Хто подає повідомлення при зміні облікових даних?
Вимогу повідомляти ТЦК про прийняття, звільнення та зміну облікових даних працівників передбачено п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487):
34. З метою ведення персонального військового обліку державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації здійснюють... <...> внесення у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів (або відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу Дія) змін до списків персонального військового обліку щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади та надсилання щомісяця до 5 числа до відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів повідомлень про зміну таких облікових даних
Отже, підприємства, установи та організації подають повідомлення про зміну облікових даних, коли у працівника, який є військовозобов’язаним, резервістом або призовником, відбулася зміна:
- прізвища, власного імені та по батькові (за наявності);
- реквізитів паспорта громадянина України;
- реквізитів паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
- адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання;
- адреси місця фактичного проживання;
- сімейного стану;
- освіти;
- місця роботи;
- посади.
Зауважте: роботодавець зобов’язаний повідомляти про зміни, про які або повідомив працівник (пред’явив чи надав відповідні документи), або які провів сам роботодавець.
Зокрема, до змін, які проводить роботодавець, можна віднести такі випадки:
- переведення на іншу посаду;
- зміна назви посади відповідно до оновлення Класифікатора професій;
- переведення на інше місце роботи тощо.
А ось про зміни інших облікових даних працівник спершу зобов’язаний повідомити роботодавця, зокрема, подати відповідні документи, в тому числі, з використанням мобільного додатка Порталу Дія.
До речі, щоб виявити зміни облікових даних працівників, роботодавці проводять так зване «внутрішнє звіряння».
Зокрема, відповідно до абз. 3 п. 45 Порядку №1487 підприємства, установи та організації у п’ятиденний строк з дня проведення звіряння вносять до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння, та надсилають щомісяця до 5 числа до відповідних ТЦК повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності). Ми про це докладно розповідали у статті «Звіряння Списків військового обліку з ВОД: виявляємо зміни та виправляємо помилки».
В які строки слід подати повідомлення про зміну облікових даних?
Щодо строків подання повідомлення, то вони залежать від підстав подання повідомлення.
У разі зміни облікових даних повідомлення надсилається до ТЦК щомісяця до 5 числа. Відправна точка:
- працівник подав документи про зміни;
- проведено зміни роботодавцем;
- виявлено розбіжності при «внутрішньому» звірянні.
Зверніть увагу на два моменти.
Перший момент. На практиці спеціалісти ТЦК «до 5 числа» трактують як «по 5 число включно». Водночас «святково-вихідне» перенесення Порядком №1487 не передбачене. Тож, якщо граничний строк подання повідомлення за додатком 4 припадає на вихідний, краще подати його заздалегідь.
Завжди будьте на крок попереду з надійним помічником для кадрових справ. Тримайте все під контролем і забудьте про стрес завдяки Календарю кадровика. Користуйтесь вже зараз!
Другий момент. Якщо про зміни стало відомо (чи вони відбулися, виявлені) після 5 числа поточного місяця, то проблем немає: додаток 4 подаємо до 5 числа місяця, наступного за місяцем подання відомостей (події, проведення «внутрішнього звіряння»). А що робити, якщо, наприклад, працівник надав документи 2 квітня? Не зовсім конкретне формулювання п. 34 Порядку №1487 не дає відповідь на це запитання, адже визначає строк «щомісяця до 5 числа». Логічно вважати, що додаток 4 подається до 5 числа місяця, наступного за місяцем подання документів, події чи проведення звіряння. Але обережні роботодавці можуть орієнтуватися на 5 число поточного місяця. Наприклад, якщо переведення на іншу посаду відбулося з 1 квітня, то подати повідомлення за додатком 4 безпечно не пізніше 4 квітня.
Що робити, якщо «підтвердні» документи працівник подав із запізненням?
Відповідно до п. 34 Порядку №1487 роботодавець зобов’язаний подавати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаного, резервіста, призовника, зокрема, у разі зміни облікових даних, про які повідомив працівник (надав відповідні документи). У разі зміни облікових даних повідомлення надсилається до ТЦК щомісяця до 5 числа.
Отже, прив’язки до дати події немає: орієнтуємося на дату, коли працівник надав нам відповідні документи. Як убезпечити себе? При отриманні копії документа:
- або працівник на копії ставить напис «Згідно з оригіналом, 01.04.2025» та власний підпис;
- або надає заяву з проханням долучити, прийняти в роботу копії документів (дата, підпис).
Куди подавати повідомлення про зміну облікових даних?
У Порядку №1487 зазначено, що повідомлення за додатком 4 подається, зокрема, до «відповідного ТЦК», але не уточнюється, який ТЦК слід вважати відповідним для цілей подання повідомлення про зміну облікових даних. Тому повідомлення за додатком 4 нині подають до того ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку за даними військово-облікового документа.
Яка відповідальність за неподання повідомлень про зміну облікових даних?
У п. 87 Порядку №1487 вказано:
Посадові особи … підприємств, установ та організацій за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, зокрема за неподання до районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки списків громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць, за прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які не перебувають на військовому обліку, незабезпечення оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу, перешкоду їх своєчасній явці на збірні пункти, призовні дільниці, несвоєчасне подання документів, необхідних для ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, та неподання відомостей про таких осіб несуть відповідальність згідно із законом.
Отже, неведення військового обліку або ведення його з порушеннями може розглядатися як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію (ст. 210-1 Кодексу про адміністративні правопорушення, далі – КпАП).
