- Законодавче підґрунтя
- Зазначення повного прізвища, імені, по батькові
- Зазначення в документах форми «Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ»
- Оформлення прізвищ в реквізитах, які у своєму складі містять особистий підпис керівника чи працівника
- Використання в документах форми «Прізвища та власне ім’я»
- Окремі вимоги щодо оформлення прізвищ, імен в текстах службових листів
- Особливості оформлення прізвищ, імен в текстах протоколів
Законодавче підґрунтя
Відповідно до ст. 28 Цивільного кодексу України ім'я фізособи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить.
Порядок зазначення імені фізичної особи, тобто прізвища, власного імені та по батькові в документах та його окремих реквізитах визначають:
- Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01. 2018 № 55 (далі – Типова інструкція № 55);
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5;
- ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 №144.
В документах відповідно до вимог нормативно-правових актів зазначення імен фізичних осіб оформлюють кількома способами і у різному порядку:
- прізвище, власне ім’я та по батькові;
- власне ім’я, прізвище;
- прізвище, ім’я.
Зазначення повного прізвища, імені, по батькові
Повне ім’я фізичної особи зазначають у текстах наказів з кадрових питань як тривалого (75 років) так і тимчасового (5 років) строків зберігання. При цьому прізвище оформлюють великими літерами.
Наприклад:
* Номер пункту зазначають у разі наявності у наказі двох і більше пунктів.
Зазначення в документах форми «Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ»
Зазначення форми «Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ» найбільш поширене під час оформлення різних видів документів.
Насамперед таку форму застосовують під час оформлення реквізитів «Адресат», а таких інших, що містять особистий підпис керівника чи працівника: «Підпис», «Гриф затвердження», «Гриф погодження», «Віза документа», «Відмітка про засвідчення копії», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа».
У зазначених реквізитах оформлення прізвища посадових осіб зазначають після власного імені великими літерами.
Реквізит «Адресат»
Коли документ (лист, заява, пояснювальна, доповідна записки тощо) адресують керівникові установи або його заступникові, то після найменування установи, яке входить до складу найменування посади адресата, з нового рядка зазначають власне ім’я та прізвище, які наводять у давальному відмінку.
Наприклад:
Якщо ж документ (приміром, доповідну чи доповідну записку) направляють безпосередньо керівникові структурного підрозділу оформлення зазначення власного імені і прізвища в реквізиті «Адресат аналогічно прикладу, наведеному вище. Але назву посади, до якої входить і найменування структурного зазначають після найменування підприємства.
Наприклад:
Зауважимо, що є певні особливості під час оформлення прізвища в реквізиті «Адресат» у разі надсилання документа фізичній особі, зокрема, у відповідях на звернення громадян. Особливість полягає в тому, що прізвище такої особи зазначають у оцьому реквізиті зазначають малими літерами (крім першої літери).
Наприклад:
Оформлення прізвищ в реквізитах, які у своєму складі містять особистий підпис керівника чи працівника
Реквізит «Підпис»
Якщо документ надруковано на бланку підприємства чи структурного підрозділу, то назву посади особи, що підписує цей документ, зазначають у короткій формі.
Наприклад:
А якщо документ надруковано не на бланку, а на чистому аркуші паперу, то назву посади вказують із повною назвою підприємства.
Наприклад:
Протоколи засідань колегіальних органів підписують головуючий на засіданні відповідного органу (чи зборів).
Наприклад:
Реквізит «Гриф затвердження»
Якщо затвердження документа здійснюють посадові особи, то до складу назви посади входить найменування підприємства.
Наприклад:
Реквізит «Гриф погодження»
Зазвичай всередині підприємства гриф погодження оформлюють на документах (графік відпусток тощо), що відповідно до законодавства мають погоджуватися з виборним органом профспілки чи представником трудового колективу.
Наприклад:
Реквізит «Віза документа»
Візу оформлюють з метою, оцінки доцільності документа, правильності його оформлення, відповідності вимогам законодавства, обґрунтованості його положень.
