Повідомлення про прийняття працівника на роботу: як подати та заповнити форму

1. Коли потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу
2. Хто та куди подає повідомлення
3. Яку форму використовувати та як подати повідомлення
4. Строк подання повідомлення
5. Початкове та скасовуюче повідомлення
6. Як заповнити повідомлення про прийняття працівника
7. Особливості подання у поширених ситуаціях
8. Що буде за несвоєчасне подання повідомлення
9. Висновки

Коли потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу

Обов’язок повідомляти ДПС про прийняття працівника передбачений ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Працівника не можна допустити до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця, та подання відповідного повідомлення.

Форму та порядок подання визначає постанова КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» (далі – Постанова № 413).

Під час оформлення працівника роботодавець діє у такій послідовності:

1. укладає з працівником трудовий договір;
2. видає наказ або розпорядження про прийняття на роботу;
3. подає повідомлення до ДПС;
4. до початку роботи виконує обов’язки щодо інформування працівника, установлені ст. 29 КЗпП;
5. допускає працівника до роботи.

Під час воєнного стану сторони самостійно визначають форму трудового договору на підставі ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Проте наказ або розпорядження про прийняття та повідомлення до ДПС залишаються необхідними.

Хто та куди подає повідомлення

Повідомлення подають:

1. юридичні особи;
2. фізичні особи – підприємці та інші фізичні особи, які використовують найману працю;
3. резиденти Дія Сіті – у разі укладення гіг-контракту;
4. фізичні особи – роботодавці домашніх працівників.

Юридичні особи, ФОП та резиденти Дія Сіті подають повідомлення до територіального органу ДПС за місцем свого обліку як платника єдиного внеску. Фізична особа, яка уклала трудовий договір із домашнім працівником, подає повідомлення за своєю податковою адресою – місцем проживання.

Яку форму використовувати та як подати повідомлення

Актуальна назва документа – «Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту». В Електронному кабінеті платника застосовують:

1. J3001005 – для юридичних осіб;
2. F3001005 – для фізичних осіб та ФОП.

Повідомлення подають засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Якщо трудові відносини оформлюються в електронній формі з використанням Єдиної інформаційно-аналітичної системи «Обрій», відповідна інформація передається автоматично через API відповідно до Постанови № 413.

Увага! Якщо технічної можливості подати електронне повідомлення немає, Постанова № 413 допускає подання документа на папері разом із копією в електронній формі

Строк подання повідомлення

Повідомлення потрібно подати до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Конкретної кількості днів або годин КЗпП та постанова № 413 не встановлюють.

Тому повідомлення можна подати і в день початку роботи, але до фактичного допуску працівника. Наприклад, якщо зміна починається о 10:00, повідомлення має бути прийняте ДПС до 10:00. Практичним підтвердженням подання є квитанція № 2.

Початкове та скасовуюче повідомлення

У формі можна обрати один із двох типів повідомлення:

1. «початкове» – для первинного повідомлення про прийняття працівника, домашнього працівника або укладення гіг-контракту;
2. «скасовуюче» – якщо в початковому повідомленні припуститися помилки або особа не стала до роботи.

Для виправлення помилки спочатку подають скасовуюче повідомлення з помилковими даними, а потім – нове початкове повідомлення з правильними відомостями.

Як заповнити повідомлення про прийняття працівника

Рядок 1. Позначають тип повідомлення – «початкове» або «скасовуюче».

Рядок 2. Зазначають код роботодавця: для юридичної особи – код згідно з ЄДРПОУ, для фізичної особи – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта у випадках, передбачених законодавством.

Рядок 3. Наводять найменування юридичної особи або прізвище, власне ім’я та по батькові, за наявності, фізичної особи – роботодавця.

Заповнення табличної частини

Графа 4. Порядковий номер запису.

Графа 5 «Категорія особи». Обирають одну з категорій:

1. 1 – наймані працівники за основним місцем роботи;
2. 2 – працівники за сумісництвом;
3. 3 – гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;
4. 4 – особи на підставі цивільно-правових договорів;
5. 5 – домашні працівники.

Графа 6. Реєстраційний номер облікової картки платника податків працівника або інший передбачений формою ідентифікатор.

Графа 7. Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі – за наявності. Він складається з 8 та 5 цифр, розділених дефісом, і міститься у біометричних документах. Якщо такого номера немає, графу не заповнюють.

Графа 8. Прізвище, власне ім’я та по батькові працівника, за наявності.

