Як оформити супровідний лист до ТЦК: термін складання та базове наповнення

Чим передбачено складання супровідних листів?

Правила ведення військового обліку на підприємствах визначені Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487). У ньому ви не знайдете згадки про супровідні листи. Але, оскільки більшість документів, подання яких передбачено цим Порядком, складаються без адресної частини, то за правилами документообігу в цих випадках потрібно складати такі листи, а як додаток до них прикладати необхідні документи.

Такий висновок міститься на вимогах, передбачених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Так, у п. 10 гл. 1 розд. IІ Правил № 1000/5 зазначено:

Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом

Коли потрібно складати супровідні листи для направлення до ТЦК?

Нагадаємо випадки, в яких підприємству необхідно надсилати до ТЦК різні документи, а отже, й складати супровідні листи.

1. Відповіді на отримані розпорядження щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК (п. 47 Порядку № 1487).

У разі отримання такого розпорядження від ТЦК (за формою, наведеною у додатку 13 до Порядку № 1487) підприємство повинне, зокрема:

1. видати наказ (розпорядження) про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
2. довести його до відома працівників під особистий підпис, (а у разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні – рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення у частині, що стосується їх прибуття до відповідного ТЦК);
3. надіслати копію відповідних наказів (розпоряджень) та підтвердну інформацію, або документи про здійснення оповіщення у триденний строк до відповідного районного (міського) ТЦК.

Підприємство також зобов’язане письмово повідомити з наданням витягів з наказів (розпоряджень) відповідний районний (міський) ТЦК про осіб з числа призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або у відрядженні.

Отже, у відповідь на отримане від ТЦК розпорядження підприємству необхідно надіслати до ТЦК копії відповідних наказів (витягів з них) та інших документів, а для цього скласти супровідний лист.

Детально про оповіщення читайте, зокрема, у статті «Оповіщення працівника-дистанційника про виклик до ТЦК: про що слід знати відповідальному за ВО».

2. Проведення звіряння з ТЦК, розташованими на території інших адміністративно-територіальних одиниць (п. 46 Порядку № 1487).

Як та коли проводити таке звіряння, читайте, зокрема, у статті «Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому». Ми ж лише підкреслимо, що:

1. Звіряння зі своїм ТЦК проводиться згідно з графіком звіряння, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови;
2. Звіряння з ТЦК, розташованими на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється у письмовій формі (тобто, без присутності у ТЦК особи, відповідальної за ведення військового обліку).

Саме під час останнього (2) підприємству необхідно надіслати до ТЦК:

1. витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках;
2. копії військово-облікових документів працівників.

Після звіряння один примірник витягу зі Списків персонального військового обліку повертають підприємству з відміткою ТЦК «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.

Щоб надіслати до ТЦК вищезазначені документи, підприємству необхідно скласти відповідний супровідний лист.

3. Направлення до ТЦК Відомості про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці. Докладно про неї читайте у статті «Інформуємо ТЦК про автотранспорт та водіїв».

Це три основних випадки, коли потрібно складати супровідні листи при надсиланні документів до ТЦК.

Також підприємство може надавати ТЦК відповідні документи без такого листа. Зокрема, підприємство повинно надавати до ТЦК:

1. повідомлення про призначення, звільнення та увільнення керівників та осіб, відповідальних за ведення військового обліку (п. 3 Порядку № 1487), у семиденний строк з дати видання відповідного наказу;
2. повідомлення про зміну облікових даних працівників, які підлягають військовому обліку (п. 34 Порядку № 1487), щомісяця до 5-го числа (у разі наявності змін). Докладно про це – тут;
3. повідомлення про прийнятих та звільнених працівників із числа осіб, які підлягають персональному військовому обліку (п. 34 Порядку № 1487), протягом 7 днів із дати видання відповідного наказу.

Йдеться про повідомлення згідно з додатками 1 та 4 до Порядку № 1487. Але такі повідомлення містять адресну частину (найменування ТЦК, до якого подається повідомлення). Тому в цих випадках складати супровідний лист не обов’язково. Втім, при поданні цих повідомлень за бажанням ви можете також додати до них супровідний лист.

Як оформити супровідний лист?

При оформленні супровідного листа дотримуйтеся вимог, встановлених:

1. Правилами № 1000/5 (зокрема, встановленими гл. 1 розд. IІ);
2. Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163:2020», прийнятим наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020), зокрема, щодо обов’язкових реквізитів та їх місця розташування в листах.

З огляду на нашу ситуацію до супровідного листа, який надсилають до ТЦК, варто включити такі реквізити:

1. найменування підприємства (повністю та скорочено), а також місцезнаходження підприємства (юридична адреса), контактний телефон, адреса електронної пошти, код ЄДРПОУ;
2. дата складання та реєстраційний індекс листа;
3. реквізити отримувача листа (повна назва ТЦК та його адреса);
4. назва листа. Наприклад: «Про надсилання копії наказу про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів»;
5. текст листа. У тексті зазначте посилання на норму законодавства, яка передбачає надсилання відповідного документа (наприклад, п. 47 Порядку № 1487) та інші відомості, що стосуються питання, у зв’язку з яким складено лист;
6. додатки. Зазначте реквізити документів, які додаєте до листа (наприклад, дату та номер наказу про оповіщення працівників);
7. підпис керівника підприємства (із зазначенням посади, імені та прізвища).

Радимо також зазначити у листі прізвище виконавця листа та його контактний телефон.

Скарбниця кадрових документів у Вас завжди під рукою. Завантажте необхідний зразок або шаблон в розділі Документи!

Висновки

1. Відповідно до Правил № 1000/5 супровідні листи варто складати, коли надсилаєте до ТЦК документи без адресної частини.

2. З огляду на приписи Порядку № 1487 скласти супровідний лист необхідно, коли надсилаєте до ТЦК:

1. документи у відповідь на отримане розпорядження щодо оповіщення працівників;
2. документи для звіряння з ТЦК, які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць.

Крім того, можна складати супровідні листи в інших випадках надсилання документів до ТЦК.

3. Супровідний лист складайте з дотриманням вимог, встановлених Правилами № 1000/5 та ДСТУ 4163:2020.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення відповідальної особи за військовий облік

Супровідний лист до ТЦК про анулювання бронювання працівника у зв'язку зі звільненням (Постанова 1332)

Супровідний лист до ТЦК щодо розбронювання (рішення Мінекономіки)

Супровідний лист про направлення повідомлення про бронювання військовозобов’язаного

Супровідний лист до відомості про наявність транспортних засобів до ТЦК

Супровідний лист про направлення копії наказу та листа, щодо виклику працівників до ТЦК та СП

Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку (розпорядження надійшло з запізненням)

Стаття на тему:

Оповіщення працівника-дистанційника про виклик до ТЦК: про що слід знати відповідальному за ВО

Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому

Повідомлення при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (заповнюємо додаток 4)

Інформуємо ТЦК про автотранспорт та водіїв