнення Реєстру «Оберіг» даними інших держорганів. ДПС має передати відомості про чоловіків 18–60 років, а ДМС – персональні та паспортні дані, зокрема відцифрований образ обличчя
Дві пенсії краще, ніж одна: чому варто замислитися про додаткове пенсійне забезпечення вже сьогодні
Коли йдеться про фінанси, більшість погодиться з простою тезою: кілька джерел доходу завжди надійніші, ніж одне. Якщо людина має лише одну роботу, будь-які непередбачувані обставини – звільнення, закриття підприємства чи криза в окремій галузі – можуть миттєво позбавити її доходу. Саме тому диверсифікація давно вважається одним із головних принципів фінансової безпеки. Проте цей самий принцип чомусь рідко застосовують до пенсійного забезпечення
Критичність підприємства: які документи подати до 10 серпня та що буде після 1 вересня
Для підприємств, які підтверджують статус важливих для національної економіки, наближається ключовий строк — 10 серпня. Укртрансбезпека нагадала, які документи потрібно подати, як розглядатимуть уже подані матеріали та що очікує на компанії, які не встигнуть підтвердити свій статус
Помилкове звільнення працівника: як виправити ситуацію та уникнути судових витрат
Зазвичай поновлення на роботі незаконно звільненого працівника відбувається вже після рішення суду. Та, завжди є шанс встигнути ДО. Саме така цікава ситуація стала предметом судового спору, коли роботодавець з власної ініціативи скасував помилково виданий наказ про звільнення. Розберемо її докладно
Звіт про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: чи встигаємо подати до 10.08.2026
До 10 серпня роботодавці незабаром мають подати Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю ІІ квартал. ДПС доопрацювала проєкт форми звіту. Але чи потрібно звітувати до 10.08.2026? Про це – далі
Чи виплачується допомога єЯсла, якщо вийти на роботу на декретне місце
Якщо дитині виповнився 1 рік, а мати вийшла на роботу на повний день, вона має право на державну допомогу «єЯсла» у розмірі 8000 грн. Пенсійний фонд роз'яснив, чи має право на таку допомогу мати, яка вийшла на роботу на декретне місце
Невідповідність працівника за станом здоров'я: які документи потрібні роботодавцю
Звільнення працівника через невідповідність займаній посаді за станом здоров'я потребує не лише правових підстав, а й належних доказів. Які медичні документи роботодавець може використовувати для підтвердження такої обставини – розповідаємо далі
Зміна назви структурного підрозділу: який наказ видати та чи попереджати працівників
До штатного розпису внесли зміни та перейменували структурний підрозділ. Посади, обов’язки й інші умови праці працівників підрозділу залишилися без змін. Який наказ потрібно видати, щоб працівники вважалися такими, що працюють у підрозділі з новою назвою: про переведення чи переміщення? Чи потрібно вносити записи до трудових книжок? Якщо назву структурного підрозділу зазначено в трудовій книжці, чи є її зміна зміною істотних умов праці? Наприклад, працівник був обліковцем тваринного комплексу, а після перейменування працює у свинофермі.
Працевлаштування іноземців хочуть перевести у «Дію»: від дозволу до трудового договору
Працевлаштування іноземців та осіб без громадянства планують суттєво цифровізувати. Роботодавець зможе через «Дію» шукати кандидатів, оформлювати дозвіл на застосування праці, укладати трудовий договір та оформлювати прийняття на роботу
Нові правила для ТЦК під час мобілізації: відеофіксація, камери в авто та заборона приховувати обличчя
У Верховній Раді зареєстровано законопроект 15459, направлений на врегулювання роботи ТЦК та СП, щоб унеможливити (давайте будемо реалістами – мінімізувати) протиправні дії останніх в процесі мобілізації
Звільнення за угодою сторін працівника з роботи за сумісництвом: заява + наказ
Звільнення працівника за сумісництвом за угодою сторін здійснюється на загальних підставах відповідно до п. 1 ст. 36 КЗпП України. Дізнайтеся, як правильно оформити звільнення сумісника, визначити дату припинення трудового договору та зафіксувати домовленість між працівником і роботодавцем.
Відстрочка через догляд за онкохворим родичем: які умови встановлює закон
Сам факт онкологічного захворювання родича не є окремою підставою для відстрочки від мобілізації. Право на неї залежить від ступеня споріднення, стану особи, яка потребує догляду, та документів, передбачених законодавством
