- Що потрібно врахувати при оновленні Номенклатури справ на 2025 рік?
- Які нові документи з’явилися та як їх зберігати?
- Що робити кадровику після змін?
- Головне про зміни у Переліку № 578/5
Що змінилося?
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Порядок № 578/5) зазнав змін. І тепер його положення узгоджуються з нормами Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).
Кадрові служби підприємств мають переглянути та оновити Номенклатуру справ на 2025 рік з урахуванням змін.
Змінилися строки зберігання журналів, списків, копій наказів та інших документів з військового обліку.
Розглянемо детальніше, які документи тепер потрібно зберігати, де саме та як довго.
Що потрібно врахувати при оновленні Номенклатури справ на 2025 рік?
До вашої уваги таблиця із оновленими статтями Переліку № 578/5.
Таблиця
Номер статті | Види документів | Строк зберігання документів | Примітка | |
в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ | |||
668. | Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання | 5 р. | 5 р. | |
669. | Листування s питань військового обліку та бронювання | 5 p. | 5 р. | |
670. | Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів | 1 р. | 1 р. | |
671. | Книга обліку бланків спеціального військового обліку | 3 р. | 3 р. | |
672. | Книга обліку передавання бланків спеціального військового обліку, військових квитків (тимчасових посвідчень) та особових карток | 3 р. | 3 р. | |
673. | Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки) | 7 р. | 7 р. | |
674. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського складу | 3 р. | 3 р. | |
675. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу | 3 р. | 3 р. | |
676. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів призовників | 3 р. | 3 р. | |
677. | Список персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) з числа жінок | 3 р. | 3 р. | |
678. | Копії військово-облікових документів військовозобов’язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки | 3 р. | 3 р. | |
679. | Документи (листування, інформації, довідки, протоколи) з питань визначення підприємства, установ, організацій, що мають важливе значення для галузі національної економіки за сферою управління | 5 p. | 5 р. | |
680. | Картки первинного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів | 5 p. | 5 р. | |
Як ви бачите, статті від 668 до 671 включно викладено у новій редакції.
Так згідно зі статтею 668 у номенклатурі справ потрібно передбачити справу, в якій протягом 2025 року будуть групуватися різні види документів, – копії наказів, плани, акти, довідки і службові записки, зміст яких стосується організації та ведення військового обліку та бронювання. Підкреслимо: до цієї справи долучають саме копії, а не оригінали наказів.
Оригінали наказів зберігаються окремо:
- накази з основної діяльності – наприклад, наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік, який підприємства видають щороку до 1 лютого (зберігається тривалий строк);
- кадрові накази – наприклад, наказ про увільнення від роботи у зв’язку із призовом на військову службу (також тривалий строк);
- адміністративно-господарські накази – наприклад, наказ про оповіщення військовозобов’язаних та резервістів (тимчасове зберігання).
Які нові документи з’явилися та як їх зберігати?
1. Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів (див. у таблиці статтю 670).
Це новий тип документа, передбачений додатком 7 до Порядку № 1487.
У його примітці уточнюється, що:
Бланки розписок формуються у блокноти обсягом не менше 50 аркушів. Використані та повернуті призовниками, військовозобов’язаними та резервістами розписки про вилучення військово-облікових документів зберігаються протягом року до наступного звіряння облікових даних.
Тому, у справі має міститися блокнот із заповненими корінцями розписок і порожніми бланками для заповнення розписок і корінців до них, а також в цю ж справу будуть повертатися для тимчасового зберігання протягом 1 року використані розписки про вилучення військово-облікових документів.
2. Журнали та списки обліку отримали нові строки зберігання:
- Журнал обліку перевірки стану військового обліку – 7 років;
- Книга обліку передавання бланків військового обліку – 3 роки;
- Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487) – 3 роки.
Строк зберігання зазначених документів на наш погляд має обраховуватися від року, наступного за роком їх завершення у діловодстві.
3. Копії військово-облікових документів:
- документи військовозобов'язаних, виключених із військового обліку, – тимчасове зберігання;
- відомості про визначення підприємства критично важливим – зберігаються тільки на таких підприємствах.
- картки первинного обліку призовників та резервістів – тимчасове зберігання.
🎉 Вітаємо! Ви знайшли другий прихований блок нашого 5-денного марафону подарунків! 🎉 Не забудьте! Подарунок першого дня шукайте у статтях та новинах за 17.03 – адже там ми заховали щось дуже корисне! Сьогодні другий день марафону, а це означає, що ми розповімо про другий рік Kadroland. Тоді ми вже активно наповнювали платформу корисними відеокурсами. Але нам хотілося більшого – створити щось, що стане справжньою підтримкою для кадровиків і бухгалтерів у найскладніші моменти. Ми бачили, як спеціалісти витрачають години на пошуки відповідей у Google або розпитують колег. Це було довго, складно і, головне, не завжди правильно. Так народився «Особистий консультант» – сервіс, який працює 24/7 та дає можливість ставити необмежену кількість запитань. Відповідь від експертів надходить усього за 15 хвилин – максимум добу, тож жодне питання не залишиться без рішення!
За 4 роки цей сервіс став безумовним лідером серед наших передплатників, і сьогодні ми хочемо поділитися ним із вами. Ми відкриваємо величезну базу відповідей на консультації – а це понад 77 000 консультацій! Тепер кожен може перевірити, чи не ставили колеги подібне запитання, і знайти готове рішення буквально в один клік. Скористайтеся шансом отримати відповіді на важливі питання без очікування! Пам’ятайте, доступ відкритий лише до кінця 5-денного марафону! 🚀 |
Що робити кадровику після змін?
- Переглянути та оновити Номенклатуру справ із урахуванням нових строків зберігання. Переконуємось, що всі документи розподілені за видами та зберігаються належним чином.
- Внести зміни до заголовків справ та уточнити строки зберігання.
- Організувати правильне зберігання оригіналів та копій документів.
- Переконатися, що всі зміни внесені до кадрової документації.
Головне про зміни у Переліку № 578/5
- Документи з військового обліку отримали нові строки зберігання.
- Оновлена Номенклатура справ має враховувати ці зміни.
- Деякі документи зберігаються тимчасово та підлягають знищенню після закінчення строку.
Джерело: kadroland