За порушення ведення військового обліку на посадових осіб підприємства може бути накладений адмінштраф. Причому з 19.05.2024 до КпАП внесено зміни, зокрема, до:
- ст. 38 щодо строків накладення адміністративного стягнення;
- ст. 210-1 у частині збільшення розмірів штрафів.
Зауважте:
- адмінштраф застосовують до директора та/або відповідального;
- немає критеріїв «скільки за що»: розмір штрафу визначає керівник ТЦК;
- в межах перевірки відповідальність за всі виявлені порушення, а не за кожне;
- за порушення, вчинені по 18.05.2024, – застосовують «старі» правила та розміри штрафів. Зокрема, відповідно до ч. 1 ст. 38 КпАП в редакції, яка діяла по 18.05.2024: «Адміністративне стягнення може бути накладено не пізніше як через два місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні – не пізніш як через два місяці з дня його виявлення, за винятком випадків, коли справи про адміністративні правопорушення відповідно до цього Кодексу підвідомчі суду (судді)»;
- за порушення, вчинені з 19.05.2024, – застосовуються «нові» правила адміністрування та розміри штрафів. Зокрема, з 19.05.2024 адмінштраф може бути накладено протягом трьох місяців з дня його виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення (ст. 38 КпАП).
Наразі ст. 210-1 КпАП передбачає накладення штрафу за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію на посадових осіб – від 1000 до 1500 НМДГ (від 17 000 до 25 500 грн). А в разі повторного порушення – від 1500 до 2000 НМДГ (від 25 500 грн до 34 000 грн). Але в особливий період (тобто, й під час воєнного стану) штраф накладають у ще більшому розмірі – від 2000 до 3500 НМДГ (від 34 000 грн до 59 500 грн).
За якою формою подають повідомлення?
Форму такого повідомлення наведено в додатку 4 до Порядку №1487.
Як заповнювати повідомлення?
Спосіб заповнення додатка 4 не визначено Порядком №1487. Тож можна заповнювати його і власноруч, і в електронному вигляді.
Порядок №1487 не містить чітких інструкцій щодо заповнення реквізитів та граф додатка 4. Тож зважайте на підказки Редакції.
«Найменування районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу». Підприємства, установи, організації зазначають назву ТЦК, де працівник стоїть на військовому обліку відповідно до його військово-облікового документа!
«1. Прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності)». Вносимо особові дані працівника (державною мовою!).
«2. Реєстраційний номер облікового запису Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів». До цього поля вписуємо так званий «VIN-код». Нагадаємо, що «VIN-код» може бути вклеєний до військово-облікового документа працівника. В нових військово-облікових документах цей код відразу генерується з реєстру.
«3. Військово-обліковий документ: … » Вносимо реквізити військово-облікового документа, копію чи роздруківку якого надав працівник.
«4. Номер військово-облікової спеціальності» та «5. Військове звання». Дані беремо з військово-облікового документа. Нагадаємо, що військове звання не зазначається у призовника (особи до 25 років).
«6. Дата народження». Фіксуємо особові дані працівника.
«7. Зміна облікових даних». Тут зазначаємо безпосередньо підставу подання повідомлення. Наприклад, зміна сімейного статусу у зв’язку з одруженням, народженням дитини, здобуття другої вищої освіти, заміна закордонного паспорта тощо.
«8. Підстава для зміни облікових даних». Зазначаємо найменування підтвердного документа, номер та дату його видачі.
Увага! Порядок №1487 не вимагає долучати до повідомлення за додатком 4 підтвердні документи (накази, свідоцтва тощо). Але реквізити таких документів слід зафіксувати
«9. Перебування на військовому обліку». Зазначаємо ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку.
«10. Адреса місця проживання». Записуємо адресу фактичного місця проживання. У загальному випадку дані беремо з паспорта-книжечки або з витягу про місце проживання до ID-картки. Щодо внутрішньо-переміщених осіб, то потрібно зазначати дані про їх фактичне місце проживання, підтверджене відповідною довідкою. Але вимагати таку довідку при працевлаштуванні роботодавець не може! Адже про це зазначено у ст. 25 Кодексу законів про працю України. Тож тут слід домовлятися і пояснити працівнику, для чого вам необхідні такі дані.
Формою додатка 4 передбачено, що його підписує керівник. Зазначають посаду керівника, його ініціали (ініціал власного імені) та прізвище, а також власний підпис. На практиці повідомлення заповнює відповідальний за ведення військового обліку (або інспектор з військового обліку).
Зауважте: форма не передбачає позначення роботодавця (назви юрособи), який подає таке повідомлення, а також дату заповнення чи подання. Такі дані фіксують у супровідному листі, правила складання якого знайдете тут.
Як подавати повідомлення про зміну облікових даних?
Відповідно до Порядку №1487 додаток 4 надсилають поштою. Вважаємо, що це слід зробити рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення.
Технічних засобів подання онлайн поки не розроблено!
Висновки
- У разі зміни облікових даних працівника до ТЦК слід подати повідомлення за додатком 4.
- Повідомлення подають до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку.
- Підписує повідомлення керівник.
- Копії підтвердних документів до повідомлення долучати не треба.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)
Стаття на тему:
Звіряння Списків військового обліку з ВОД: виявляємо зміни та виправляємо помилки
Відео на тему:
Практика ведення військового обліку та бронювання 2.0: поради та документи для 2024 року