Графа 9 «Громадянство». Зазначають «1» для громадянина України та «0» для іноземця або особи без громадянства.

Громадянство визначають за документами, поданими під час укладення трудового договору.

До документів, які підтверджують громадянство України, належать (ст. 5 Закону України від 18.01.2001 № 2235-III «Про громадянство України»):

1. паспорт громадянина України;
2. паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
3. тимчасове посвідчення громадянина України;
4. дипломатичний паспорт;
5. службовий паспорт;
6. посвідчення особи моряка;
7. посвідчення члена екіпажу;
8. посвідчення особи на повернення в Україну.

У разі пред’явлення під час оформлення на роботу таких документів проставляємо «1». В інших випадках – «0».

Графа 10. Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу. Для домашнього працівника графу не заповнюють, оскільки трудові відносини оформлюють письмовим трудовим договором без видання наказу.

Графа 11. Дата видання наказу або розпорядження. Для домашнього працівника зазначають дату укладення трудового договору.

Графа 12. Дата початку роботи працівника або початку виконання робіт чи надання послуг гіг-спеціалістом.

Рядок 13. Дата формування повідомлення роботодавцем.

Рядки 14 та 15. Податкові номери, власні імена та прізвища керівника і головного бухгалтера або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку, відповідно до реквізитів форми.

Особливості подання у поширених ситуаціях

Прийняття працівника за сумісництвом

Про прийняття внутрішнього або зовнішнього сумісника обов’язково повідомляють ДПС, адже з ним укладають окремий трудовий договір. У графі 5 зазначають категорію «2», а решту реквізитів заповнюють у загальному порядку.

Строковий трудовий договір

Повідомлення подають і при укладенні строкового трудового договору, зокрема коли працівника приймають на час відсутності іншого працівника у зв’язку з відпусткою для догляду за дитиною. Вимога ч. 4 ст. 24 КЗпП поширюється на всі трудові договори.

Прийняття директора або члена виконавчого органу

Окреме повідомлення про прийняття на роботу керівника підприємства, установи чи організації, а також члена виконавчого органу господарського товариства не подають. ДПС отримує відповідні відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Укладення цивільно-правового договору

Чинне трудове та цивільне законодавство не встановлює обов’язку повідомляти ДПС про укладення звичайного цивільно-правового договору на виконання робіт або надання послуг. Такий договір не слід підміняти трудовими відносинами.

Домашній працівник

Про укладення трудового договору з домашнім працівником фізична особа – роботодавець подає повідомлення за своєю податковою адресою. У разі припинення такого договору потрібно подати окреме повідомлення за формою згідно з додатком 2 до постанови № 413 протягом 3 днів із дня звільнення.

Що буде за несвоєчасне подання повідомлення

Подання повідомлення після фактичного початку роботи працівника є порушенням ч. 4 ст. 24 КЗпП. Водночас сама відсутність повідомлення не завжди означає, що трудовий договір не оформлено: це залежить від наявності наказу, трудового договору та інших доказів оформлення трудових відносин.

За порушення інших вимог законодавства про працю до роботодавця може бути застосовано фінансову санкцію в розмірі 1 мінімальної заробітної плати за кожне порушення відповідно до ст. 265 КЗпП (наразі це 8647 грн). Для посадових осіб і ФОП також можливий адміністративний штраф за ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення – від 510 до 1700 грн, а за повторне протягом року порушення – від 1700 до 5100 грн.

У період дії воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовують, якщо роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконав припис про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу контролю. Це передбачено ст. 16 Закону № 2136.

Увага! Якщо повідомлення не подано вчасно, його все одно потрібно подати якнайшвидше. Запізнення не усуває обов’язку роботодавця повідомити ДПС

Висновки

1. Повідомлення подають до ДПС до фактичного початку роботи працівника. Допуск до роботи до отримання квитанції про прийняття повідомлення створює ризик порушення ч. 4 ст. 24 КЗпП.
2. Для електронного подання використовують актуальні форми J3001005 для юридичних осіб та F3001005 для фізичних осіб і ФОП.
3. Про прийняття сумісника і працівника за строковим трудовим договором повідомлення подають. Про укладення звичайного цивільно-правового договору та прийняття керівника підприємства окреме повідомлення не потрібне.
4. Помилки виправляють шляхом подання скасовуючого, а потім нового початкового повідомлення.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (з 26.02.25)

Статті на тему:

Укладення трудового договору з директором: враховуємо особливості

Працевлаштовуємо іноземців та звітуємо про них до центру зайнятості

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: подаємо за (не)оновленою формою