👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, роздруковувати потрібно не лише саме повідомлення, а й квитанції №1 та №2, і зберігати все у справі відділу кадрів (не в бухгалтерії).
На жаль, строк зберігання та заголовок справи, в якій має зберігатися цей комплект (повідомлення + квитанції), не передбачений у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5. Справа в тому, що Перелік №578/5 було затверджено наказом Мін’юсту у 2012 році, а вимога щодо надсилання повідомлень до податкової при прийнятті працівників запроваджена у 2015 році (згідно з постановою КМУ від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» (далі – постанова №413).
У мережі Інтернет можна знайти рекомендації щодо необхідності зберігання роздрукованих повідомлень в особових справах працівників або разом з наказами про прийняття на роботу – 75 років. Втім, у постанові №413 такі вимоги не прописані. Крім того, у повному переліку документів, які підшиваються в особові справи, наведеному в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, теж повідомлень немає.
На нашу думку, повідомлення може мати тривалий строк зберігання лише у територіальному органі Державної податкової служби, куди воно було направлено роботодавцем. А от його копію (у вигляді роздруківки) достатньо зберігати лише тимчасово. Між тим, ми не можемо послатися на відповідну статтю Переліку №578/5, адже такої статті наразі не існує.
Тому поки радимо завести окрему справу із заголовком «Повідомлення про прийняття працівників на роботу та квитанції до них», встановивши їй строк зберігання «Доки не мине потреба». Такий строк має право визначити експертна комісія юрособи шляхом прийняття рішення з посиланням на відповідний протокол засідання. І не поспішати знищувати таку справу.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Статті та консультації на тему:
Повідомлення про прийняття працівника на роботу – з 1 травня за оновленою формою
Повідомлення про прийняття працівника на роботу: подаємо за (не)оновленою формою
Призначено нового директора: чи подавати повідомлення про прийняття на роботу
Чи оштрафують за незазначення у повідомленні про прийняття номера з демографічного реєстру
Хто подає повідомлення про прийняття на роботу: кадровик чи бухгалтер