Якщо візу оформлюють рукописним способом, зокрема, це стосується службових листів, її оформлення може бути спрощеним, без зазначення посади, але доцільно із зазначенням прізвища після особистого підпису, яке зазначає автор візи від руки малими літерами (крім, звичайно, першої літери прізвища).
Відмітка про засвідчення копії
У цій відмітці зазначають прізвище посадової особи, до повноважень якої належить засвідчення копій документів.
Наприклад:
Реквізит «Відмітка про ознайомлення з документом»
Окремі документи, зокрема, накази з кадрових питань, посадові чи робочі інструкції повинні мати відмітку про ознайомлення з документом. Назву посади в ній не зазначають.
Наприклад:
Реквізит «Відмітка про виконання документа»
Відмітку про виконання документа, яка свідчить про завершення роботи з документом, його виконання.
Наприклад:
Використання в документах форми «Прізвища та власне ім’я»
Форму «прізвище, власне ім’я» використовують під час оформлення таких реквізитів документів:
- «Резолюція»;
- «Відмітка про виконавця документа».
Прізвища та імена посадових осіб в цих реквізитах зазначають малими літерами (крім першої).
Реквізит «Резолюція»
Резолюція – це напис на документі, що містить зміст рішення керівника підприємства, структурного підрозділу щодо виконання документа.
Наприклад:
Реквізит «Відмітка про виконавця документа»
Відмітка про виконавця, крім номера телефона, містить його прізвище та ім’я, а у внутрішніх документах дозволено зазначати лише прізвище. Дозволено також зазначати дані про кількох виконавців, якщо вони були співвиконавцями документа.
Наприклад:
Окремі вимоги щодо оформлення прізвищ, імен в текстах службових листів
Вимоги щодо оформлення прізвищ, імен в текстах службових листів нормативно-правовими актами визначено лише частково.
Наприклад, п. 36 Типової інструкції № 55 визначає, що під час звертання до посадової особи на початку листа можуть використовуватися такі форми:
- Пане Петренку!
- Пані Іваненко!
- Перед словами «пан» чи «пані» може вживатися форма ввічливості «Шановний», «Шановна».
Особливості оформлення прізвищ, імен в текстах протоколів
Пункти 114, 116 та 118 Типової інструкції № 55 встановлюють порядок зазначення у вступній частині протоколів засідань прізвищ та імен головуючих, секретаря, присутніх учасників засідання та запрошених осіб, а також оформлення в основній частині протоколу прізвищ та імен доповідачів та тих, хто виступав на засіданні. У вступній частині спочатку зазначають прізвища, а потім власні імена відповідних осіб.
Вказані вище пункти Типової інструкції не визначають порядок оформлення в протоколах прізвищ великими чи малими літерами. Водночас зауважимо, що проєкт наказу Міністерства юстиції України, підготовлений Державною архівною службою України, щодо затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи, містить рекомендацію про зазначення прізвищ у вступній частині протоколу, а також в його розділах «СЛУХАЛИ» та «ВИСТУПИЛИ» великими літерами. А тому рекомендуємо в інструкції з діловодства підприємства визначити оформлення прізвищ у вступній частині протоколу та його розділах великими літерами.
Наприклад:
Дотримання вимог щодо уніфікованого та правильного оформлення документів, у тому числі в частині оформлення в документах та їх реквізитах прізвищ, імен, по батькові керівників та інших посадових осіб підприємства, інших фізичних осіб, зокрема, партнерів, представників контрагентів є невіддільна частиною культури ділового спілкування та діловодства. Воно відображає рівень дотримання на підприємстві норм і правил, встановлених нормативно-правовими актами чи внутрішніми документами, акуратності роботи з документами, поваги до адресатів (контрагентів).
Олександр ДЕНИСЕНКО,
експерт з питань архівної справи і діловодства,
член Нормативно-методичної комісії Держархівслужби
Шаблони та зразки документів:
Наказ про затвердження Інструкції з діловодства
Інструкція з кадрового діловодства
Інструкція з діловодства в електронній формі
Наказ про затвердження Інструкції з кадрового діловодства
Статті на тему:
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти
Протоколи, особові картки, описи, положення, посадові інструкції: що, де й ким підписується
